Документы грузов

Какие документы необходимы для перевозки грузов по России

Чтобы отправить партию товара от поставщика покупателю и соблюсти все требования закона, каждому участнику перевозки необходимо оформить пакет документов: товарно-транспортную накладную, путевой лист и другие бумаги. Если перевезти с одного склада на другой нужно продукты питания, алкоголь или животных, экспедитору потребуются дополнительные справки. Разберёмся в том, какими документами подтвердить перевозку груза.

Основные документы на груз

Рассмотрим, какие документы подтверждают перевозку груза в общем случае. Эти бумаги потребуются для доставки и опасных веществ, и скоропортящихся продуктов, и безопасных товаров с длительным сроком годности.

Перевозочные документы грузов

Договор между контрагентами

Если поставщик не доставляет товар самостоятельно, а нанимает перевозчика, потребуется заключить трёхсторонний договор о перевозке груза. Предмет такого договора — перевозка груза за плату. Документ подписывают продавец, покупатель и экспедитор, который отвечает за доставку партии. Чтобы подтвердить перевозочный договор, необходимо составить транспортную или товарно-транспортную накладную.

Товарная накладная и транспортная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, в котором указывают данные грузоотправителя и грузополучателя, а также характеристики отправленной партии: наименование товара, количество предметов, вес груза и его стоимость. С помощью формы ТОРГ-12 поставщик может списать партию со склада, а покупатель — оприходовать полученный товар. Товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах: один бланк остаётся у продавца, второй передают покупателю.

Вместе с бланком ТОРГ-12 необходимо использовать транспортную накладную (ТН). Её форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства № 2200. В ТН вносят все сведения о доставке партии: данные продавца, перевозчика и покупателя, реквизиты договора о перевозке, параметры транспорта. Транспортную накладную заполняют в трёх экземплярах: для поставщика, перевозчика и получателя груза. Обычно ТН создаёт грузоотправитель.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Вместо товарной и транспортной накладных можно применять единую товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. В ТТН указаны данные и о проданном товаре, и о его доставке. Таким образом, с помощью этого документа можно подтвердить перевозку груза, списать продукцию со склада и оприходовать товары. Заполнять ТТН нужно в трёх или четырёх экземплярах в зависимости от вида товаров.

Путевой лист

В путевой лист вносят данные водителя, информацию о маршруте, времени начала и конца рейса. Медработник ставит в листе отметки о состоянии водителя до и после рейса. Механик указывает результаты техосмотра автомобиля при выезде и при возвращении. Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78 .

Сопроводительная ведомость

Сопроводительную ведомость нужно заполнять, если товар перевозят в специальной таре — транспортном контейнере. Документ необходим, если при погрузке и выгрузке партии контейнер нужно снимать с транспортного средства. Форма этого перевозочного документа дана в приложении № 9 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Заполнять бумажную ведомость нужно в трёх экземплярах.

Акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи груза подтверждает то, что получатель принял товар. Грузополучатель должен подготовить этот документ в двух экземплярах: один остаётся в его собственном архиве, второй направляется грузоотправителю. В акте приёма-передачи груза необходимо указать наименование, массу и ценность груза и описать то, в каком состоянии этот груз был доставлен: была ли нарушена упаковка, были ли соблюдены особые условия перевозки.

Доверенность на получение товара или ТМЦ

Если приёмкой груза занимается не сам грузополучатель, а ответственный сотрудник, руководитель компании должен составить на имя работника доверенность. Для доверенности на получение товара или товарно-материальных ценностей можно использовать форму № М-2 или № М-2а. Компания имеет право составить свой бланк доверенности. В этот документ необходимо включить информацию о доверителе и об ответственном сотруднике, а также перечислить полномочия работника, который действует по доверенности.

Договор фрахтования и заказ-наряд

Для доставки груза перевозчики могут арендовать чужой автомобиль. В этом случае компании потребуется заключить с арендодателем договор фрахтования. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. Договор фрахтования должен содержать данные обеих сторон сделки, информацию об арендованном транспорте, размере платы за его использование и о длительности перевозки.

В некоторых случаях вместо договора фрахтования можно составить заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Заказ-наряд подходит, если транспортная компания не занимается учётом перевозимого груза. С 2023 года договор фрахтования и заказ-наряд можно составлять в электронной форме и отправлять контрагентам с помощью сервиса от оператора ИС ЭПД.

Маршрутный лист

Маршрутный лист нужен для подтверждения расходов, которые водитель понёс в дороге. Например, если в пути сотруднику потребовалось заправить автомобиль, сведения об этом нужно вписать в маршрутный лист. Также с помощью этого бланка можно фиксировать конкретное время прибытия водителя к получателю груза и количество времени, которое потрачено на разгрузку. Перечень реквизитов маршрутного листа не определён однозначно, поэтому форму документа компания может разработать самостоятельно.

Грузовая накладная

Грузовая накладная — это аналог транспортной накладной, которую используют при перевозке груза авиатранспортом. Требования к оформлению грузовой накладной указаны в общих правилах воздушных перевозок, которые утверждены приказом Минтранса № 82. Согласно этим правилам, накладная составляется на основании заявления на перевозку груза и содержит данные о маршруте перевозки и стоимости доставки. Грузовую накладную составляют в трёх экземплярах.

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ (ЭМД) обычно используют при авиаперевозках. В ЭМД отражают информацию о взимании сборов и платы, в частности при отказе грузоотправителя или грузополучателя от перевозки или при изменении условий доставки.

Дополнительные документы на перевозимый груз

Рассмотрим, какие документы при перевозке груза требуются только в особых случаях.

Дополнительные документы логистики

Ветеринарный паспорт

Ветеринарный паспорт потребуется взять в дорогу, если водитель перевозит животных, например, лошадей или быков. В этом документе указывают породу, окрас и дату рождения животного, приводят сведения о вакцинации и перенесённых заболеваниях.

Санитарная книжка на автомобиль

Санитарную книжку транспортного средства нужно получить перевозчикам, которые занимаются доставкой продуктов питания. В санкнижку вносят информацию обо всех дезинфекционных обработках автомобиля.

Паспорт безопасности груза

Паспорт безопасности должен оформлять отправитель груза. Этот документ составляется в случае, если нужно организовать перевозку опасных веществ: радиоактивных, взрывчатых, токсичных, инфекционных или легковоспламеняющихся материалов. В паспорте безопасности перечисляются требования к перевозке, хранению и утилизации этих веществ.

Лицензия на перевозку опасных грузов

Чтобы перевозить товары, которые могут принести вред людям во время доставки, компании нужно специальное разрешение. К опасным грузам относят взрывчатые, легковоспламеняющиеся, токсичные вещества и радиоактивные материалы. Чтобы получить лицензию на перевозку опасных грузов, потребуется собрать пакет документов и заплатить госпошлину.

Упаковочный лист

Упаковочный лист нужен для подтверждения того, что перевозчик передал товар грузополучателю. Это полный перечень продукции, которую доставил и разгрузил перевозчик.

Дорожная ведомость

Дорожную ведомость используют при перевозке товаров водным и железнодорожным транспортом. Этот документ оформляют, когда перевозчик принимает партию от грузоотправителя. В дорожной ведомости указывают сведения о сроке доставки груза и о маршруте перевозчика. Грузополучатель должен расписаться в документе после приёмки товара.

Путевой лист для ИП и самозанятого

В путевой лист перевозчик вносит всю информацию о поездке: данные водителя и сведения о состоянии его здоровья, маршрут и сроки рейса, результаты техосмотра автомобиля. Этот документ необходимо предъявлять инспектору ГИБДД при проверке в дороге. Специальные бланки путевых листов для ИП и самозанятых не разработаны, поэтому все перевозчики могут использовать формы из постановления Госкомстата № 78.

Грузовой манифест

Грузовой манифест обычно применяют перевозчики, которые доставляют товар за границу. В этом документе указывают информацию о транспортном средстве, его маршруте и обо всех грузах, которые находятся в автомобиле, вагоне или на борту судна. Экземпляры грузового манифеста должны получить таможенные службы в пунктах отправления и назначения.

Экспортная декларация

Экспортная декларация подтверждает законность экспорта отечественной продукции за границу. В декларации требуется указать данные грузоотправителя и грузополучателя, привести сведения о транспортном средстве и о таможенном пункте, который оформляет груз. Правила заполнения экспортной декларации даны в Решении комиссии Таможенного союза № 257.

Как применять электронные перевозочные документы

1 сентября 2022 года вступило в силу постановление Правительства № 931. Согласно этому документу, теперь перевозчики имеют право обмениваться документами в электронном виде. Сейчас можно сформировать следующие виды электронных перевозочных документов:

• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор фрахтования;
• путевой лист;
• заказ (заявка).

Чтобы отправлять формы партнёрам, перевозчику нужно подключиться к государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для этого потребуется подписать договор с оператором электронного документооборота.

Штрафы за отсутствие документов для грузоперевозки

Если сотрудники ГИБДД остановят водителя и не найдут у него перевозочных документов на грузы, работник будет оштрафован.

Некоторые перевозочные документы на прибывшие грузы признаются первичной документацией. В частности, «первичкой» можно считать товарную и транспортную накладные, путевой лист. Эти бумаги нужны для подтверждения доходов и расходов компании при налоговой проверке. Если организация не оформит их, она будет оштрафована.