Внешний электронный документооборот

Содержание статьи

1. Что такое внешний документооборот
2. Зачем нужен внешний ЭДО
3. Как организовать внешний ЭДО в компании

Внешний документооборот в электронном виде является одним из типов ЭДО. Под этим определением подразумевается обмен информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами. В статье расскажем об особенностях внешнего электронного документооборота, а так же о том, как его организовать.

Что такое внешний документооборот

Внешний документооборот — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.

В зависимости от участников документооборота, внешний ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».

К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.

Зачем нужен внешний ЭДО

Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным внешний документооборот в электронном виде имеет ряд преимуществ:

• Экономия времени. Документы оформляются сразу в электронном виде. Доставка их до адресата происходит мгновенно благодаря интернету. Чтобы внести изменения в документ, достаточно отредактировать поле с ошибочной информацией. Не нужно полностью переписывать и повторно распечатывать бланк.
• Экономия места. Все документы хранятся в электронном виде — на компьютере или на сервере, если используется облачный сервис. Поэтому не нужно выделять помещение под бумажный архив.
• Повышенная безопасность. Все файлы подписываются электронной подписью и передаются по защищённым каналам связи. Оператор ЭДО обеспечивает шифрование информации и защиту от злоумышленников.

Также внешний ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном формате. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.

Как организовать внешний ЭДО в компании

Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:

• компания, которая создаёт и отправляет документ;
• компания, которая получает документ;
• оператор ЭДО, который предоставляет электронную площадку для обмена документами и систему ЭДО;
• государственный орган, куда оператор передаёт информацию о сделках и документах.

Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.

Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:

• какими документами вы обмениваетесь чаще всего — формализованными, то есть в формате, утверждённом законом, или в произвольной форме;
• с какими контрагентами и госорганами вы чаще всего взаимодействуете;
• по какому маршруту в вашей компании проходит документ перед отправкой — кто его согласовывает и подписывает. Возможно, вам также потребуется внутренний ЭДО.

Подключитесь к оператору ЭДО. Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС. Роль оператора ЭДО при обмене электронными документами состоит в следующем:

• обеспечивает безопасность обмена данными;
• следит за изменениями в форматах документов и обновляет их при необходимости;
• сообщает налоговикам о новом участнике обмена счетами-фактурами;
• гарантирует доставку документа адресату;
• проверяет, действителен ли сертификат электронной подписи, которым подписывают документы.

Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов

Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.

Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.

Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для большинства операций внешнего документооборота: подписания любых документов, отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах. С 1 января 2022 юрлица, ИП и нотариусы получают квалифицированную ЭП только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Подпись для сотрудников можно оформить в аккредитованных УЦ. Для документов, которые подписываются работниками от лица компании, требуется машиночитаемая доверенность.

Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:

• через веб-клиент;
• интегрировать сервис с учётной системой;
• интегрировать сервис с системой внутреннего ЭДО.

Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог