ЭДО с контрагентами

Современный бизнес не может обойтись без электронного документооборота (ЭДО), который позволяет автоматизировать и ускорить процессы обмена документами между организациями. Одним из ключевых аспектов эффективной работы с электронным документооборотом является настройка взаимодействия ЭДО с контрагентами.

Способы перехода на ЭДО с контрагентами

Для осуществления ЭДО с контрагентами необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.

Прямой обмен электронными документами между организациями

ЭДО между организациями-контрагентами может осуществляться с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.

Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:

• утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
• ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
• подписывает договор об использовании ЭДО с каждым контрагентом;
• предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
• обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.

Использование такого вида документооборота между компаниями не допускает возможность отправки счетов-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.

Обмен через оператора ЭДО

Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы-посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами (ЭДО) между контрагентами.

Оператор электронного документооборота (ЭДО) выполняет функцию независимого участника, задача которого:

• обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
• поддержка установленных форматов документов;
• отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
• законная отправка юридически значимых документов, в том числе счетов-фактур;
• фиксация даты и времени отправки или получения документа;
• контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
• гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
• хранение переданных электронных документов.

Чтобы начать ЭДО между компаниями, контрагенты подключаются к системе оператора. Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами. Система электронного документооборота между организациями позволяет автоматизировать обмен документами с контрагентами.

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота (ЭДО) необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с контрагентами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.

Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Ст.7 Федерального закона № 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

• способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
• вид документов для цифровой передачи;
• порядок использования УКЭП;
• список уполномоченных работников;
• регламент предоставления отчётов в ФНС.

После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.

Составить цепочку документооборота

Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора ЭДО, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.

Получить электронную подпись и дополнительный софт

Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон.

Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.

Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота (ЭДО), должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является КриптоПро. Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.

Подключить контрагентов

Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.

Как пригласить контрагента к ЭДО

Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от «Астрал» и «1С».

Система электронного документооборота «Доки»

Как отправить приглашение

Для отправки приглашения необходимо:

перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:

В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:

В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:

Сервис оповестит об успешной отправке приглашения к ЭДО:

Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:

Как принять приглашение

Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:

В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:

Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:

После появится уведомление об успешном принятии приглашения к ЭДО:

Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:

Система электронного документооборота «1С-ЭДО»

Как отправить приглашение

Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги: Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:

Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:

В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:

В открывшемся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:

Заполнить поля формы отправки → «Отправить»

Как принять приглашение

Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:

Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:

Заключение

Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.

Система ЭДО позволяет:

• освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
• сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
• хранить документы в единой электронной базе;
• обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
• сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
• исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
• автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
• централизованно отправлять информацию в государственные органы.

Приглашение контрагента к использованию электронного документооборота (ЭДО) является важным шагом в настройке взаимодействия с контрагентами. Для начала необходимо убедиться, что у обоих сторон есть соответствующее программное обеспечение для работы с ЭДО и они готовы перейти на цифровой формат обмена документами.

Далее можно отправить письмо или сообщение через систему ЭДО, где в краткой форме будет описано, какие преимущества может получить контрагент, переходя на электронный документооборот. В сообщении также могут быть указаны инструкции по регистрации в системе ЭДО и дальнейшей настройке взаимодействия.

Если контрагент уже работает с ЭДО, то можно отправить запрос на установление взаимосвязи между системами. Для этого необходимо обменяться соответствующими сертификатами безопасности и установить права доступа для каждого пользователя.

В любом случае важно не только правильно пригласить контрагента к использованию ЭДО, но и объяснить ему все преимущества и возможности, которые он может получить, переходя на цифровой формат обмена документами.