Юридически значимый ЭДО требует от пользователей соблюдения особых правил при делопроизводстве, в частности, предписывает использовать определенные форматы электронных документов. В этой статье разберемся, что такое формат и чем он отличается от формы, а также расскажем, какие форматы применяются сейчас и в чем их особенности.
Что такое формат электронного документа
Электронные документы представляют собой файлы, которые создаются и обрабатываются с помощью цифровых технологий. Каждый такой файл должен иметь определенную структуру, позволяющую эффективно работать с данными на различных устройствах. Формат ЭД как раз определяет эту структуру, делая файл пригодным для чтения, обработки и передачи. Он выступает в роли своеобразного шаблона, задающего правила организации данных внутри файла, позволяя устройствам интерпретировать содержащуюся в документе информацию. Визуально формат можно определить по расширению файла — JPG, PDF, DOCX, TIFF и др.
В зависимости от структуры выделяют два основных типа ЭД:
-
неформализованные — могут создаваться в различных форматах на усмотрение пользователя;
-
формализованные — имеют строго заданный формат, утвержденный правительством, например, счет-фактура.
Особое внимание стоит обратить на вторую группу. Формализованные форматы разрабатываются ФНС и имеют расширение XML. Их главное преимущество — машиночитаемость. Цифровые системы обрабатывают такие файлы автоматически, что существенно снижает риск ошибок, упрощает и ускоряет документооборот.
Выбор правильного формата важен не только для обеспечения корректной обработки данных, но также для достижения юридической значимости ЭДО. Кроме того, все документы, оформленные в цифровом виде, должны быть подписаны электронной подписью.
Чем формат отличается от формы
В делопроизводстве важно понимать разницу между техническими и содержательными характеристиками документа.
Формат — это техническая характеристика, которая определяет способ хранения и представления информации в цифровом виде. Сюда относятся известные всем расширения файлов: PDF, JPG, XML и др.
Форма, наоборот, представляет собой содержательную часть и определяет информационную структуру, правила оформления, обязательные реквизиты и порядок их расположения. Форма ЭД может быть утверждена на законодательном уровне (например, формы отчетности) либо разработана внутри организации (локальные нормативные акты).
Чем электронный документ отличается от скан-образа
ЭД и скан-образ не являются равнозначными элементами ЭДО. Статус оригинала имеют только те документы, которые изначально создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Следовательно, сканы не могут считаться оригиналами в рамках ЭДО и не могут быть приняты контрагентами и госорганами в качестве юридически значимых данных.
Поэтому важно четко понимать разницу:
-
электронные документы — это оригиналы, которые сразу оформляются в цифровом виде;
-
скан-образы — это цифровые копии бумажных оригиналов.
Требования к форматам в ЭДО
Форматы ЭД должны соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить стабильность и юридическую обоснованность ЭДО. Перечислим основные требования.
Формализованные форматы в 2025 году
Ознакомиться с полным перечнем формализованных документов можно на официальном сайте ФНС. В таблице ниже перечислим самые распространенные из них.
| Наименование | Описание | НПА, утверждающий электронный формат |
|---|---|---|
| Счет-фактура | Служит для подтверждения факта передачи товаров или оказания услуг. Содержит реквизиты для отражения суммы НДС, подлежащей уплате | Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Объединяет в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры, позволяя участникам сделок сокращать количество документации при оформлении хозяйственных операций | |
| Акт приема-передачи работ или услуг | Подтверждает факт принятия заказчиком выполненных работ или услуг | Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@ |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Используется для оформления приемки и передачи товаров от продавца к покупателю | Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@ |
| Корректировочный счет-фактура | Используется для внесения изменений в ранее выставленный счет-фактуру (например, при изменении цены или количества товаров/ услуг) | Приказ ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@ |
| Универсальный корректировочный документ (УКД) | Применяется для внесения изменений в ранее оформленные УПД или счета-фактуры. Как и УПД, сочетает в себе функции корректировочного счета-фактуры и корректировочного акта | |
| Счета на оплату | Позволяет компаниям и ИП обмениваться между собой счетами в электронном виде, а также представлять их ФНС по требованию | Приказ ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/29@ |
Форматы кадровых документов в 2025 году
Форматы кадровых ЭД также требуют соблюдения законодательных норм. В частности, организациям следует ориентироваться на приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н, который утверждает общие требования к формату и составу кадровых документов, оформляемых только в электронном виде, без бумажных дубликатов. Каждый кадровый ЭД должен представлять собой совокупность из трех файлов:
-
основная часть (содержание) в PDF/A-1A;
-
описательная часть в XML (здесь фиксируется вид документа, дата его оформления, сведения о подписантах и т.д.);
-
электронная подпись в SGN;
-
машиночитаемая доверенность в XML (при необходимости).
Обязательные и рекомендованные форматы
Формализованные документы делятся на две группы — обязательные к применению и рекомендованные. К первым относятся счета-фактуры, УПД и их корректировочные формы. Если организация решает оформить указанные бумаги в электронном виде, она обязана использовать форматы, утвержденные налоговой службой.
В свою очередь, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ/услуг относятся к числу рекомендованных. Компании вправе использовать как утвержденный формализованный формат XML, так и произвольный, например, с расширением PDF. Для таких документов главным условием их юридической значимости является электронная подпись и обмен через системы ЭДО. Однако стоит учесть, что применение произвольных форматов не всегда обеспечивает автоматическую обработку со стороны систем и может потребовать дополнительного согласования между участниками сделки.
Популярные вопросы
Нужна ли печать для ЭД?
Нет, если ЭД подписан электронной подписью в соответствии с действующими правилами, печать не потребуется.
Какие бумаги нельзя перевести в электронный вид?
В настоящий момент бумажного оформления по-прежнему требуют:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- инструктажи по охране труда;
- приказы об увольнении.
Почему система ЭДО не принимает файл в формате XML?
Главная причина в том, что формат XML применим не ко всем документам, а только к тем, что были формализованы. Обмениваться любой другой информацией в этом формате не получится.
Также важно учесть, что даже формализованные документы требуют корректного заполнения в соответствии с установленными правилами. Система может не принять файл в XML, если при его заполнении были допущены ошибки.
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Александра Кадынцева
Сергей Феоктистов
Александра Кадынцева
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Сергей Феоктистов
Астрал Отчет 5.0
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭПД
Астрал.ЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC