Онлайн-касса для турагентства
Изменения в Федеральном законе № 54 коснулись и туристических фирм. Теперь им необходимо использовать онлайн-кассы.
Актуальное положение дел
Для начала нужно четко понимать необходимость использования такого типа ККТ для этого вида компаний. Вплоть до наступления 1.07.2019 фирмы и ИП, предоставляющие услуги в сфере туризма, могли выдавать своим клиентам БСО. Однако теперь отсрочка закончилась. При проведении расчетов с клиентами надлежит применять онлайн-кассу.
Следует уточнить, что отсрочка до 2021 года, применяемая в отношении ИП без наемных работников, на туристические агентства не распространяется. Данная льгота рассчитана исключительно на людей, лично оказывающих услуги либо выполняющих работы. Здесь же идет речь о перепродаже туров и работе за вознаграждение.
Онлайн-касса для турагентства, как и для иных хозяйствующих субъектов, которые принимают оплату от физлиц, считается обязательной. При этом неважно, каким конкретно способом совершаются расчеты: в офлайн- либо онлайн-режиме.
Срок перехода на онлайн-кассы для туристических агентств установлен на 1.07.2018 года. Причем это требование регламентировано для всех организаций, вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Само понятие турагентов подразумевает лиц, оказывающих помощь туроператорам путем предоставления консультаций и подбора туров для населения. На них возлагается задача перевода средств за приобретение тура на свой счет, лишь затем деньги передаются туристическому агентству, которое получает за это определенный процент. Так что для ИП, оказывающих услуги в качестве турагентства и без наемного персонала, не действует отсрочка.
БСО и кассовый чек стали приравненными друг к другу. Однако после 1.07.2018 года печать БСО стала возможной лишь с помощью онлайн-кассы.
Конкретные требования в отношении кассового чека четко изложены в статье 4.7 Федерального закона № 54. Здесь обозначено, что в документе должны присутствовать обязательные реквизиты: наименование товара, услуги либо работы.
Также действует льгота. Вплоть до наступления 1 февраля 2021 года предпринимателям на УСН, ЕНВД и ПСН разрешено не отображать в кассовых чеках наименование товарной позиции, ее количество.
Туристическая организация может не только реализовывать туры иных фирм, но и предоставлять собственные услуги клиентам. Сюда можно отнести организацию встречи в аэропорту, трансфер, экскурсионное сопровождение. В таком случае в чеке должна быть оформлена покупка собственного продукта либо услуги.
Конкретный состав реквизитов фискального документа обусловлен номенклатурой. Если товар или услуга сопровождает обозначение признака агента, то в чек входят и данные поставщика. В противном случае они оформляются как собственные.
Если у туркомпании имеется большое число поставщиков путевок, целесообразно создать на каждого из них номенклатурную позицию, где будут заведены реквизиты контрагента.
Почему и как нужно переходить на онлайн-кассы
Процедура регистрации онлайн-кассы выглядит стандартным образом. Сделать это можно самостоятельно или с привлечением к делу фирмы — продавца ККТ.
Сначала понадобится обзавестись ЭЦП, подписать контракт с оператором фискальных данных. Наличие ЭЦП необходимо для удаленной регистрации кассовой техники и заключения договора с ОФД.
Сама регистрация онлайн-кассы в туризме осуществляется в дистанционном формате на веб-сайте ФНС либо путем личной подачи заявления в налоговую инспекцию.
Процедура проходит по общим правилам. Особых сложностей возникнуть не должно. Есть лишь один важный момент: нужно указать, что компания является агентом. За счет этого турфирма избавляет себя от налогообложения, от полного поступления денежных средств.
Процесс осуществления платежей за туристические услуги осуществляется в таком порядке:
- Покупатель вносит деньги за выбранную путевку.
- Кассир заносит операцию в ККТ, осуществляет выдачу чека. В случае необходимости высылает фискальный документ в электронном формате клиенту на e-mail либо по СМС.
- Фискальный регистратор заносит сведения о продаже и направляет их ОФД.
- ОФД подтверждает информацию и направляет ее обратно онлайн-кассе и в налоговую инспекцию.
Особенность использования ККТ туристическими фирмами заключается в том, что основной объем денежных средств, получаемых от клиентов, должен быть передан не агентству, а туроператору. Последний же производит отчисление агентству комиссионного вознаграждения согласно подписанному соглашению. В итоге денежная сумма, отображенная в кассовом чеке, должна быть поделена на:
- часть, отправляемую туроператору;
- часть, которая и есть комиссионное вознаграждение и составляет выручку агентства.
Иначе же вся оплаченная согласно чеку сумма средств будет рассматриваться в роли выручки турфирмы. Именно с нее планируется рассчитывать налог. Либо ФНС сама произведет доначисление налога и направит претензию агенту.
Налоговые органы и агентство могут и позже разобрать сложившуюся ситуацию, чтобы уменьшить понесенные турагентством убытки. Однако это требует времени. В ходе разбирательства не исключаются и санкции в виде заморозки банковских счетов турфирмы.
Чтобы избежать такого рода неприятностей и добиться корректного разделения денежной суммы на выручку оператора и конкретно агентства, следует позаботиться о грамотной настройке онлайн-кассы для туристических агентств.
Порядок настройки ККТ
Настройки ККТ обычно содержат структуру фискального документа. С этой целью применяются теги, регламентированные форматами фискальных документов. Каждый из тегов может использоваться применительно к конкретным реквизитам чека.
Признак агента — 1057. Его активация в настройках ККТ происходит в том случае, если в фискальном документе отсутствуют позиции, отображающие чистую выручку субъекта хозяйствования.
Признак агента по предмету расчета — 1222. Его используют в том случае, когда в фискальном документе имеются позиции, не входящие в «агентскую» выручку для туристического оператора. Сюда можно отнести услуги по визовому оформлению либо консультационные услуги. Тег 1057 применяется ко всему чеку, а вот другой тег — 1222 — лишь к конкретной «агентской» позиции.
Как отражается сумма, подлежащая перечислению туристическому оператору, во многом зависит от условий заключенного соглашения между агентством и фирмой. Часто комиссионные входят в итоговую расчетную сумму, которую нужно внести клиенту. Тогда в реквизите «предмет расчета» — 1059 — следует указать:
- описание конкретной услуги;
- точную цену;
- значение соответственно агентскому статусу по договору;
- ИНН туристического оператора;
- наименование туристического оператора.
В реквизите с тегом 1212 нужно также прописать значение 11. Оно указывает на то, что осуществляется вознаграждение агентства. В реквизит со значением 1043 нужно вписать размер комиссионных, взимаемых государством.
Следует помнить, что в фискальном документе требуется корректно отобразить выбранную систему налогообложения. Нелишним будет и зафиксировать наименование реализуемого тура. Сделать это можно в реквизите под названием «предмет расчета» под тегом 1059.
С 1.07.2019 года введено новое требование — отображать в кассовом чеке данные о клиенте. Если речь идет о применении онлайн-кассы в туризме, сделать это нужно по тегам:
- 1227 — где отображается Ф. И. О. покупателя тура;
- 1228 — следует записать ИНН покупателя в случае его наличия.
Конкретный перечень обязательных реквизитов часто корректируется согласно вносимым в законодательные акты поправкам. Запрограммировать сведения можно в ходе регистрации ККТ либо в кассовой программе.
Если речь идет об ООО, нужно указать следующее:
- описание предоставляемой услуги;
- сведения о покупателе.
Для всех остальных список обязательных реквизитов включает:
- информацию о поставщике услуги — туристическом операторе;
- следует распечатывать фискальный документ с пометкой «аванс».
После предоставления услуги проводится «зачет аванса».
Такой вариант подходит для ряда ситуаций:
- возможные корректировки стоимости тура, добавление цены экскурсий и пр.;
- продажа путевки в комплекте со страховкой;
- взыскание штрафов и пр.
Правильная настройка тегов 1222 и 1057 позволит избежать немалого финансового риска, заключающегося в налоговых доначислениях.
Как проводится бронирование тура через ККТ
Особенности применения онлайн-кассы в туристических агентствах при бронировании тура онлайн с последующим подписанием в офисе договора следующие. Нужно сформировать сразу два фискальных документа. Первый подготавливается в цифровом формате — сразу после совершения оплаты на сайте. Второй — в бумажном виде — после подписания договора в офисе.
Здесь происходит реализация двух вариантов онлайн-расчетов:
- предоплаты, когда турагентство получает деньги за конкретный тур через интернет;
- аванса, когда тур еще точно не указан и его надлежит оформить потом.
В офлайн-режиме происходит формирование второго чека. В нем нужно отобразить следующие моменты:
- признак способа расчета — подходит значение «полный расчет»;
- сумма по чеку предоплатой, тег 1215 — «аванс».
Цифры зависят от части предоплаты в сопоставлении с фактической стоимостью тура:
- цена конкретной единицы предмета расчета;
- общая сумма внесенных в роли предоплаты средств.
В том случае, когда вносится предоплата в полном размере, эти цифры будут одинаковыми.
Также нужно учитывать вероятность внесения аванса на первом этапе. Тогда в кассовом чеке следует указать:
- признак предмета расчета — следует выставить «услуга»;
- по остальным реквизитам отличий нет, все происходит по аналогии с подготовкой фискального документа в офлайне при внесении предоплаты.
Важный момент: если размер авансового платежа больше фактической стоимости тура, разница должна быть оформлена фискальным документом с реквизитом «возврат прихода».
Порядок возврата средств клиенту
Иногда клиент, уже успевший внести предоплату, решает отказаться от планируемой поездки. Либо путешествие отменяется самим оператором. Необходимо подготовить чек на возврат денег покупателю.
Это делается следующим образом. Реквизит «предмет расчета», тег 1054, следует заполнить значением «возврат прихода». В то же время в реквизит «признак способа расчета» вносится значение «предоплата 100 %» либо «предоплата». Здесь важен размер возвращаемой части относительно общей цены тура.
Есть и некоторые технические нюансы применения онлайн-касс в туризме. Субъекту хозяйствования надлежит найти подходящий аппарат — непосредственно ККТ. Большое значение имеет и ПО, используемое для фискализации расчетов с покупателями.
Критерии выбора онлайн-кассы для туроператора
Онлайн-касса для турагентства является обязательным условием законной работы организации. Остается вопрос выбора конкретной модели кассовой техники.
Выбирать аппарат следует с учетом ряда особенностей:
- Если туры продаются не только через офис, но и по интернету, и там же осуществляется прием оплаты, следует предпочесть модель с подключенным сервисом по приему безналичных платежей в сети.
- Обновление ПО происходит автоматическим образом при внесении корректировок в законодательные акты. Не понадобится платить за перепрошивку кассы.
- Онлайн-кассы в туризме без проблем подстраиваются под изменения. Имеются и допфункции, в числе которых интеграция с каким-либо типом эквайринга.
Фискальный накопитель является неотъемлемым компонентом кассового аппарата, необходимым для полноценной работы. Онлайн-кассы для туристических агентств должны использовать ФН, имеющий срок действия минимум 36 месяцев. Это оговорено в пункте 5 статьи 4.1 Федерального закона № 54.
Если же приобретен и используется фискальный накопитель с меньшим периодом действия, может быть наложен штраф. Однако имеются законные методы избежать санкций. Письмо ФНС, изданное 28 мая 2018 года, содержит пояснение. Если организация работает в сезонном режиме, ей разрешается принять ФН сроком от 13 месяцев. Так как четкого продления сезонной работы в законодательных актах нет, фирма вправе самостоятельно решить, функционирует она сезонно или нет.
Специфика работы туристической компании — возможность осуществления расчетов в офлайн- и онлайн-форматах. Поэтому компании доступны два варианты:
- разграничить платежи — понадобятся две онлайн-кассы для турагентств;
- воспользоваться одной ККТ сразу для обоих видов платежей.
При выборе первого варианта туристическая компания может выбрать покупку ККТ либо же ее аренду.
Отсутствуют какие-либо конкретные критерии выбора по аппаратным параметрам онлайн-кассы. Если речь идет об обслуживании клиентов в офисе, ограничений практически нет. Для проведения расчетов пригодна любая модель ККТ, которая подойдет по стоимости и функциональным возможностям.
Также не являются обязательными следующие опции:
- высокая скорость печати чеков — в туристической компании обычно нет очередей, когда этот параметр становится значимым;
- автоотрезчик — чеки можно без проблем отрывать самостоятельно, без спешки;
- значительное число поддерживаемых интерфейсов для передачи сведений — вполне хватит совместимости с каналом доступа в интернет, имеющимся в наличии в офисе фирмы.
Более важным является то, чтобы онлайн-касса в турагентстве была укомплектована:
- аккумуляторной батареей — пригодится на случай отключения электричества и необходимости срочного проведения расчетов;
- эквайринговым модулем — многие клиенты предпочитают оплачивать туры картой.
Существует также вариант приобретения ККТ и эквайрингового терминала по отдельности. Неплохим решением можно назвать и состоящую из модулей кассу. В ее состав входят недорогие компоненты:
- фискальный регистратор;
- вычислительный модуль — его роль выполняют смартфон, планшет;
- внешний терминал.
Наличие мобильного терминала позволит совершать безопасные платежи где и когда угодно, воспользовавшись планшетом либо смартфоном. Такой вариант подходит и для проведения расчетов на выездной встрече с клиентом.
Стоит помнить, что при оплате картой следует выдать клиенту вместе с кассовым чеком и слип. Его распечатывают на эквайринговом терминале. Также разрешается отправить кассовый чек и данные слип в формате СМС-сообщения либо письма на e-mail клиента.
Фискальный накопитель, который подключается к ККТ, должен быть совместимым с выбранной системой налогообложения. В случае с УСН либо ПСН понадобится компонент со сроком действия 36 месяцев.
Чтобы проводить онлайн-расчеты, воспользовавшись сайтом турагентства, подойдет вариант с арендой ККТ. При этом онлайн-касса в туризме размещается на специализированном сервере: тут их своевременно обслуживают и гарантируют непрерывность и исправность работы. Поставщиков услуг по предоставлению кассовой техники во временное пользование достаточно много.
Вполне приемлема и иная схема действий по обеспечению онлайн- и офлайн-расчетов. В таком случае допускается применение одной ККТ, которая находится непосредственно в офисе компании, чтобы проводить онлайн- и офлайн-платежи.
Осуществляемые в офисном режиме платежи туристической компании понадобится фискализировать вручную. В случае с онлайн-платежами процесс автоматизирован. Для решения задачи применяются разного рода программные средства.
Какой тип ККТ подойдет турфирме — первоочередный вопрос. Если компания избрала форму собственности ООО, фискальный регистратор нужен в обязательном порядке. Как правило, в офисах таких организаций уже стоит ПК с бухгалтерской программой. Отсюда либо из иного приложения кассовая техника будет запрашивать сведения для формирования кассового чека. Такой вариант удобен, в то же время настройка реквизитов документа максимально гибкая. За счет наличия ПК можно вести базу клиентов и подключать облачные сервисы, включая CRM либо агрегатор платежей.
Если речь идет об ИП на ПСН, ЕНВД, УСН, вполне можно обойтись и без ПК. Однако такие компании тоже могут применять фискальный регистратор. Чеки пробиваются через приложение, установленное на планшете либо смартфоне. Перечень подобного ПО внушительный.
Довольно распространенный вариант — смарт-терминал. По факту устройство имеет вид планшета с приложением, имеющим выход на печатающее оборудование. Спектр таких моделей довольно широкий.
Возникают вопросы и в отношении фискализации онлайн-оплаты. Наиболее удобным вариантом для современной туристической компании становится специализированная CRM-система.
Отсутствие онлайн-кассы для турагентства чревато штрафными санкциями. Таким компаниям могут быть предъявлены обвинения в правонарушении и применены следующие виды наказания:
- 70—100 % от выручки, при этом сумма составляет 30 тысяч рублей для юрлиц и 10 тысяч рублей — для ИП;
- заморозка деятельности недобросовестной фирмы на 3 месяца, если теневая выручка составила более 1 миллиона рублей.
Как поступить, если у компании уже имеется онлайн-касса? Ответ прост. С 1.07.2019 года есть несколько путей решения вопроса:
- перестать использовать БСО;
- пройти перерегистрацию ККТ, не забыв сделать приписку, что являетесь комиссионером;
- удостовериться, что все реквизиты фискального документа вносятся должным образом.
Туристическим агентствам необходимо учитывать новые правила ведения деятельности, чтобы избежать неприятностей с надзорными органами. Предприниматели должны обязательно печатать чеки нового образца вместо привычных БСО. Причем правило применимо в отношении всех фирм, вне зависимости от формы собственности и системы налогообложения. Так что вопрос покупки онлайн-кассы для туристического агентства не стоит — это требуется сделать согласно закону.
Купить онлайн-кассы для турагентства вы можете в нашем каталоге