Уважаемые клиенты! Если у вас есть вопросы по перевыпуску ЭП, нажмите сюда
Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru
ЭДО в госзакупках: можно и нужно
Документооборот

ЭДО в госзакупках: можно и нужно

При работе на рынке государственных и муниципальных закупок поставщик (подрядчик, исполнитель) осуществляет обмен документами с заказчиком посредством электронной торговой площадки (ЭТП) и функционала единой информационной системы (ЕИС). Например, через ЭТП он направляет свою заявку на участие в торгах, а в ЕИС осуществляется электронное актирование результатов исполнения контракта.

Рассмотрим, для каких целей необходим электронный документооборот (ЭДО) и какие перспективы развития ЭДО намечаются в сфере закупок

Электронный документооборот в госзакупках

Для подготовки пакета документов в бумажном формате нужно составить каждый документ вручную, распечатать и подписать его, поставить на нём печать. Затем собранные документы необходимо отправить заказчику по почте или курьером. Вся эта процедура занимает немало времени и средств.

Сегодня благодаря современным информационным системам и доступу в интернет эти проблемы можно легко решить. Так, поставщик, зарегистрированный в Едином реестре участников закупок, может участвовать в электронных торгах и обмениваться документами с заказчиком исключительно в электронной форме через ЭТП. С помощью ЕИС поставщик может:

  • получать от заказчика документы по приёмке результатов исполнения контракта;

  • направлять заказчику документы по приёмке.

Что даёт переход на электронный документооборот:

Высокая скорость обмена документами. Системы операторов ЭДО предназначены для работы с массивами данных, поэтому передача электронных документов по ТКС происходит практически моментально.

Удобство хранения. Электронные документы хранятся в ЕИС и на серверах оператора ЭДО и доступны для просмотра в любой момент, поэтому нет необходимости дублировать их в бумажном виде и хранить у себя. Таким образом, поставщик может сэкономить на печати и покупке канцелярских принадлежностей.

Безопасность. В подписанный электронный документ уже нельзя внести какие-либо изменения. В отличие от бумажного документа, в заверенный документ никто не сможет добавить лишний пункт. Таким образом, обеспечивается неизменность документа.

Обеспечение юридической значимости документов. Документы в электронном формате, которые подписаны с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), как и бумажные документы с собственноручной подписью и печатью обладают юридической силой.

16 марта 2021 года Госдумой был рассмотрен законопроект, направленный на упрощение и оптимизацию порядка закупок. Законопроектом предусмотрены сокращение конкурентных способов закупок, унификация процедур закупок и устранение противоречий в применении Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ. В этих целях также предлагается автоматизировать процессы с помощью ЭДО.

Согласно поправкам, предложенным в законопроекте, все этапы закупки, включая подписание документов о приёмке, должны быть полностью переведены в электронный формат.

Для этого потребуется квалифицированная электронная подпись, которая необходима при работе с ЕГАИС и на госпорталах, а также для отправки электронной отчётности.

Сейчас у заказчика и поставщика уже есть право и возможность оформить электронную приёмку результатов исполнения в ЕИС, и это станет обязательным, если законопроект будет принят.

Электронный документооборот в ЕИС

С 1 января 2020 года в ЕИС работает электронное актирование — процедура приёмки товаров или услуг по госконтрактам в виде электронного документа. С мая 2021 года она стала обязательной для отдельных федеральных заказчиков.

Преимущества электронного актирования:

  1. Процедура приёмки для поставщиков и контролирующих ведомств полностью прозрачна. В любой момент можно увидеть, на каком этапе находится выбранный документ. В случае изменения статуса документа участники закупки получают соответствующее уведомление.

  2. При формировании электронных передаточных документов допускается меньше ошибок, поскольку большая часть сведений заполняется системой.

  3. Упрощение процесса проверки документов, меньшие объёмы документооборота в бумажном формате.

Дальнейшие перспективы приёмки в ЕИС

Создание единой системы, объединяющей ЕИС с бухучётом поставщиков и заказчиков.

Планируется, что в этой системе пользователи смогут проводить учёт товаров на основании данных из ЕИС. Кроме того, система будет блокировать денежные средства на счету заказчика после подписания документа о приёмке.

Электронное актирование в госзакупках по 223-ФЗ.
Сейчас проведение электронной приёмки доступно только заказчикам по 44-ФЗ. В перспективе такая возможность рассматривается и для заказчиков по 223-ФЗ.

Как организовать электронную приёмку по закупкам

Для организации приёмки в электронной форме в контракт должно быть включено условие об электронном актировании, а также о его применении для подтверждения поставки универсального передаточного документа, который объединяет в себе счёт-фактуру и акт.

В личном кабинете ЕИС поставщик должен настроить права и полномочия сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы о приёмке и в дальнейшем осуществлять предусмотренные контрактом действия по оформлению приёмки посредством ЭДО.

Заключив договор с оператором ЭДО, поставщик будет подключен к его системе (СЭД). Большинство операторов используют облачные технологии, позволяющие получить доступ к системе с любого устройства с доступом в интернет, без привязки к рабочему месту.

Например, для веб-сервиса Астрал.ЭДО не требуется установки специального ПО — все взаимодействия с СЭД выполняются через Единый личный кабинет пользователя на официальном сайте. В Астрал.ЭДО реализованы роуминг с крупнейшими операторами ЭДО, возможность подписывать несколько документов в один клик и набор других функций, например, блокировка, позволяющая исключить работу с нежелательными контрагентами.

Сервис можно попробовать бесплатно, все функции по исходящим будут доступны без ограничений в течение одного месяца.

Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger