Онлайн касса для ИП: как выбрать и каким ОФД пользоваться

54-ФЗ обязывает индивидуальных предпринимателей использовать онлайн-кассы при расчётах с покупателями. В такую кассу встроен фискальный накопитель, который хранит и передаёт фискальные документы в налоговую инспекцию. Согласно законодательству, сведения необходимо отправлять через операторов фискальных данных (ОФД).

В статье рассмотрим, нужна ли онлайн касса для ИП? Какую онлайн-кассу и тариф ОФД лучше выбрать для ИП.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП

Перед выбором ОФД необходимо определиться с видом онлайн-кассы и сроком действия фискального накопителя. Решение принимают исходя из своего вида деятельности. При выборе ККТ учитывают следующие параметры:

• вид работы;
• сезонность;
• бюджет фирмы;
• функциональные возможности оборудования.

Перед покупкой оборудования требуется убедиться, что модель ККТ внесена в «Реестр контрольно-кассовой техники» ФНС.

Фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) шифрует, хранит и отправляет сведения о расчёте с покупателем. Создание данных происходит по специальному алгоритму — формату фискальных документов (ФФД). Купить ФН требуется с актуальной версией ФФД. В ином случае ФНС не зарегистрирует ФН, так как данные в ведомство не смогут поступать. Актуальным форматом является версия ФФД 1.2.

ФН выпускается с различным сроком действия. Объём памяти рассчитан на 410, 470, 1110 дней. Если на кассе пробивается много чеков, то память накопителя закончится и устройство потребуется заменить преждевременно. Поэтому при выборе ФН необходимо учитывать планируемое количество транзакций и период работы фирмы.

Выбор ОФД для ИП

Перед тем как заключить договор с оператором фискальных данных, ИП должен выбрать подходящий срок действия услуги. Рассмотрим, какая онлайн-касса подойдет для ИП на УСН и какие тарифы «Астрал.ОФД» удобно использовать индивидуальным предпринимателям исходя из их вида деятельности и режима налогообложения:

Тариф на 1, 3 и 6 месяцев:

• знакомство с возможностями сервиса;
• сезонный бизнес;
• старт работы в качестве ИП;
• упрощённая система налогообложения (УСН).

Тариф на 13 и 15 месяцев:

• продажа подакцизных товаров;
• увеличенное количество транзакций, больше двухсот чеков в сутки.
• общая система налогообложения (ОСНО).

Тариф на 36 месяцев:

• отдалённая местность без возможности отправки данных;
• крупная фирма;
• ИП, использующий любой налоговый режим, в том числе специальный.

В тарифах на 13, 15 и 36 месяцев добавлены бонусные дни. Например, предложение на 13 месяцев действует 410 дней, вместо 395. Количество дней в сумме совпадает со сроком действия фискальных накопителей. В связи с такими условиями, абоненту удобно активировать код тарифа и ФН в один день.

Облачная или стационарная касса

Облачная касса подойдёт для интернет-магазинов, а стационарная для продаж товаров оффлайн.

Облачная касса

Это программное обеспечение, через которое проходит оплата заказов. Программа взаимодействует с сайтом или мобильным приложением, на котором клиенты оформляют покупки. После расчёта покупатель получает цифровой чек по смс или на электронную почту.

Предприниматель заключает договор с дата-центром, у которого арендует ККТ и ФН. ИП не нужно беспокоиться о модели кассового аппарата или месте его хранения. Оборудование находится и обслуживается компанией, которая предоставляет данную услугу.

Облачная касса не подходит для установки в пунктах выдачи, не печатает бумажные чеки и её не смогут использовать курьеры.

Стационарная касса

Подойдёт для установки на точках продаж или в офисе, где при расчёте необходимо предоставить бумажный чек. Стационарная касса необходима при непосредственных контактах с покупателями. В зависимости от модели, ККТ можно установить в магазине, пункте выдачи заказов или выдать курьеру.

Выбрать онлайн-кассу и ФН с актуальным ФФД, можно в нашем интернет-магазине. В каталоге представлено не только оборудование, но и комплекс решений для вашего бизнеса, включая ПО.

Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису

Рассмотрим, что придётся оплачивать:

• при покупке онлайн-кассы — ККТ и ФН, регистрацию в ФНС, настройку оборудования, услуги ОФД, интернет;
• при аренде онлайн-кассы для ИП — ФН, подключение и настройку ПО, услуги ОФД, ежемесячные выплаты арендодателю;
• при использовании облачных касс — ФН, регистрацию в ФНС, ежемесячные платежи за услуги дата-центра.

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу и фискальный накопитель в ФНС, потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Приобрести УКЭП можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован в Минцифры.

По каким параметрам нужно выбирать ОФД для ИП

Решение основывают на параметрах, которые обеспечат удобную и оперативную работу для передачи данных в ФНС. Рассмотрим, какие функции являются преимуществом при выборе ОФД для ИП.

Требования закона

ОФД должен соответствовать требованиям, которые указаны в 54-ФЗ. Решение о выдаче разрешения на обработку фискальных данных принимает ФНС.

Для успешной проверки ОФД должна соответствовать следующим требованиям:

• техническая база, которая обеспечит бесперебойную обработку и безопасное хранение большого объёма электронных фискальных документов;
• техническое решение для передачи информации о кассовых операциях в ФНС в течение 24 часов;
• возможность работы с любой моделью ККТ и ФН;
• доступ к фискальным документам в режиме реального времени или предоставление сведений по запросу.

Также ОФД должен иметь лицензии:

• на предоставление телематических услуг связи от Роскомнадзора;
• на деятельность по технической защите конфиденциальной информации от Федеральной службы по техническому и экспортному контролю .

Дополнительные возможности

В соответствии с п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ, клиент вправе потребовать от кассира электронный чек вместо бумажного. Для этого перед пробитием заказа покупатель должен предоставить свою электронную почту или номер телефона.

Чтобы послать чек клиенту на телефон, у продавца должна быть подключена функция отправки СМС. Такую услугу можно активировать в «Астрал.ОФД». Допустимое количество сообщений, которые кассир может отправить своим покупателям, зависит от приобретённого пакета СМС. Для тарифа на 13 месяцев предусмотрена безлимитная отправка чеков на протяжении всего срока службы ФН. Отправлять чеки на электронную почту могут все клиенты «Астрал.ОФД», без дополнительной оплаты данной услуги.

Также сотрудники сервиса занимаются разработкой технических решений для каждого клиента. Специалисты «Астрал.ОФД» помогут выбрать подходящую модель ККТ, ФН, ПО и тарифный план, обучат персонал работе с оборудованием, доставят и подключат онлайн-кассы.

Личный кабинет

Преимуществом при выборе оператора фискальных данных является наличие функционального личного кабинета. Клиенты «Астрал.ОФД» в личном кабинете могут решать различные задачи. Благодаря сбору данных обо всех кассовых операциях, сервис предоставляет пользователю ККТ дополнительные возможности:

• анализ продаж;
• просмотр выручки в режиме онлайн;
• выгрузка отчётов и многое другое.

Контроль выручки

Просмотр выручки в режиме реального времени освобождает сотрудников от составления отчётов и экономит их трудозатраты. Оперативную информацию предприниматель получает в удобное для себя время, не отрывая сотрудников от основной работы.

Сервис «Астрал.ОФД» позволяет просматривать выручку за определённый период времени или в конкретной торговой точке и детализирует данные: отображает средний чек, количество проданных товаров и пробитых заказов.

Доступ к чекам

Доступ к пробитым заказам может понадобиться в случае возврата, когда у покупателя нет бумажного чека. Кассир может убедиться, что товар был пробит, зайдя в личный кабинет пользователя.

Свободный просмотр онлайн-чеков позволяет анализировать товарооборот и доп. продажи, что поможет в разработке маркетинговых акций или планировании закупок.

Контроль за продавцами

Информация о работе по каждому кассиру помогает отслеживать пробитые товары, контролировать сотрудника и давать вовремя обратную связь.

В личном кабинете «Астрал.ОФД» возможно получить подробные сведения о работе каждого кассира:

• количество чеков;
• размер скидки;
• время транзакций, открытия и закрытия смены.

Просмотр оформления возвратов, даёт возможность вычислить недобросовестных работников, если те проводят операцию в свою пользу.

Анализ поведения покупателей

Сведения о пробитых заказах помогают оценивать покупательскую способность клиентов и их предпочтения. Время пробития чеков способствует оптимальному составлению графика работы торговой точки, а количество транзакций — планированию численности персонала. Выявление часов с наименьшим трафиком позволяет руководителю планировать акции для привлечения клиентов.

Информация о предыдущих выходных или праздничных днях позволяет анализировать прошлые продажи и спланировать грамотно закупку.

Отчёты

Предприниматели вносят вручную сведения о продажах в таблицы Excel для дальнейшего анализа. На это тратится время и с данными неудобно работать.

«Астрал.ОФД» позволяет выгружать информацию в формате xls, устанавливать фильтры по точкам продаж, отделам, продавцам и кассирам. С помощью данной функции удобно производить анализ и расчёт прибыли.

Разделение прав доступа в личном кабинете

Индивидуальному предпринимателю важно сохранить конфиденциальность сведений о прибыли. В «Астрал.ОФД» работникам предоставляются отдельные права для работы в личном кабинете пользователя. Кассиры видят чеки своей ККТ, управляющие контролируют работу конкретной точки, общая выручка доступна только руководителю.

Техническая поддержка

Продавцам важно оперативно решать вопросы, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс. Согласно 54-ФЗ, отсутствие передачи фискальных данных в ФНС в течение 30 дней приведёт к блокировке ККТ, а индивидуального предпринимателя оштрафуют.

Сервис «Астрал.ОФД» имеет круглосуточную поддержку клиентов. Сотрудники сервиса помогут настроить ККТ и ПО, обнаружить неисправность и устранить проблему в кратчайшие сроки.