Астрал iКЭДО — кадровый электронный документооборот

КЭДО — это сокращенное название от кадровый электронный документооборот. В отличие от электронного документооборота между контрагентами, здесь обмениваются юридически значимыми электронными документами сотрудники и работодатель. Согласно определению из ФЗ №377 кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

1. Оценить текущие расходы на бумажный кадровый документооборот.
2. Определить пилотную группу для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и типы кадровых документов для перевода в электронный вид.
3. Определиться с поставщиком КЭДО и заключить договор.
4. Утвердить ЛНА.
5. Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами.
6. Получить квалифицированную электронную подпись в аккредитованном Удостоверяющем центре для кадровых специалистов.
7. Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего.
8. Обучить сотрудников работать в системе кадровый электронный документооборот (КЭДО).

«Согласно 377-ФЗ в КЭДО можно перевести ВСЕ кадровые документы кроме документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда, приказа об увольнении*, акта о несчастном случае.

* Если работаете с дистанционными сотрудниками по статье 312.9 ТК РФ, то приказ об увольнении можно перевести в электронный вид.»

Идеальная схема работы в КЭДО: для специалистов по кадрам — УКЭП, так как определенные виды кадровых документов со стороны работодателя подписываются только УКЭП, плюс УКЭП используется для сдачи кадровой отчётности в ФСС, ПФР и Росстат. Для сотрудников — УНЭП, так как определенные виды электронных кадровых документов (КЭДО) со стороны сотрудника подписываются только УНЭП, УНЭП — это также аналог собственоручной подписи в рамках соглашения между сотрудником и работодателем, УНЭП в разы дешевле УКЭП и может легко масштабироваться на весь штат — не нужно устанавливать специальные программы на компьютер или телефон для использования УНЭП. При изготовлении УНЭП используется специальное криптошифровальное ПО, которое позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, установить время создания документа, а также зафиксировать изменения документа после подписания.

Если у работника есть УКЭП физического лица, то он может применять его для подписания любых электронных документов, в том числе кадровых.

При отсутствии подписи у работника, работодатель должен обеспечить работника электронной подписью согласно ФЗ №377: «Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.»

Есть требования 377 ФЗ: иметь возможность выгружать документы по требованию сотрудника на портал Работа в России с 01.09.2022. Интеграция сервиса КЭДО с Порталом означает, что отдельно выкладывать документы на портал вам будет не нужно, можно воспользоваться функционалом сервиса.

Если контролирующие органы запрашивают документы, в отношении которых применяется электронный документооборот (ЭДО), в бумажном виде, то документы предоставляются в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом.

Переходить на кадровый электронный документоборот (КЭДО) или нет — решение работодателя. Для принятия решения стоит оценить сколько вы тратите на бумагу и другие расходники, отправку документов почтой или услуги курьера. Также стоит посчитать расходы на содержание архива (аренду, папки, стеллажи и т.д.). Эффект от перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) сразу же почувствуют компании с сотрудниками на удаленке или в филиалах, с большим штатом или большим количеством открытых вакансий.