Расширение КЭДО для 1С

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) уже зарекомендовал себя как простой и удобный способ ведения кадрового делопроизводства. У компаний, которые используют популярную систему 1С есть возможность перевести обмен кадровыми документами в цифровой формат, не отказываясь от привычного программного интерфейса. Это возможно благодаря специальным расширениям КЭДО, которые подключаются к системе 1С.

В статье расскажем о возможностях расширений КЭДО и разберём особенности их функционирования в системе 1С на примере модуля iКЭДО.

Зачем нужен модуль КЭДО в 1С

Внедрение кадрового электронного документооборота в программу 1С позволяет оптимизировать работу отдела кадров, ускорить и упростить обмен документами с сотрудниками. Перечислим основные преимущества КЭДО:

• создание и подпись любых кадровых документов за пару кликов;
• уменьшение нагрузки на кадровых специалистов;
• минимизация расходов на печать и отправку документов;
• удобство и улучшенная безопасность хранения архивов.

Возможность применения кадрового электронного документооборота урегулирована на законодательном уровне. Документы, представленные в цифровом виде и подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью и обладают той же юридической значимостью (№ 63-ФЗ). Организации вправе использовать электронные кадровые документы без их дублирования на бумажном носителе в соответствии с Федеральным Законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Но важно помнить, что легальный переход на КЭДО допустим только при использовании специальных сервисов для обмена электронными документами, а также при наличии согласия сотрудников (за исключением тех, кто начал свою трудовую деятельность после 31 декабря 2021 года). Расширения КЭДО для 1С позволяют компаниям переходить на электронный документооборот, не меняя основной учётной системы.

Возможности КЭДО в 1С

Расширение iКЭДО имеет много возможностей. Помимо своего основного функционала — организация электронного документооборота с сотрудниками — модуль оснащён дополнительными нестандартными доработками, которые позволяют переводить в электронный формат любую документацию (не только кадровую), если это необходимо для КЭДО. Подобные дополнения делают работу в 1С ещё удобнее. Приведём примеры.

• Функционал для автоматизации поздравления сотрудников. Принцип работы прост. Сначала в 1С создаётся список сотрудников с указанием дней рождения и оформляется соглашение о применении унифицированной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для подписания договора дарения. После этого формируется сам договор, который сотрудники с помощью iКЭДО подписывают УНЭП. Процесс завершается передачей подписанного договора дарения в бухгалтерию для последующего учёта.
• Функционал, который позволяет переводить в цифру документы, подтверждающие производственные затраты (например, авансовые отчёты по командировочным расходам). Работает по аналогии с предыдущим: оформляется соглашение о применении УНЭП, сотрудники ставят подпись и документы направляются к бухгалтерскому учёту.
• Уведомление сотрудников об отпусках. Утверждённый график отпусков можно направить сотрудникам для ознакомления под роспись прямо из системы 1С, используя модуль КЭДО. Также можно наладить рассылку уведомлений, информирующих каждого отдельного сотрудника о начале отпуска.
• Отправка расчётных листков. В соответствии с Письмом Минтруда России от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296, отправлять сотрудникам электронные расчётные листки можно только в системе КЭДО. Функционал модуля iКЭДО позволяет формировать расчётные листки прямо в 1С и массово рассылать их сотрудникам для ознакомления.

КЭДО в 1С: особенности использования

Модуль iКЭДО встраивается в стандартный интерфейс 1С, предоставляя пользователю полную адаптивность. На данный момент доступна совместимость со следующими конфигурациями:

• 1С: Зарплата и управление персоналом, с версии 3.1.23.68;
• 1С: ERP Управление предприятием, с версии 2.5.9.106;
• 1С: КАМИН, с версии 5.0;
• 1С: Комплексная автоматизация, с версии 2.4.14.164.

Модуль поддерживает загрузку неформализованных документов и двусторонний обмен: отправителем документов может быть не только работодатель или кадровик, а любой сотрудник организации. Статус документа и историю его подписания можно просматривать непосредственно из интерфейса 1С.

Чтобы начать работу с расширением iКЭДО, необходимо выполнить ряд подготовительных действий.

1. Убедиться, что расширение совместимо с используемой конфигурацией 1С, после чего установить его и подключить к системе.
2. Авторизоваться в веб-версии сервиса Астрал iКЭДО.
3. Настроить права доступа.
4. Выпустить УНЭП на сотрудников.
5. Оформить выпуск API-ключа для синхронизации 1С с модулем.
6. Определить типы документов, которые будут применяться в электронном документообороте.
7. Синхронизировать типы документов в системе 1С и сервисе iКЭДО.
8. Настроить координаторов подписания в 1С и добавить сотрудников в модуль iКЭДО.
9. Синхронизировать справочную информацию.
10. Начать электронный документооборот с сотрудниками.