График отпусков: правила составления и форма

Все официально трудоустроенные работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого работодатель должен следить за наличием специального нормативного акта — графика отпусков. Этот документ обеспечивает соблюдение прав на отдых и помогает организовывать рабочий процесс так, чтобы отпуска распределялись в течение года равномерно и не приводили к дефициту кадров, как бывает в случаях, когда несколько специалистов уходят в отпуск одновременно.

Отсутствие графика расценивается как административное правонарушение и влечёт за собой штраф. Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.

В статье расскажем, как составить график отпусков с соблюдением всех норм законодательства и рассмотрим особенности предоставления отпуска различным категориям работников.

Как составлять график отпусков по ТК РФ

Работодатель обязан составлять график отпусков независимо от количества сотрудников за две недели до начала нового календарного года. Так, например, график отпусков на 2024 год должен быть составлен и утверждён не позднее 16 декабря 2023 года.

Составлением графика занимается отдел кадров либо сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство. Если в компании числится много работников, то практичнее составлять график по каждому структурному подразделению, а затем уже объединять данные в общую систему, корректируя их по мере необходимости.

В малых предприятиях, как правило, график составляется на основе письменного опроса сотрудников и утверждается исходя из имеющихся экономических и производственных условий.

При составлении графика важно учитывать:

• действующие положения трудового кодекса РФ;
• особенности организации и специфику её деятельности (количество подразделений, взаимозаменяемость сотрудников, планы развития, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск и т.д.);
• пожелания сотрудников.

Для определения отпуска следует опираться не на календарный год (с 1 января по 31 декабря), а на рабочий, равный 12 месяцам со дня приёма сотрудника на работу. То есть рабочий год для каждого работника рассчитывается индивидуально.

Право на использование отпуска в первый год работы появляется лишь по прошествии шести месяцев непрерывного труда. Этот срок ещё называют отпускным стажем. Например, сотруднику, принятому в компанию 1 марта 2023 года, первый оплачиваемый отпуск полагается не раньше 1 сентября 2023 года.

Отпускной стаж не всегда начисляется непрерывно. Некоторые периоды из него следует исключать, например:

• отсутствие сотрудника без уважительных причин;
• ситуации, предусмотренные статьёй 76 ТК РФ и влекущие за собой отстранение сотрудника от работы (состояние алкогольного или наркотического опьянения, нахождение на работе без прохождения необходимого медосмотра и т. д.);
• отпуск по уходу за ребёнком старше трёх лет;
• отпуск, предоставляемый сотруднику по его просьбе без сохранения заработной платы и превышающий 14 календарных дней за рабочий год.

Продолжительность отпуска для разных категорий работников

Отпуск в среднем составляет 28 календарных дней. Его можно использовать единовременно либо разбить по частям. Главное, чтобы одна из частей отпуска была не меньше 14 дней в соответствии со статьёй 125 ТК РФ. При этом нет необходимости оформлять и подписывать дополнительные документы, достаточно лишь отразить соответствующие даты в графике.

В законодательстве также есть понятие дополнительного отпуска. Он доступен лишь нескольким категориям работников.

• Сотрудники, работающие в опасных или вредных условиях. Для них общая продолжительность отпуска может составлять от 42 до 56 календарных дней. Стаж, дающий право на дополнительный отпуск, рассчитывается пропорционально сроку, фактически проведённому в опасных условиях.
• Лица, работающие в районах Крайнего Севера или иных областях с тяжёлыми климатическими условиями. Если же работник находится в таких районах исключительно в рамках командировок, то дополнительный отпуск ему не положен.
• Лица, пострадавшие в результате аварии на Чернобыльской АЭС.
• Работники с ненормированным графиком.
• Профессиональные спортсмены и тренеры.

Некоторые работники могут претендовать на отпуск авансом, то есть до того, как наработают полугодовой стаж, а также на отпуск «вне очереди» в любое удобное для них время. К их числу относятся:

• работники младше 18 лет, причём общая продолжительность годового отпуска для них равна 31 календарному дню;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребёнком;
• работники, усыновившие ребёнка младше трёх месяцев;
• работники, отозванные из отпуска в текущем году;
• студенты (они могут совместить ежегодный отпуск с учебным по соглашению с работодателем);
• лица, совмещающие две и более работы (они могут уйти в отпуск одновременно с отпуском по основной работе).

Форма для графика отпусков

На данный момент в законодательстве нет требований по использованию строго унифицированной формы для графика отпусков. Работодатели могут работать с любыми удобными для них формами документов и даже разрабатывать их самостоятельно.

Однако наиболее распространённой по сей день является форма Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата ещё в 2004 году. Это таблица, в которой по умолчанию есть все элементы для учёта необходимой информации: структурное подразделение, должность, ФИО, продолжительность отпуска, фактические даты и т.д. Но работодатель может по своему усмотрению реорганизовать таблицу и добавить новые столбцы.

Порядок заполнения графика также является свободным. Можно заполнять строки в хронологическом порядке начиная с январских отпусков, либо систематизировать график по подразделениям или категориям работников.

Важно учитывать, что работа с графиком отпусков условно делится на два этапа: планирование и отображение фактических сроков. Рассмотрим их подробно на примере заполнения формы Т-7.

Планирование

На данном этапе заполняются только графы с 1 по 6.

• Структурное подразделение.
• Должность (в соответствии со штатным расписанием).
• ФИО сотрудника.
• Табельный номер (если в организации не предусмотрены табельные номера, то этот столбец остаётся пустым либо вовсе удаляется).
• Продолжительность отпуска. Она считается в календарных днях, а не в рабочих, то есть выходные (например, суббота и воскресенье) засчитываются как часть отпуска. Исключение составляют только официальные праздничные дни (например, 9 Мая).
• Запланированная дата начала отпуска.

Именно в таком виде график выносится на утверждение руководителю и представителю профсоюза, если он есть в компании. Сам приказ об утверждении может быть составлен в произвольной форме.

Отображение фактических отпусков

Столбцы с 7 по 9 заполняются в течение года и фиксируют информацию о фактическом использовании отпусков.

• В графе 7 указывается реальная дата начала отпуска.
• Если отпуск переносится, в графе 8 отображается основание для этого (как правило, это заявление сотрудника, приказ руководителя или иной документ), а в графе 9 ставится предполагаемая дата перенесённого отпуска.

Если работник уходит в отпуск в соответствии с графиком, то никакие дополнительные документы ему не нужны. А вот в случаях, представленных ниже, необходимо оформлять заявление о предоставлении отпуска:

• работник берёт отпуск раньше шести месяцев непрерывного труда;
• работник относится к числу тех, кто может претендовать на отпуск в любое удобное для него время.

Внесение изменений в график отпусков

В график отпусков допускается вносить изменения. Нужно лишь сопровождать каждое из них отдельным приказом и соглашением обеих сторон — работника и работодателя.

Столбец 10 («примечания») нужен для того, чтобы отмечать следующие изменения:

• работник не воспользовался отпуском в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
• отпуск был продлён (ч. 1 ст. 125 ТК РФ);
• отпуск работника полностью или частично переносится на следующий год в связи с тем, что работник был отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

В данном столбце отображается причина переноса, продления или отзыва из отпуска.

Ещё одна распространённая причина для внесения изменений в график — приём на работу нового сотрудника. Как правило, это происходит в течение года, отчего возникает необходимость вносить информацию об отпуске нового сотрудника в уже утверждённый график.

Роструд в данном случае предлагает два варианта:

• внести изменения в общий график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к общему.

Имеет значение, когда именно сотрудник принят на работу. Если в начале календарного года, то имеет смысл внести сведения о нём в утверждённый график. Если же сотрудник начинает работу во втором полугодии, то его можно сразу вносить в график на следующий год, ведь право на первый отпуск у него появится только через шесть месяцев.

Законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в график отпусков, в том числе по форме Т-7. Главное – заверять все дополнения подписями руководителей и специалистов кадровой службы.