Командировки по России и в зарубежье: как оплачиваются суточные в 2020 году

Отправляя работника в деловую поездку, помимо расходов на перемещения и проживание, работодатель также оплачивает его дополнительные расходы, за которые сотрудник не отчитывается. Например, расходы на питание.

В 2020 году расчёт суточных и фиксация расходов во время командировок происходит по прежним правилам. В статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся суточных при командировке по России и за границей: о разнице между этими выплатами и о нюансах, связанных с подсчётом продолжительности поездки по РФ и за рубежом.

Суточные командировочные расходы: общие вопросы

На работодателе лежит обязанность за счёт выплат суточных покрывать дополнительные расходы откомандированного работника. Он должен выплачивать суточные за каждый день, пока сотрудник находится в командировке, включая выходные и праздники. Учитывается также время его пребывания в пути. Такой порядок выплаты суточных закреплён в п.11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

При этом, размер суточных устанавливается самим работодателем. Он должен быть прописан в локальных нормативных актах. Закон предусматривает лишь нормативы и размеры суточных расходов, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (пп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ). Если компания устанавливает увеличенный размер суточных, налог и взносы выплачиваются с разницы.

Суточные могут не выплачиваться, если расстояние до места командировки позволяет сотруднику ежедневно возвращаться домой. В данной ситуации руководитель компании сам решает в каком режиме сотрудник должен находиться на месте командировки и выплачивает суточные в зависимости от принятого решения.

Если руководитель решил, что работник может возвращаться домой, но тот по своей инициативе, без согласования с руководителем арендовал жильё по месту командировки, работодатель не обязан оплачивать расходы на жильё и дополнительные суточные.

Также суточные не выплачиваются, если командировка происходит в рамках одного дня, однако в локальных нормативных актах компании для таких случаев может быть предусмотрена компенсацию взамен суточных.

Размер суточных зависит от продолжительности нахождения сотрудника вне места проживания, поэтому для выплаты необходимо рассчитать длительность рабочей поездки.

Норматив суточных на каждый день командировки, который установлен в локальном нормативном акте предприятия, необходимо выплатить работнику перед началом поездки. Выплата осуществляется наличными через кассу или перечислением на расчётный счёт. В сумму аванса, помимо суточных, включаются все расходы на командировку.

Если во время поездки сотрудник заболел, суточные выплачиваются работодателем из расчёта всего периода временной нетрудоспособности работника.

Влияние районных коэффициентов

Для работников, проживающих на Крайнем Севере, предусмотрены районные коэффициенты как компенсация за работу в местности с особыми климатическими условиями. За счёт этой льготы заработная плата увеличивается на установленный коэффициент. Однако, если сотрудник отправляется в деловую поездку в регионы Крайнего Севера, районные коэффициенты на суточные не применяются. Это не предусмотрено законом.

Суточные при командировках внутри РФ и за рубежом

Эти выплаты различаются между собой по размеру. Кроме того, при подсчёте продолжительности командировок по России и за границей учитываются определённые нюансы.

Для суточных при поездках по РФ все нормативы должны содержаться в положении о командировках, коллективном договоре или другом локальном документе компании. Все работники должны быть ознакомлены с этим документом в обязательном порядке. Предельный лимит суточных при командировках по России, при котором эти выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, — не более 700 рублей в день.

По таким же правилам происходит расчёт суточных при командировках в зарубежные страны: можно установить любой размер выплат, однако есть ограничение по максимальной выплате,освобождаемой от подоходного налога и страховых взносов. Предельный лимит суточных при деловой поездке за рубеж — не более 2500 рублей в день.

Если в процессе деловой поездки за рубеж откомандированный сотрудник будет некоторое время находиться на территории Российской Федерации, расчёт суточных должен производиться исходя из плана перемещения работника.Суточные за каждый день, проведённый на территории России, рассчитываются по нормативам поездок внутри РФ.

Если при деловой поездке в зарубежные страны сотрудник прибудет на место командировки в тот же день, в который он выехал из России, суточные должны рассчитываться из нормативов заграничных поездок. В обратном случае, когда работник выехал из места командировки и вернулся домой в этот же день, суточные рассчитываются по нормативам командировок внутри России.

Командировка во время пандемии

Поездки в другие города России не запрещены. Однако, отправляя работника в командировку, работодатель должен учитывать рекомендации Роспотребнадзора, а также требования общефедеральных и местных органов власти в отношении места командирования.

Кроме того, Распоряжением от 6 июня 2020 года №1511-р правительство смягчило ограничения на выезд из страны для части граждан, в том числе и для тех, кто выезжает из РФ по работе. Чтобы не допустить заражения коронавирусной инфекцией, находясь в деловой поездке, необходимо следовать рекомендациям ВОЗ.

Если возникли подозрения на заражение, сотруднику следует позвонить на горячую линию Роспотребнадзора или в скорую помощь. Командированному обязаны оказать медпомощь в любом населённом пункте РФ по полису ОМС. Идти в поликлинику самому не нужно — дождитесь приезда врача.

За границей лечение российских граждан должно покрываться медицинской страховкой, которая оформляется перед командировкой. При оформлении Шенгенской визы в списке необходимых документов указывается страховой полис, в котором предусмотрены расходы на медицинское обслуживание. Командированному необходимо связаться со страховой компанией по номерам телефона, указанным в полисе. Дальнейший порядок действий сотруднику укажет страховщик.

Россияне, вернувшиеся из-за границы, в аэропортах сдают тест на коронавирус и проходят анкетирование. Граждан, у которых обнаруживают симптомы коронавирусного заболевания, госпитализируют в инфекционную больницу. Остальные в соответствии с постановлением Роспотребнадзора должны соблюдать карантин в течение 14 дней.