Любая торговая точка, в том числе интернет-магазин, обязана применять онлайн-кассу и направлять данные о платёжных операциях через ОФД в налоговую инспекцию. Об этом прямо говорит Федеральный закон ФЗ-№ 54 «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ)». Отправлять фискальные документы (кассовые отчёты и чеки) необходимо для отслеживания прибыли организации, чтобы ФНС могла контролировать нарушения.
ОФД (оператор фискальных данных) – это компания, которая непрерывно передаёт данные от пользователей ККТ в налоговую службу, обеспечивая неизменность и защиту передаваемой информации.
Помимо отчётов и бумажных чеков, онлайн-касса должна уметь формировать электронные чеки, чтобы при онлайн-покупке отправлять их клиентам по SMS и Email. В статье разберём, какую кассу выбрать для интернет-магазина и как правильно её подключить и зарегистрировать.
54-ФЗ: требования к интернет-магазинам
По закону все организации и предприниматели, принимающие оплату от клиентов, должны использовать онлайн-кассу. Устройства обеспечивают дополнительную прозрачность при расчёте с покупателями и упрощают процесс передачи информации. Исключения составляют некоторые виды деятельности, которым разрешено не использовать ККТ:
- кредитные организации;
- ИП, применяющие патентную систему налогообложения;
- государственные и муниципальные библиотеки;
- муниципальные дома и дворцы культуры;
- компании по оказанию услуг проведения религиозных обрядов и церемоний;
- аптечные организации, находящиеся в сельских фельдшерско-акушерских пунктах;
- организации по продаже газет и журналов на бумажном носителе, молока и кваса на розлив;
- торговля на розничных рынках, ярмарках и другие.
Полный список тех, кому разрешено не использовать ККТ, указан в статье 2 № 54-ФЗ.
Интернет-магазины не подпадают под льготы, поэтому обязаны иметь кассу и проводить оплату онлайн, через своего курьера или в своём пункте выдачи заказов. Онлайн-касса не нужна, когда деньги принимает не интернет-магазин, а посредник: почта, компания по доставке грузов, курьерская служба.
Если не использовать кассу при проведении платёжных операций, то назначается штраф, согласно статье 14.5 КоАП РФ:
- кассиру (должностному лицу) – 25—50% от суммы покупки без кассы, но не меньше 10 тысяч рублей;
- компании (юридическому лицу) – 75—100% от суммы покупки без кассы, но не меньше 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении на сумму свыше 1 миллиона рублей должностное лицо отстраняют от деятельности на 1—2 года, а деятельность юрлица приостанавливают на срок до 90 дней.
Как выбрать кассу для интернет-магазина
При выборе онлайн-кассы для интернет-магазина нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный Федеральной налоговой службой. Далее отталкиваться от основных параметров:
- тип налогообложения предпринимателя или организации;
- реализуемые товары – для работы с маркировкой и ЕГАИС нужны дополнительные модули;
- поток клиентов и интенсивность торговли на объекте;
- цена оборудования.
Цена зависит от габаритов, материалов изготовления и функциональности. Чем мощнее техника, тем выше цена. При выборе кнопочных касс лучше рассматривать модульную сборку, так, если сломается одна кнопка, не придётся разбирать и ремонтировать сразу всю кассу. Из сенсорных касс надёжностью отличаются проекционно-ёмкостные.
Варианты онлайн-ККМ:
- автономные онлайн-кассы;
- POS-система, которая включает в себя сразу терминал с монитором, сканер, чековый принтер и клавиатуру;
- фискальный регистратор – принтер с фискальным накопителем (ФН), который подключается к ПК/планшету с установленным кассовым ПО.
Если выбирать монолитную или сборную кассу, то моноблоки с принтером обходятся дешевле, так как делаются на основе планшетов с кассовым ПО. Касса на планшете удобнее и не виснет от фоновых программ.
При работе курьеров интернет-магазина удобнее использовать мобильную переносную кассу, чтобы быстро сформировать чек и отдать его сразу заказчику вместе с покупкой. Если курьеров много, можно использовать одну автономную кассу в офисе для всех. Например, курьер доставляет покупку и получает деньги, далее он связывается с коллегой в офисе, тот формирует и отправляет клиенту электронный чек на телефон или электронную почту.
Если клиенты приходят в пункт выдачи интернет-заказов и оплачивает покупку там, то для работы подойдёт мобильная или обычная онлайн-касса для стационарной торговли (моноблок или POS-система).
Если интернет-магазин принимает деньги через платёжную систему, встроенную на сайте, то чек нужно формировать сразу в момент оплаты и отправлять клиенту. Для этого касса интегрируется с сайтом и платёжной системой. Обычная касса здесь не подойдёт, так как технически невозможно пробивать чеки мгновенно и круглосуточно в момент покупки. Поэтому устанавливается касса для интернет-торговли. Такое оборудование отмечено в реестре налоговой. У таких касс нет печати бумажных чеков, только отправка электронного.
Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину и зарегистрировать в ОФД
После покупки и установки кассового оборудования его необходимо подключить к интернет-соединению.
Подключить кассу к интернету достаточно просто:
- Подсоединить ККТ к компьютеру при помощи кабеля или по Wi-Fi.
- Зайти в меню «Пуск» и выбрать «Устройства и принтеры».
- Нажать на значок устройства ККТ и следовать указаниям «Мастера установки».
- После окончания этой процедуры перезагрузить компьютер.
Чтобы получать платежи с сайта, нужно подключить онлайн-кассу к конкретному интернет-магазину (а именно к программе, управляющей сайтом) и наладить интеграцию при помощи специальных модулей. Для выполнения этой задачи лучше нанять программиста, чтобы он составил индивидуальный код и настроил сопряжение.
Процесс регистрации кассы электронной коммерции практически не отличается от регистрации кассы офлайн-бизнеса. Необходимо проделать следующие шаги:
- получить электронную подпись, если такой ещё нет, для регистрации и подключения касс;
- заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую;
- зарегистрировать онлайн-кассы в ФНС и получить карточку регистрации;
- ввести полученные регистрационные данные на кассе;
- произвести регистрацию в личном кабинете ОФД.
Каждый этап достаточно прост и понятен. Электронную подпись применяют для подписания электронных документов, она аналогична собственноручной подписи и позволяет подтвердить авторство документа. После подписания ЭП документ нельзя будет редактировать и что-то менять в нём, подпись также придаёт подписанному файлу юридическую силу.
Правила выдачи электронной подписи изменились и согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» получить подпись руководителя юридического лица или ИП можно только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. А подпись физлица получают в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
ОФД осуществляют передачу фискальных данных в налоговую в режиме реального времени. При выборе нужно учитывать, чтобы он был в реестре ФНС. Затем зайти к оператору на сайт, оставить заявку на подключение, определиться с тарифом и переходить к заключению договора на оказание услуг.
Не подключаться к ОФД разрешено организациям, которые находятся в отдалённых населённых пунктах, их освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету.
Для работы с онлайн-кассой необходимо поставить её на учёт в налоговую инспекцию. Сделать это нужно через регистрацию кассы в ФНС для получения регистрационного номера, который потом вводится в Личном кабинете сервиса оператора для постановки на учёт. Инструкция, как это сделать, описана здесь. При подключении кассы важно без ошибок ввести ИНН и дату регистрации ККМ. В случае ошибок ФН будет заблокирован.
Как выдавать чеки онлайн-магазинам?
Покупатель может оплатить товар интернет-магазина двумя способами:
- наличными или банковской картой при доставке курьером;
- безналичным расчётом, непосредственно в интернет-магазине во время заказа.
Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме.
Согласно статье 14.5 КоАП РФ, если интернет-магазин не направит клиенту чек, то компанию либо предупреждают, либо штрафуют на 2 тысячи рублей для должностных лиц и 10 тысяч рублей для юридических лиц соответственно.
Также необходимо следить, какие реквизиты печатает касса в чеках. В них могут быть допущены ошибки или не хватать данных, за это полагается предупреждение или штраф.
К обязательным реквизитам кассового чека относится: наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу с учётом скидок и наценок, дата и время осуществления расчёта, порядковый номер фискального документа, признак расчёта, сумма и другие. Полный список представлен здесь.
Постаматы
Постаматом называют автоматизированный терминал для выдачи купленных в интернет-магазинах товаров. Такие устройства устанавливаются в основном на торговых площадях с высокой проходимостью. Их используют для получения посылки в любое время, без участия курьера и других сотрудников.
Постамат оснащён специальным дисплеем, купюроприёмником, оборудованием для приёма безналичных платежей и чековым принтером. Товар кладут внутрь ячейки терминала, которая автоматически отпирается после получения оплаты. Сами товары хранятся в специальных ячейках, которые отпираются при внесении платежа. Чек печатается там же, сразу после платежа. Для установки постамата интернет-магазину необходимо заключить договор с логистическим оператором.
Доставка товара почтой (наложенным платежом)
При таком способе доставки, «Почта России» оказывает услуги почтовой связи и становится платёжным агентом, интернет-магазину не нужно использовать кассу.
Поэтому выдача чека является обязанностью почты. Чек отдаётся покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.
Безналичная оплата
Если клиент оплачивает покупку интернет-магазина, используя реквизиты продавца, через приложение банка, банковское отделение или банкомат, то магазин должен сформировать чек об оплате до конца следующего рабочего дня. И выслать его в электронном виде на номер телефона и электронную почту покупателя (статья 1.2 закона 54-ФЗ, пункт 5). Также нужно будет поступить при оплате товара электронными деньгами (WebMoney, Яндекс.Деньги и другие электронные кошельки).
Для отправки электронных чеков по SMS / Email со статусом доставки рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом «Астрал.ОФД». АО «Калуга Астрал» входит в утверждённый ФНС список операторов, имеет все необходимые лицензии и сертификаты от Росстандарта и ФСБ России. Сервис передаёт данные и чеки в соответствии с требованиями законодательства вовремя и без перебоев. А круглосуточная поддержка клиентов помогает оперативно решать возникшие вопросы.