Как выбрать онлайн-кассу

54-ФЗ обязывает организации и ИП использовать онлайн-ККТ при расчётах с покупателями. Касса имеет фискальный накопитель (ФН), который сохраняет и отправляет чеки в ФНС. Оборудование выбирают исходя из своего вида деятельности.

В статье рассмотрим актуальные модели онлайн-касс и фискального накопителя, а также на что следует обратить внимание при выборе.

Как выбрать фискальный накопитель

Когда кассир пробивает товар на кассе, информация о расчёте поступает в фискальный накопитель. ФН шифрует полученную информацию. При кодировании используется специальный формат фискальных документов (ФФД).

Онлайн-касса может продаваться в комплекте с фискальным накопителем или без него. Тогда ФН покупают отдельно. Цена зависит от объёма памяти и срока действия устройства. Его производят со сроком действия на 13, 15, 36 месяцев.

Внешне ФН имеют одинаковые параметры и подойдут для любой модели онлайн-кассы. При покупке следует обратить внимание на используемую версию ФФД. Актуальным на сегодняшний день является фискальный накопитель, который использует ФФД версии 1.2. Устройство с форматом ниже указанного значения покупать нельзя.

Перед покупкой следует убедиться, входит ли выбранная модель накопителя в реестр ФНС. На сайте ведомства заполняют специальную форму, где вписывают модель и заводской номер устройства. Если модель не найдена — от покупки такого ФН стоит отказаться.

Как использовать онлайн-кассу

Закон «О применении ККТ в РФ» № 54-ФЗ обязывает отправлять чеки через онлайн-кассы в ФНС. Таким образом налоговая контролирует доходы организаций. Ведомство не может получать данные напрямую из магазина. Сведения о расчёте с клиентом передаются через операторов фискальных данных (ОФД).

Чтобы начать пользоваться ОФД, необходимо заключить договор с организацией, которая предоставляет такую услугу. Разрешение на обработку фискальных данных выдаёт ФНС. Проверить законность деятельности оператора можно на сайте налоговой службы. Перед выбором подходящего тарифа учитывают вид деятельности организации, сезонность и количество чеков в день в магазине.

Варианты онлайн-касс

Существуют различное оборудование, которое различается по функционалу, габаритам и методам использования. Рассмотрим четыре основных типа ККТ, доступных к покупке.

Автономная касса

Устройство имеет низкую цену, маленькую встроенную память, небольшой набор функций, упрощённую кассовую программу и элементарный интерфейс. Используется в магазинах с малой проходимостью и не подходит для маркированных товаров. Пользователи обновляют программное обеспечение самостоятельно или вызывают платного специалиста.

Фискальный регистратор

Это принтер для печати чеков, в который вставляют ФН. Его подключают к компьютеру, планшету или мобильному телефону. Для работы на ПК или гаджет устанавливают кассовую программу. Регистратор требует обслуживания и просторного рабочего места. Большинство таких ККТ стационарные.

Смарт-терминал

Онлайн-касса имеет сенсорный дисплей, программное обеспечение с расширенными функциями и автоматическое обновление. ККТ не требуется подключать к ПК или телефону. Может работать с подакцизными товарами и маркировкой. Удобны в использовании как на торговых точках, так и при выездной продаже.

Облачная касса

Это автоматическая система для интернет-магазинов. Взаимодействует с сайтом или мобильным приложением, где клиент приобретает товары. Предприниматель не покупает ККТ и ФН. Всё оборудование хранится и обслуживается в дата-центре.

На что обратить внимание при выборе кассы

Рассмотрим основные характеристики оборудования, на которые стоит обратить внимание перед выбором ККТ.

Мобильность

Если планируются выездные продажи, доставка или работа в помещении без электричества, то подойдут переносные терминалы. Такая касса работает от сим-карты или WI-FI, а работоспособность обеспечивает встроенный аккумулятор. Потребуется определиться с мощностью батареи и выбрать подходящего мобильного оператора или интернет-провайдера.

Работа с ассортиментом продукции

Широкий ассортимент продукции требует чёткого алгоритма работы с информацией о товарах. Существуют модели ККТ, где можно отслеживать, создавать и редактировать карточки товаров через интерфейс оборудования. Работа со справочником позволяет вносить новые поступления продукции, сканируя штрихкод. Данный способ ведения склада экономит время сотрудников магазина.

Кассовая программа

Функции программного обеспечения ККТ могут быть бесплатными или предоставляться как дополнительные услуги. Приложения для взвешивания, отложенных чеков или предзаказов, подакцизных товаров или товаров маркировки предоставляются как дополнительные возможности. Перед покупкой следует уточнить, какое ПО бесплатное и понадобится что-то докупать впоследствии.

Плата за обновление программы

Обновление ПО на онлайн-кассе необходимо в связи с постоянными изменениями в законодательстве:

• ФНС обновляет формат фискальных данных;
• к обязательной маркировке относят новые виды товаров;
• меняются реквизиты кассового чека.

Потребуется выяснить, как проходит обновление, требует ли оно оплаты или вмешательства специалиста.

Реализация товаров с маркировкой

Существуют кассы, которые не могут работать с маркировкой самостоятельно. Их подключают к ПК и переводят в режим фискального регистратора. На компьютер устанавливают программное обеспечение. Такой метод применяют, когда старые ККТ необходимо модернизировать под маркировку, не закупая новое оборудование.

При малом бюджете можно купить кассу, которая имеет возможность только сканировать маркированные товары. Потребуется заключить договор с оператором электронного документооборота.

Для крупных компаний удобно использовать оборудование с полным циклом реализации маркированных товаров. С помощью ККТ возможно делать приёмку, хранение, учёт, перемещение и продажи продукции.

Товароучётная система

Такая система понадобится для продажи алкогольной продукции. Её подключают для учёта склада и взаимодействия с ЕГАИС. Часто сервис предоставляется платно. Пользователь может составлять отчёты, отслеживать остатки, готовить акты инвентаризации. Лучше приобретать кассы со встроенной товароучётной системой, так как со сторонними приложениями склад будет содержать неактуальные сведения. Ошибки могут возникнуть при обмене данными.

Техническая поддержка

Стоит отдать предпочтение тем моделям ККТ, чьи специалисты технической поддержки смогут оказать круглосуточную помощь пользователю. Компании-производители предоставляют услуги бесплатно или взимают плату за обращения. Также обращают внимание на канал связи со специалистом. Помощь предоставляется по электронной почте, телефону или путём удалённого доступа к оборудованию.

Совместная работа ККТ с программой по бухучёту или сайтом

Кассы с возможностью интеграции программ бухучёта или интернет-магазином имеют следующие преимущества:

• экономия времени;
• автоматический ввод данных и подсчёт выручки;
• актуальные остатки на складе.

Для компаний с курьерами предусмотрена возможность установки приложения на смартфоны работников. Регистрировать новые ККТ в ФНС при этом не потребуется. Сотрудник сможет пробивать чек с телефона. Операция будет проходить в фоновом режиме на основной кассе магазина.

Система быстрых платежей

Онлайн-касса со встроенной системой быстрых платежей экономит на эквайринге. Комиссия за безналичную оплату через кассовое оборудование меньше, чем через терминал банка.

Как начать работать с онлайн-кассой

Чтобы оборудовать торговое помещение онлайн-кассой, потребуется интернет-соединение, рабочее место и подходящее оборудование. Для этого кассу покупают или берут в аренду. Перед этим следует удостовериться, входят ли модели устройств в реестр ФНС. После покупки и регистрации в налоговой ККТ и ФН необходимо заключить договор с ОФД. Провести инструктаж с сотрудниками о правилах работы с оборудованием, обучить и дать контакты специалистов техподдержки.