ЭДО для компании любого масштаба

Электронный документооборот (ЭДО) делает работу компаний более простой и эффективной. При грамотном оформлении документов электронный формат имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант.

Электронный документооборот: больше никаких бумажных гор

Что такое электронный документооборот (ЭДО)? Представьте, что вы можете отправлять, получать и хранить документы не на бумаге, а в электронном виде, — так работает ЭДО.

Это система, которая позволяет:

• создавать документы: легко и быстро составлять документы онлайн;
• заверять и подписывать документы электронной подписью, которая имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись;
• мгновенно отправлять документы другим компаниям, госорганам или сотрудникам своей организации;
• получать документы в электронном виде, что удобно и экономит время;
• архивировать все документы в электронном виде, что позволяет легко их находить и использовать.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) необходим для оптимизации работы с документами, чтобы сделать ее более эффективной, безопасной и удобной. Он позволяет сократить расходы, повысить скорость обработки и обмена информацией, обеспечить надежную защиту от потери или повреждения данных, а также упростить доступ к документам в любое время и из любого места.

Схема работы в ЭДО

Важно! Если документ был изменен после подписания, то он теряет юридическую силу. Благодаря электронной подписи система ЭДО автоматически проверяет, не были ли изменены документы.

Преимущества внедрения электронного документооборота

• Оптимизация затрат
  Внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить расходы на закупку оргтехники, расходных материалов для печати, а также услуги курьеров и других посредников.
• Повышение безопасности информации
  Система ЭДО обеспечивает надежную защиту важной информации от умышленной порчи, случайной потери или несанкционированного доступа.
• Улучшение процессов документооборота
  Централизованное хранение документов в цифровой среде облегчает доступ и поиск необходимой информации. Оптимизируются рабочие процессы, сокращается время на обработку и согласование документов. Архивные помещения освобождаются от бумажной документации.
• Повышение эффективности взаимодействия подразделений
  Взаимодействие между отделами и филиалами становится более оперативным — упрощается обмен документацией.
• Снижение ошибок и повышение контроля
  Риск человеческих ошибок при обработке документов сводится к минимуму. Появляется возможность разграничить доступ к информации и контролировать ее использование.
• Увеличение эффективности работы сотрудников
  Сотрудники получают доступ к необходимой информации в режиме реального времени, что повышает их производительность. Освобождает время для выполнения более важных задач, не связанных с рутинной бумажной работой.
• Управление процессами компании
  Система электронного документооборота предоставляет руководителям инструменты для анализа и оптимизации бизнес-процессов, что позволяет повысить общую эффективность работы компании.

Основные понятия электронного документооборота

Электронная документация— это информация, представленная в цифровом формате, предназначенная для передачи и хранения в электронном виде.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это уникальный электронный сертификат, привязанный к конкретному лицу, который гарантирует подлинность и юридическую значимость электронных документов.

Оператор ЭДО — это юридическое лицо, предоставляющее услуги по организации и поддержке систем электронного документооборота, включая разработку и обслуживание платформ для обмена документами.

СЭД (Electronic Document Management, ECM-системы) — это программное обеспечение, обеспечивающее цифровую обработку документов (создание, редактирование, поиск, хранение) и организацию взаимодействия между сотрудниками (отправка, получение, формирование задач).

Роуминг ЭДО – технология, обеспечивающая бесперебойный обмен документами между разными операторами ЭДО. Это позволяет компаниям выбирать оператора ЭДО, наиболее выгодного для них, независимо от того, какие операторы используются их контрагентами.

Виды ЭДО

Существует несколько типов систем электронного документооборота, которые различаются по своим функциональным возможностям и сфере применения. В целом, можно выделить три основные категории:

Внутренний

Внешний

Юридически значимый

Кому необходим электронный документооборот

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) является актуальным для различных категорий предприятий и организаций:

• Крупный бизнес
  Обмен большим количеством документов (несколько сотен в месяц и более) требует оперативной обработки и передачи информации, ведь скорость документооборота прямо влияет на сроки реализации сделок.
• Малый и средний бизнес
  ЭДО позволяет получать оплату услуг или товаров без задержек, в день получения документов, и обеспечивает соответствие требованиям крупных партнеров, которые могут требовать подключение к ЭДО.
• Компании, работающие с маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукцией
  Такие организации обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.
• Плательщики НДС
  Также обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
• Все, кто стремится к оптимизации работы с документами
  ЭДО позволяет сделать процесс работы с документами упорядоченным, быстрым и надежным.

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Однако в некоторых отраслях (маркированная продукция, НДС) он является обязательным.

Совмещение бумажного и электронного документооборота

Переход на полностью электронный документооборот может занимать время. Чтобы эффективно совмещать бумажное делопроизводство с системой ЭДО, рекомендуем следовать следующим шагам:

1. Организация хранения
   Создайте отдельный архив или учетную систему для хранения бумажных оригиналов документов. Для особо ценных документов создайте электронные копии.
2. Сканирование
   Сканируйте бумажные документы и загружайте их в систему ЭДО. Это упростит поиск необходимой информации.
3. Штрих- и QR-коды
   Наносите штрих- или QR-коды на бумажные экземпляры документов. Это позволит быстро найти электронную версию документа с помощью сканирования.
4. Система оповещения
   Настройте систему оповещения о поступлении документации. Сотрудники должны получать уведомления о новых электронных файлах в режиме реального времени.
5. Повышение квалификации
   Организуйте обучение персонала работе с системой электронного документооборота (ЭДО), чтобы облегчить переход на полностью автоматизированный процесс и повысить его эффективность.

Подключение к системе электронного документооборота (ЭДО): пошаговая инструкция

1. Выбор оператора ЭДО
   Изучите список доверенных операторов ЭДО на сайте ФНС России и выберите наиболее подходящий.
2. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП):
   Оформите КЭП в инспекции ФНС или в аккредитованном удостоверяющем центре.
3. Заключение договора
   Подпишите договор с выбранным оператором ЭДО, указав в нем тариф, условия и сроки хранения документов, методы передачи, ответственность оператора и пользователя.
4. Установка ПО
   Современные сервисы ЭДО чаще всего не требуют установки специального программного обеспечения. Для работы с КЭП может потребоваться установка программы КриптоПро CSP.
5. Регистрация и настройка
   Зарегистрируйтесь в системе ЭДО и настройте ее. В браузерных версиях ЭДО нужно войти в систему, добавить контрагентов и начать обмен документами.,/li>

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям и включают различные варианты систем электронного документооборота, адаптируемые под индивидуальные потребности пользователей. Они подходят для сдачи отчётности, интеграции с 1С, работы с объектами критической информационной инфраструктуры, онлайн-торговли и обработки маркированных товаров. Также разработан веб-сервис для тех, кто предпочитает работать без установки дополнительного программного обеспечения.

В каких сферах деятельности нужна организация электронного документооборота

Для обязательной маркировки табака

Для взаимодействия с СФР

Для госзакупок и торгов

Для торговли

Для бухгалтерии и учета

Для взаимодействия с ФНС

Для управления персоналом

Для корпораций

Для школ и учебных заведений

Коннектор 1С: интеграция и автоматизация бизнес-процессов

Коннектор 1С – это инструмент, предназначенный для обеспечения бесшовного взаимодействия между системой 1С и другими информационными системами, сервисами или базами данных.

Ключевые возможности коннектора 1С

• Выгрузка данных: обеспечивает процесс передачи информации из 1С в другие сервисы , включая регламентированную отчетность, произвольные отчеты, карточки документов, метаданные и сканобразы первичных учетных документов
• Автоматизация обмена документами: облегчает и ускоряет обмен электронными документами между 1С и другими системами ЭДО

Преимущества использования коннектора 1С

• Повышение эффективности бизнес-процессов — сокращение ручного труда, упрощение обмена информацией, снижение риска ошибок.
• Ускорение процессов обмена данными — обеспечение синхронизации информации в реальном времени.
• Создание единого информационного пространства — интеграция различных систем в единую инфраструктуру для удобства и эффективности.

Применение ЭДО для маркировки товаров

Закон № 487-ФЗ устанавливает обязательное использование кодов маркировки для определённых товарных групп. Система «Честный Знак» контролирует перемещение товаров от производителя до магазина. Для обмена данными между участниками рынка требуется электронный формат, поэтому без применения ЭДО маркировка невозможна.

Работа с маркировкой в ЭДО

1. Подготовка к работе с ЭДО
   Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор.
   Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
2. Отправка товара
   Создайте универсальный передаточный документ (УПД) и введите в него коды маркировки.
   Подпишите УПД УКЭП и отправьте его получателю через ЭДО в течение трех дней с даты отгрузки, но не позднее дня передачи товара конечному потребителю.
3. Прием товара
   Получатель сканирует товар и сверяет коды маркировки.
   Если коды соответствуют данным в УПД, получатель подписывает документ УКЭП, чтобы оператор ЭДО сообщил в систему маркировки о переходе права собственности.
4. Корректировка данных
   В случае обнаружения ошибок (неверные коды, суммы, количество товара) получатель направляет отправителю запрос на уточнение.
   Можно направить корректирующий документ (УКД) или дополнительный УПД.

Государственная информационная система (ГИС) маркировки работает только с электронными документами, поэтому применение ЭДО является обязательным для работы с маркированной продукцией.