Что такое ОФД и чем занимается оператор фискальных данных

Александра Кадынцева

11 декабря 2024

127311

В этой статье мы разберём, что такое ОФД, для чего он нужен и как с ним работать. А также узнаем, как подключиться к оператору фискальных данных и что для этого потребуется.

Зачем нужен ОФД

Что такое ОФД в онлайн-кассах? Ответить на этот вопрос можно так: согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, для расчётов с покупателями все предприниматели должны использовать ККТ и отправлять данные о кассовых чеках в Федеральную налоговую службу через ОФД. Однако бывают исключения. О случаях, когда ИП или организация могут работать без ККТ, вы можете узнать из нашего материала.

Кассовый чек для ОФД – это основная информация обо всех платежах, что выполнены предпринимателем за всё время работы бизнеса.

Расшифровка ОФД — оператор фискальных данных. Операторы ФД — это организации, которые получают информацию по каждому пробитому чеку, обрабатывают и передают их в налоговую по защищённым каналам связи. Что такое оператор фискальных данных простыми словами? Это посредник между пользователем онлайн-кассы и ФНС.

Список аккредитованных сервисов, имеющих разрешение от налоговой инспекции на хранение и передачу сведений, размещён на сайте налоговой.

Что делает ОФД ККТ? Налоговая служба не может следить за каждой компанией отдельно, поэтому это делает с помощью операторов фискальных данных: отслеживает доходы организаций и контролирует соблюдение законодательства.

Условия и требования к ОФД

Основные требования к операторам изложены в Федеральном законе №54-ФЗ. К ним относятся:

Наличие технических средств для обработки информации, а также для формирования и проверки фискального признака;
Наличие заключения экспертов о том, что компания может вести такую деятельность;
Наличие лицензий, подтверждающих, что компания способна не только оказывать услуги, но и обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных.

Оператор обязуется хранить данные о чеках в течение 5 лет, а также помогать ФНС выявлять нарушения, допущенные продавцами, и по запросу специалистов налоговой службы предоставлять доступ к своей информационной базе.

Главное условие – состоять в официальном реестре на сайте ФНС.

Так выглядит оператор ОФД в реестре

Как формируются передаваемые в ОФД данные

Продавец пробивает товар на кассе, оформляет продажу и чек.

Фискальный накопитель получает информацию о чеке, шифрует её и не даёт редактировать.

ФН передаёт кассе сигнал, что можно печатать чек с фискальным признаком.

Информация из накопителя в зашифрованном виде попадает на сервера ОФД.

Оператор проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение. Далее расшифровывает данные, формирует отчёты и передаёт их в ФНС.

Если происходит сбой из-за отключения интернета или по иным причинам, данные о продажах будут собираться на накопителе. Они поступят в ОФД сразу, когда появится связь. Но передать данные нужно в течение 30 дней. Если они не будут представлены в ФНС в рамках этого времени, то деятельность организации будет приостановлена, касса заблокирована, а на предпринимателя будет наложен штраф.

Услуга ОФД для кассовых аппаратов: что это такое

Основная задача оператора фискальных данных — расшифровать сохранённые сведения о расчётах и передать их в налоговую. Помимо них, в перечень данных для передачи входят различные отчёты:

о регистрации онлайн-кассы — формируется после подключения к ОФД;
о перерегистрации онлайн-кассы — после замены накопителя;
о текущем состоянии расчётов — показывает переданные и непереданные данные;
об открытии и закрытии смены;
о закрытии накопителя.

Шифрованием данных занимается фискальный накопитель, встроенный в кассу. Это чип, который хранит, зашифровывает и передаёт данные по чекам. Платёжный документ, распечатанный без ФН — недействителен. Вся информация об операциях на кассе хранится в нём 5 лет и её невозможно отредактировать.

ФН имеет разные сроки действия: 13, 15, 18, 36 месяцев. Подбирается в зависимости от налогового режима и вида бизнеса. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать. После окончания срока накопитель можно заменить на новый, а старый сохранить ещё в течение 5 лет.

Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:

Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
Передаёт данные по каждому чеку без исключения, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
Отслеживает, чтобы данные о продажах попали в ФНС вовремя — сразу же после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.

Дополнительно этот сервис помогает бизнесу в управлении продажами, составлении отчётности, работе с маркированными товарами. Предприниматели экономят средства на подключении сторонних сервисов.

Ниже представлена схема взаимодействия покупателя, продавца, ОФД и ФНС.

Зачем нужен личный кабинет ОФД для кассовых аппаратов

Вся информация, содержащаяся в кассовом чеке, попадает в налоговую службу. Узнать, все ли чеки были отправлены, можно в личном кабинете сервиса оператора. Это помогает своевременно обнаружить ошибки, скорректировать чеки и избежать дополнительных проверок со стороны ФНС. О важности статусов фискальных документов и как избежать штрафа, рассказали в нашей статье.

Помимо этого, можно решать ряд задач благодаря следующим функциям Личного кабинета:

Онлайн-контроль за кассами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
Сортировка касс по необходимым параметрам даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т. д.
Можно узнавать статус фискального накопителя. У некоторых есть функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы кассы.
Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.
Помощь в составлении отчётности. Можно скачать данные в формате XLS, где есть поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам и кассирам, что даёт заметное сокращение времени на подготовку документов.
Контроль по маркированным товарам помогает отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).

Как начать работу с ОФД

Для подключения организация должна подписать договор на обработку, передачу и хранение фискальных данных. Для этого потребуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), которая приравнивается к собственноручной подписи и придаёт документам юридическую силу.

Об УКЭП для разных бизнес-субъектов, где она применяется и как получить, можно прочитать в нашей статье.

В УЦ «Калуга Астрал» можно получить подпись для юрлица и ИП, благодаря услуге Получение КЭП в ФНС под ключ. Получить подпись физлица можно через сервис Астрал.Подпись или 1С-ЭТП.

Подробнее о процессе подключения расскажет наш материал «Как подключиться к ОФД».

После подписания договора нужно приобрести ККТ, которая одобрена ФНС и указана в реестре. Подробнее о том, как выбрать онлайн-кассу и накопитель, можно узнать из статьи. В ней мы рассказали о видах онлайн-касс и критериях их выбора.

Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют и помогут с выбором модели.

После покупки кассовой техники её подключают к интернету и регистрируют на портале ФНС для получения регистрационного номера. Этот номер нужно ввести в личном кабинете сервиса. Там же указывается информация об организации, номера онлайн-касс и настраивается отправка чеков. Подробная инструкция, по настройке описана в этой статье. Если не получается самостоятельно, обратитесь за помощью к сотрудникам ГК «Астрал».

После настройки чеки начнут автоматически отправляться на сервер АО «Калуга Астрал» и далее в ФНС. Для подключения к сервису заполните форму обратной связи.

Подключение к ОФД: как выбрать оператора

Выбор требует индивидуального подхода, поскольку у каждого бизнеса свои требования. Чтобы вы смогли подобрать оператора под себя, советуем проанализировать следующие факторы:

Законодательные требования, надёжность и безопасность.

Убедитесь, что выбранный сервис соответствует всем необходимым требованиям и имеет необходимые лицензии и сертификаты. Список аккредитованных ОФД можно найти на официальном сайте ФНС.

Функциональность.

Удостоверьтесь, что он предлагает все необходимые функции для вашего бизнеса (например, отправка электронных чеков, интеграция с вашими системами учёта и отчётность, формирование отчётов и т.д.).

Цена.

Сравните стоимость услуг. Обратите внимание на дополнительные затраты, такие как установка оборудования, обслуживание, техническая поддержка и т.д.

Рекомендации и отзывы.

Узнайте мнение других пользователей, чтобы получить представление о качестве и уровне обслуживания.

Техническая поддержка.

Удостоверьтесь, что он предоставляет круглосуточную техническую поддержку и быстрый отклик на проблемы и запросы.

Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», входящее в утверждённый список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» — один из лидеров в передаче фискальных документов.

Преимущества этого сервиса:

регистрация и снятие с учёта ККТ;
помощь в приобретении фискального накопителя;
выпуск квалифицированной электронной подписи;
услуга мониторинга работы торговых точек;
аналитика данных;
бесплатная передача информации в систему маркировки;
отправка копии электронного чека по SMS / email со статусом доставки.

Подробнее о том, как заключить договор с АО «Калуга Астрал», а также о других возможностях сервиса и тарифах мы рассказали здесь.

Часто задаваемые вопросы

Услуги «Астрал.ОФД» имеют разную стоимость. Она зависит от того, на какой период времени был заключен договор. Срок действия договора можно продлевать на 1, 3, 6, 12, 15 и 36 месяцев.

Ознакомьтесь с тарифами и описанием услуг ОФД, чтобы подобрать оптимальный пакет услуг и период их использования.

Узнать эту информацию можно тремя способами. Для этого используют ККМ и сайт ФНС. Как расшифровать данные по кассе, чеку или ИНН — читайте в нашей статье.

В работе с онлайн-кассами не исключены ошибки. Они имеют собственный код и связаны с разрывом соединения и другими причинами. Подробно типичные ошибки и описаны в статье «Ошибки ОФД и способы их устранения».