Можно ли подключить ЭДО бесплатно

От выбора системы электронного документооборота (СЭД) зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Бесплатный электронный документооборот возможен: некоторые поставщики распространяют бесплатно СЭД, но они подходят не всем. Расскажем о системах электронного документооборота детальнее и выясним, как подключить ЭДО бесплатно.

Важность ЭДО в современном бизнесе

Компаний, которые используют электронный документооборот (ЭДО), с каждым годом становится всё больше. По оценке «Калуга Астрал», рынок ЭДО в целом растёт примерно на 30–35% в год. Рост продаж систем электронного документооборота говорит о росте числа их пользователей. Компании постепенно отказываются от ведения бумажной документации, отдавая предпочтение электронной.

Важность использования СЭД в современном бизнесе в первую очередь состоит в том, что бизнес должен идти в ногу со временем, чтобы оставаться на плаву. Компании, которые подключили электронный документооборот, имеют преимущество над теми, кто ещё не отказался от бумажного.

Главное преимущество состоит в ускорении процессов оформления документов и их обмена. Кроме того, одна из тенденций современного бизнеса — постепенная миграция на электронное кадровое делопроизводство, которой способствовали массовый переход на удалёнку в период пандемии и новые законодательные нормы, позволяющие организациям вести документооборот с дистанционными сотрудниками.

По прогнозам, объём использования сервисов КЭДО в России по итогам 2024 года может удвоиться. Этому будут способствовать снижение затрат при внедрении КЭДО, а также положительные результаты экспериментов по использованию КЭДО в госсекторе.

Бумажный документооборот устаревает, и его использование тормозит развитие бизнеса. Компании вынуждены учитывать статью расходов на закупку печатных материалов, доставку и хранение документов на бумаге.

Какие бывают системы электронного документооборота

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, их также разделяют на различные виды, основываясь на их функциях. Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, также имеют свои подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают системы ЭДО

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• мобильность системы;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• обратная связь;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• возможность хранения документов в электронном архиве;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

Некоторые преимущества совсем уж очевидны: переход на ведение документации в цифровом формате позволяет сократить расходы, а отказ от хранения документов в бумажном виде может освободить целое помещение под нужды сотрудников.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Электронные документы обладают юридической значимостью, если подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью. Это означает, что они ничем не уступают своим бумажным эквивалентам.

Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, но с большими удобством, скоростью и, соответственно, эффективностью. К таким функциям относятся создание, получение, отправление, изменение и архивирование электронных документов.

Можно ли подключить ЭДО бесплатно

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно. По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, Doc-v и Alfresco. Бесплатная система документооборота убыточна для разработчиков: СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства, а СЭД FossLook стала платной.

Все бесплатные решения на рынке ЭДО имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки клиентов, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. кроме того, бесплатная программа документооборота не всегда имеет все необходимые бизнесу функции.

Но у многих платных СЭД есть бесплатный тестовый период, иногда довольно продолжительный, в течение которого клиент может попробовать все функции и понять, подходит эта СЭД компании или нет.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает для подключения сервис «Доки» — платформу с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Использовать систему можно в двух вариантах: в версии для 1С, которая подходит для стационарной работы, и в веб-версии — для тех, кто предпочитает мобильность. В рамках промо-периода предусмотрена возможность безлимитной отправки документов в течение трёх месяцев — бесплатно.

Бесплатные СЭД обладают ограниченными возможностями. Платные, в свою очередь, предоставляют пользователь полный спектр возможностей работы с электронными документами.

Популярные вопросы

Можно ли работать без ЭДО?

В 2024 году переход на электронный документооборот обязателен для ИП или организаций, которые:

• работают с маркированными товарами;
• участвуют в закупках;
• взаимодействуют с системой контроля прослеживаемости товаров.

В остальных случаях работа без использования электронного документооборота возможна, но важно учитывать, что планы по обязательному внедрению ЭДО существуют.

На данный момент организации и ИП имеют право самостоятельно решать, переходить ли на ЭДО. Однако, учитывая тенденции к цифровизации и автоматизации процессов, а также требования некоторых надзорных органов к предоставлению электронных документов, лучше всё же подготовиться к возможному переходу на ЭДО в будущем.

Как подключиться к сервисам ООО «Астрал-Софт» бесплатно?

Для этого нужно оставить заявку на сайте продукта. Там же можно ознакомиться с условиями бесплатного подключения.