Сегодня бизнес отказывается от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, какие функции выполняет оператор ЭДО (ОЭД), что такое электронный документооборот и как организовать ЭДО в компании, а также рассмотрим крупнейших российских провайдеров, их сервисы и возможности, которые они предоставляют своим клиентам.
Кто является оператором электронного документооборота
Оператор электронного документооборота (провайдер ЭДО, ОЭД) — это организация, аккредитованная Федеральной налоговой службой, предоставляющая услуги по обмену электронными документами. Основная задача ОЭД — обеспечение юридической значимости документов, передаваемых между организациями и государственными органами. Провайдеры обладают необходимыми лицензиями и техническими ресурсами для верификации правильности работы с электронными документами.
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами внутри организации, а также с контрагентами и контролирующими органами.
Электронные документы, которыми организации обмениваются с госорганами или контрагентами, обладают юридической значимостью. С помощью таких документов можно подтвердить действительность сделки перед ФНС, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, юридически значимый документ можно использовать в качестве доказательства в суде.
Для обеспечения юридической значимости документ подписывают квалифицированной электронной подписью. Сертификат КЭП необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. Юридически значимый ЭДО невозможен без участия посредника, в роли которого выступает ОЭД.
Чтобы стать ОЭД, организация должна соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.
Список действующих операторов ЭДО РФ можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.
Функции оператора ЭДО
В рамках своих задач провайдер:
- проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
- обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
- обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата КЭП, которой подписан документ;
- хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
- обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.
Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное ПО, которое устанавливается на компьютер, или через онлайн-сервис. Большинство провайдеров обеспечивают доступ к СЭД с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК. Кроме того, популярностью стали пользоваться решения, предлагающие интеграцию сервисов через API. Метод такой интеграции предполагает применение встроенных функций ЭДО в собственной информационной системе.
Операторы электронного документооборота: список крупнейших провайдеров
Рынок электронного документооборота в России находится в стадии активного развития и предоставляет множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний. Одним из главных факторов, влияющих на развитие рынка ЭДО, является переход от бумажных документов к электронным, который становится всё более популярным в бизнес-среде.
Сегодня на российском рынке ЭДО действует большое количество операторов, предоставляющих услуги обмена электронными документами. Согласно данным ФНС, наиболее крупными операторами электронного документооборота в РФ являются:
- ООО «Тензор»
- АО «ПФ «СКБ Контур»
- АО «Калуга Астрал»
- ООО «Корус Консалтинг СНГ»
- АО «НТЦ СТЭК»
- ООО «Такском»
Компания была основана в 1996 году, в качестве специализированного оператора связи вышла на рынок в 2003 году. В перечень доверенных операторов электронного документооборота включена налоговой в 2012 году. Является одним из крупнейших операторов ЭДО в РФ.
Компания зарегистрирована в 2002 году, входит в группу компаний «СКБ Контур». Доверенный оператор электронного документооборота с 2012 года. Предоставляет услуги по автоматизации бухгалтерского учёта и обмену электронными документами между организациями и с госорганами. Также один из лидеров российского рынка ЭДО.
Специализированный оператор связи (электронного документооборота), входит в перечень доверенных операторов ЭДО с 2012 года. Помимо электронного документооборота, предоставляет услуги в сфере электронной отчётности, электронной подписи, передачи фискальных данных и др. Компания была основана в 1993 году и сегодня занимает одно из лидирующих мест на рынке ЭДО в России.
Организация зарегистрирована в 2005 году, входит в группу компаний «Корус Консалтинг» — одного из ведущих EDI-провайдеров. С 2012 года в составе ГК входит в экосистему Сбера. В 2013 года вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС.
Оператор электронного документооборота, занимает ведущее положение на рынке информационных технологий Челябинской области. Компания работает с 1989 года и входит в группу компаний «СТЭК». Статус Оператора электронного документооборота компания получила в сентябре 2014 года. Среди её клиентов – банки, страховые компании, государственные и муниципальные учреждения.
Зарегистрирована в 2000 году. Первый специализированный оператор связи с 2002 года. В 2012 году получила статус оператора электронного документооборота и вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России. Компания специализируется на разработке и внедрении систем защищённого электронного документооборота.
Как выбрать оператора ЭДО
При выборе ОЭД необходимо учитывать ряд факторов. В первую очередь необходимо обратить внимание на опыт и репутацию оператора, а также на количество клиентов, работающих с ним на рынке.
Убедитесь в том, что оператор обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями. Важно учитывать технические характеристики СЭД, такие как скорость и надёжность, а также доступность технической поддержки в случае возникновения проблем.
Стоит также обратить внимание на уровень безопасности СЭД. Оператор должен обеспечивать защиту конфиденциальности передаваемых документов и данных.
Важным фактором выбора может стать наличие дополнительных услуг, которые предлагает оператор электронного документооборота. Некоторые провайдеры могут предоставлять возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и многое другое.
Наконец, обратите внимание на стоимость услуг. Она может зависеть от объёма документооборота, количества пользователей и опциональных функций. Но не нужно выбирать оператора только на основе стоимости — это не всегда выгодно.
Следует учитывать все вышеперечисленные факторы, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для конкретных потребностей вашего бизнеса.