Электронный кадровый документооборот в 2024 году

Ведение документов в электронном виде всё больше вытесняет бумажное делопроизводство, особенно в кадровой сфере. И это неудивительно, ведь использование электронных документов упрощает, ускоряет и облегчает многие процессы. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО) и позволил работодателям перевести делопроизводство в электронный формат практически полностью.

В статье мы расскажем, как изменился электронный кадровый документооборот к 2024 году, какие документы можно перевести в «цифру», а также о том, как перейти на КЭДО.

Как развивался КЭДО в России

В 2020 году произошли значительные изменения в сфере кадрового электронного документооборота. С этого года начался эксперимент, инициированный Минтрудом России, направленный на внедрение электронного документооборота в кадровой работе. Эксперимент охватил ограниченный круг работодателей, которые добровольно согласились участвовать в проекте. Цель эксперимента заключалась в отработке механизмов ведения кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге, а также в подготовке предложений по изменению законодательства в этой области.

В рамках эксперимента работодатели могли самостоятельно определять виды документов, которые будут вестись в электронном виде, и тип электронной подписи, используемой для подписания этих документов. Однако при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора, а также при внесении изменений в эти документы, требовалось использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Эксперимент также предусматривал возможность представления сведений в контрольно-надзорные органы в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. Расходы, связанные с ведением электронного документооборота, включая использование электронной подписи, ложились на плечи работодателя.

С 22 ноября 2021 года вступили в силу новые правила, позволяющие работодателям перейти на электронный кадровый документооборот. Это означает, что теперь работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.

Для перехода на электронный документооборот работодателю необходимо принять локальный нормативный акт о его введении и Порядок его осуществления, получить согласие от работников и нести все связанные с его ведением расходы, такие как получение сотрудниками электронной подписи, создание собственной информационной системы и т.д.

Также с 22 ноября 2021 года были внесены изменения в статью 68 Трудового кодекса РФ, согласно которым приём на работу теперь оформляется только трудовым договором. Приказ о приёме на работу работодателю в обязательном порядке издавать больше не нужно.

С 1 марта 2023 года вступили в силу установленные Минтрудом РФ единые требования, обязательные для всех работодателей, которые перешли на КЭДО.

1 июня 2023 года стартовал эксперимент по внедрению КЭДО в государственных учреждениях, который продлится до 31 мая 2024 года. Минцифры предложило расширить рамки пилотного проекта, включив в него не только ведомства, но и государственные компании и организации. Это позволит создать единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы (ЕИСУКС), где участники эксперимента смогут создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде.

В эксперименте участвуют Минцифры, Федеральное казначейство, ФНС, а также на добровольной основе — федеральные госслужащие этих органов и желающие в них устроиться. Ожидается, что по завершении эксперимента электронный оборот кадровых документов будет внедрён в госструктурах и госорганизациях повсеместно. Эксперты отмечают, что расширение эксперимента на госкомпании и организации позволит ускорить процесс цифровизации кадрового документооборота в стране и сделать его более эффективным.

Какие кадровые документы вести в электронном виде

Если работодатель перейдёт на КЭДО, он сможет вести в электронном виде практически все кадровые документы, за исключением определённых категорий, перечисленных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.

К таким документам относятся приказы об увольнении (за исключением увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ), акты о несчастных случаях, а также журналы инструктажей. Если эти документы оформлены в электронном виде, то должны иметь бумажные копии.

Кроме того, система кадрового электронного документооборота не применяется в отношении трудовых книжек.

Как перейти на кадровый ЭДО в 2024 году

1. Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
2. Нужно определить, какие подразделения и какие типы документов можно перевести на электронный формат исходя из их особенностей. Например, для подразделений, которые часто обмениваются документами, включая кадровые, электронный формат может оказаться более удобным, чем бумажный. Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО.
3. Компания должна разработать положения, которые регулируют переход на кадровый документооборот в электронном формате. В них должны быть отражены все важные аспекты внедрения КЭДО, включая порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных. Оповестить работников.
4. Необходимо оповестить сотрудников об изменениях, связанных с переходом на электронный кадровый документооборот, и получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО. Для удобства учёта перешедших на электронный документооборот сотрудников следует утвердить соответствующий список. Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.
5. После оповещения работников о переходе на КЭДО необходимо рассказать им о новых правилах работы с электронными документами, о том, как работать с электронными подписями и как заполнять электронные документы. При необходимости подготовить и внести изменения в коллективные договоры.

Если в компании действуют коллективные договоры, то необходимо добавить в них новые пункты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот.

Заключение

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) в организации — это важный шаг в развитии современного бизнеса, который повышает эффективность работы, снижает издержки и облегчает взаимодействие между сотрудниками и компанией в целом. Несмотря на то что переход на кадровый ЭДО в 2024 году обязательным не является, компаниям следует рассмотреть возможность его внедрения.

Проще всего перейти на кадровый ЭДО с Астрал i КЭДО. С помощью нашего сервиса вы сможете обеспечить штат сотрудников электронными подписями, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также для их хранения.