Архивное хранение электронных документов

Дарья Алексеева

27.10.2025

Хранение электронных документов в цифровых архивах — один из ключевых элементов юридически значимого ЭДО. Надежное архивирование позволяет восстанавливать историю важных операций, соблюдать нормативные требования и минимизировать риски потери информации из-за технических сбоев или ошибок в делопроизводстве.

В этой статье расскажем о ключевых нормативно-правовых актах, регулирующих хранение электронных документов, об особенностях организации цифровых архивов и мерах по обеспечению безопасности и целостности данных.

Правовое регулирование архивного хранения, в том числе электронных документов, осуществляется на основании нескольких ключевых НПА. Эта нормативная база охватывает организационные, технические и юридические аспекты работы с архивом.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ — устанавливает правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов любых форм, включая электронные; регламентирует права и обязанности организаций и государственных архивов по обеспечению сохранности документов и их юридической значимости.
Приказ Росархива от 31 июля 2023 года № 77 — регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к форматам, сохранности, учету и контролю доступа в архивах.
Приказ Росархива от 13 февраля 2024 года № 19 — вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, включая ответственность и штрафы за нарушения правил хранения и обращения с документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2025 — обновляет терминологию и устанавливает стандарты по делопроизводству и архивному делу с учетом актуальных требований к электронным документам; закрепляет понятия, способствующие правильной организации хранения и учета документов.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ — определяет правила применения электронных подписей для обеспечения юридической значимости ЭД.
Распоряжение Правительства РФ от 16 марта 2024 года № 637-р — определяет стратегические задачи цифровой трансформации, в том числе переход к электронному документообороту с обязательным архивным хранением документов в цифровом виде.

Срок хранения электронных документов зависит от их типа и категории. Ниже представлена таблица с классификацией документов и сроками, в течение которых компания обязана их хранить.

Тип документов	Примеры	Сроки хранения
Документы постоянного хранения	Устав компании, протоколы собраний, ликвидационные документы, годовые бухгалтерские отчеты	Первые 10 лет — в компании, а затем бессрочное хранение в госархиве
Кадровые документы	Трудовые книжки, личные карточки, приказы о приеме и увольнении сотрудников	От 50 до 75 лет
Налоговые и бухгалтерские документы	Налоговые декларации, счета-фактуры, первичная документация	5 лет
Финансовые документы	Кассовые книги, платежные поручения, банковские выписки	5 лет
Документы по охране труда и технике безопасности	Акты о несчастных случаях, инструкции по охране труда	45 лет
Корреспонденция и деловая переписка	Входящие и исходящие письма, деловая переписка	От 1 до 3 лет
Документы, связанные с персональными данными	Заявления, анкеты, согласия на обработку персональных данных	В течение срока, необходимого для целей обработки ПДн

Срок хранения документов не зависит от их формы, поэтому электронные документы должны храниться в тех же временных рамках, что и их бумажные аналоги.

ЭДО

Форматы электронных документов

Дарья Алексеева

02.07.2025

19 232

Для долговременного хранения документов необходим архив — специализированное хранилище, обеспечивающее сохранность, доступность и учет документов на протяжении всего срока хранения. Электронные документы, как и бумажные, должны храниться с соблюдением этих требований. Цифровой архив может быть представлен в виде облачного хранилища с удаленным доступом, локального сервера компании со специализированным ПО или в виде системы ЭДО, которая включает функцию архивирования с автоматической систематизацией, учетом и контроль доступа.

Независимо от способа организации архива, важно учитывать ряд нормативных требований, соблюдение которых гарантирует сохранность, доступность и юридическую значимость ЭД.

Местонахождение архива. Электронный архив должен располагаться на территории РФ, что обеспечивает соблюдение законодательства о защите данных.
Хранение оригиналов документов. Оригиналом электронного документа признается файл, подписанный КЭП и переведенный для хранения в формат PDF/A. Этот формат является универсальным, так как обеспечивает самодостаточность и стабильность воспроизведения данных.
Систематизация. Документы в архиве должны систематизироваться по тематике, дате и типу, так как это важно для поиска и учета.
Протокол действий. Системы, на базе которых организован архив, должны фиксировать все операции с документами для обеспечения контроля и безопасности.
Доступ и ответственные лица. За хранение, техническое сопровождение и контроль документов должны быть назначены ответственные сотрудники с четко регламентированными обязанностями. Доступ к архиву должен включать меры аутентификации и авторизации пользователей.
Резервное копирование и защита. Должно быть организовано хранение минимум двух копий каждого документа на разных носителях или в облачных репозиториях с периодической проверкой состояния сохраняемых данных.
Соблюдение сроков хранения. Документы должны храниться в соответствии с установленными сроками, и организации обязаны проводить регулярные технические проверки для подтверждения сохранности и возможности воспроизведения документов (не реже одного раза в 5 лет).

Доки

1С-ЭДО

Астрал iКЭДО

Безопасность и защита информации

Персональные данные в СЭД

Дарья Алексеева

03.07.2025

2 237

Мы подготовили рекомендации, которые помогут организовать электронный архив, соответствующий требованиям законодательства и особенностям бизнеса.

Определитесь с личными требованиями. Необходимо заранее установить, какие документы будут храниться в электронном виде, как долго потребуется их хранить и какой порядок доступа лучше всего подходит вашему бизнесу.

Выберите способ организации архива. Это может быть облачное хранилище, которое идеально подходит в случаях, когда важна доступность документов из любой точки и гибкость масштабирования. Локальный сервер лучше выбрать организациям с высокими требованиями к конфиденциальности и собственным отделом разработки для полного контроля системы хранения. Также можно воспользоваться готовыми решениями, встроенными в системы ЭДО: например, в сервисе 1С-ЭДО электронный архив формируется автоматически на базе интеграции с программами 1С, а сервис Доки предоставляет пользователям облачное хранилище для ЭД с возможностью централизованного доступа и масштабируемого хранения.

Обеспечьте юридическую значимость. ЭД, которые отправляются на долговременное хранение в архив, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью и переведены в стандартизированный формат PDF/A. Позаботьтесь, чтобы у всех сотрудников, ответственных за подписание документов от лица компании, была оформлена КЭП и МЧД.

Перенесите бумажные документы в электронный архив. При оцифровке уже имеющихся бумажных документов их требуется отсканировать и подписания КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость цифровой версии. При переносе таких документов в электронный архив им присваиваются метаданные, необходимые для полноценного учета и поиска.

Назначьте ответственных лиц и обновите ЛНА. Определите сотрудников, которые будут отвечать за сопровождение архива, контроль доступа, безопасность и сохранность данных. Зафиксируйте их обязанности в локальных документах и разработайте внутренние регламенты, обеспечивающие порядок работы с архивом, включая регулярные проверки и устранение нарушений.

ЭДО

Электронный документооборот в области охраны труда

Дарья Алексеева

22.07.2025

17 820