Астрал i КЭДО — кадровый электронный документооборот

КЭДО - облачный сервис кадрового электронного документооборота: полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов*

Астрал i КЭДО включен в реестр российских программ 14.10.2022 года под номером 15170

* Выпуск УНЭП производится прямо из сервиса благодаря собственному удостоверяющему центру

Вести кадровые документы в электронном виде с Астрал i КЭДО - законно

63-ФЗ

информация в электронной форме, подписанная УНЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и применяется в соответствии с законодательством РФ

407-ФЗ

с 1 января 2021 года компании могут вести документооборот в электронной форме с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме

377-ФЗ

с 22 ноября 2021 года компании могут использовать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе

Письмо Минтруда России от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296

Расчетные листки в электронном виде могут быть отправлены сотрудникам только в КЭДО

Идеальная схема работы в КЭДО: 1С:ЗУП + Астрал i КЭДО

Астрал i КЭДО: удобный кадровый ЭДО в 1С

Подробнее о Модуле i КЭДО в 1С

Готовое решение от ГК «Астрал»

Астрал i КЭДО — облачный сервис кадрового электронного документооборота с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников

Возможности Астрал i КЭДО

Личный кабинет сотрудника с уведомлениями в Телеграм

Подписание документов с любого устройства

Гибкие маршруты согласования

Дистанционный выпуск УНЭП для сотрудников

Интеграция с 1С

Массовое подписание одного документа

Личный кабинет сотрудника с уведомлениями в Телеграм

Подписание документов с любого устройства

Гибкие маршруты согласования

Дистанционный выпуск УНЭП для сотрудников

Интеграция с 1С

Массовое подписание одного документа

Преимущества кадрового электронного документооборота с Астрал i КЭДО

Для сотрудников

Экономия времени на походы в отдел кадров или на почту
Мобильность: работа из любой точки мира
Удобство использования: все подписанные документы можно найти в личном кабинете

Для руководителя

Экономия ресурсов (ФОТ, расходники, почта, курьер)
Минимальные затраты на внедрение
Лояльность сотрудников в филиалах и на дистанционной работе
Быстрое принятие решений по всей компании

Для кадров

Экономия времени и удобство организации кадровых процессов
Исключены потери и задержки документов
Наглядность и контроль сроков подписания и ознакомления
Онлайн-прием кандидатов в штат

Для HR

Оптимизация и ускорение процесса приема
Экономия времени на трудоустройство сотрудника вне офиса
Улучшение имиджа компании

Тарифы и цены

Астрал i КЭДО

700 ₽

Стоимость за 1 сотрудника в год

* Выпуск УНЭП бесплатно

Почему i КЭДО

Собственный УЦ

Выпуск УНЭП для сотрудников прямо из сервиса гарантирует выгодные тарифы и надежность решения

Удобство использования

Подписание документов с любого устройства без установки дополнительных приложений

Надежный продукт

i КЭДО от компании-разработчика популярных систем ЭДО: 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО

Выгодная стоимость

Вы не переплачиваете за рекламу, бренд и дополнительные функции, которые вам не нужны

Калькулятор экономии с КЭДО

Мы привыкли тратить деньги на бумагу, печать и курьеров,
потому что это привычные процессы, и согласовывать эти расходы, как правило, не нужно.
Но кадровый электронный документооборот обеспечивает не только гибкие кадровые процессы, но и экономит бюджет компании.

Введите необходимые данные о своей организации, и вы увидите реальную экономию с внедрением КЭДО.

Количество сотрудников

чел.

в т.ч.

находятся в филиалах или работают на удаленке

Текучка

Среднее количество создаваемых кадровых документов на сотрудника в год

(в среднем в организации создается около 20-30 документов в год на 1 сотрудника)

Укажите способ отправки пакета документов в %

услугами курьера,

₽

средняя стоимость отправки курьером

(в среднем по РФ стоимость отправки курьером - 500 ₽)

услугами почты,

₽

средняя стоимость отправки почтой

(в среднем по РФ стоимость отправки почтой - 200 ₽)

₽

Средняя зарплата специалиста по кадрам

Бумажный кадровый документооборот

422 243,25 ₽*

* Включая расходы на бумагу и печать, отправку и хранение документов, время на согласование, подписание, оформление отправки пакетов документов со стороны кадровой службы. Подробный расчет можно запросить здесь.

Документооборот с i КЭДО

30 000 ₽

экономия 392 243,25 ₽

В стоимость лицензии Астрал iКЭДО входит выпуск УНЭП для всех сотрудников.

Оставьте заявку на демонстрацию сервиса с разбором ваших бизнес-процессов!

Как перейти на кадровый ЭДО

Оставьте заявку, мы проконсультируем вас по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО) и продемонстрируем систему

Окажем всестороннее содействие в переходе на кадровый ЭДО

Поможем разработать локально-нормативный акт

Подготовить информационную кампанию для сотрудников

Настроить процессы в Астрал i КЭДО

FAQ

КЭДО — что это

КЭДО — это сокращенное название от кадровый электронный документооборот. В отличие от электронного документооборота между контрагентами, здесь обмениваются юридически значимыми электронными документами сотрудники и работодатель. Согласно определению из ФЗ №377 кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

КЭДО: как начать

Оценить текущие расходы на бумажный кадровый документооборот.
Определить пилотную группу для внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и типы кадровых документов для перевода в электронный вид.
Определиться с поставщиком КЭДО и заключить договор.
Утвердить ЛНА.
Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить в письменном виде их согласие на обмен электронными документами.
Получить квалифицированную электронную подпись в аккредитованном Удостоверяющем центре для кадровых специалистов.
Составить в электронном виде кадровые документы, которые используются чаще всего.
Обучить сотрудников работать в системе кадровый электронный документооборот (КЭДО).

КЭДО: какие документы можно вести в электронной форме

«Согласно 377-ФЗ в КЭДО можно перевести ВСЕ кадровые документы кроме документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда, приказа об увольнении*, акта о несчастном случае.

* Если работаете с дистанционными сотрудниками по статье 312.9 ТК РФ, то приказ об увольнении можно перевести в электронный вид.»

Какие подписи лучше использовать в КЭДО

Идеальная схема работы в КЭДО: для специалистов по кадрам — УКЭП, так как определенные виды кадровых документов со стороны работодателя подписываются только УКЭП, плюс УКЭП используется для сдачи кадровой отчётности в ФСС, ПФР и Росстат. Для сотрудников — УНЭП, так как определенные виды электронных кадровых документов (КЭДО) со стороны сотрудника подписываются только УНЭП, УНЭП — это также аналог собственоручной подписи в рамках соглашения между сотрудником и работодателем, УНЭП в разы дешевле УКЭП и может легко масштабироваться на весь штат — не нужно устанавливать специальные программы на компьютер или телефон для использования УНЭП. При изготовлении УНЭП используется специальное криптошифровальное ПО, которое позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, установить время создания документа, а также зафиксировать изменения документа после подписания.

Если у сотрудника есть КЭП физического лица, можно ли использовать эту ЭП в кадровом ЭДО

Если у работника есть УКЭП физического лица, то он может применять его для подписания любых электронных документов, в том числе кадровых.

Кто должен оплачивать подпись для кадрового ЭДО

При отсутствии подписи у работника, работодатель должен обеспечить работника электронной подписью согласно ФЗ №377: «Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.»

Зачем нужна интеграция системы КЭДО с порталом «Работа в России»

Есть требования 377 ФЗ: иметь возможность выгружать документы по требованию сотрудника на портал Работа в России с 01.09.2022. Интеграция сервиса КЭДО с Порталом означает, что отдельно выкладывать документы на портал вам будет не нужно, можно воспользоваться функционалом сервиса.

Нужно ли распечатывать документы из КЭДО, если проверяющие органы (ПФР, ФСС, Инспекция Труда) запрашивают в бумажном виде

Если контролирующие органы запрашивают документы, в отношении которых применяется электронный документооборот (ЭДО), в бумажном виде, то документы предоставляются в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом.

Нужен ли кадровый электронный документооборот

Переходить на кадровый электронный документоборот (КЭДО) или нет — решение работодателя. Для принятия решения стоит оценить сколько вы тратите на бумагу и другие расходники, отправку документов почтой или услуги курьера. Также стоит посчитать расходы на содержание архива (аренду, папки, стеллажи и т.д.). Эффект от перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) сразу же почувствуют компании с сотрудниками на удаленке или в филиалах, с большим штатом или большим количеством открытых вакансий.