ТКС для отчетности: инструкция и требования

Телекоммуникационные каналы связи (ТКС) — способ отправки налоговой и бухгалтерской отчетности в ФНС через интернет. Для части компаний это обязанность: плательщики НДС, фирмы с численностью свыше 100 человек и крупнейшие налогоплательщики не могут сдавать декларации на бумаге. Разберем, кому нужен ТКС, как организовать работу и какие последствия ждут за игнорирование электронного документооборота.

Что такое ТКС

ТКС расшифровывается как телекоммуникационные каналы связи. Это защищенная система передачи юридически значимых документов между налогоплательщиками и контролирующими органами (ФНС, СФР, Росстат) через специализированных операторов электронного документооборота (ЭДО).

Система работает круглосуточно: бухгалтер формирует декларацию в программе, подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет через оператора. Документ шифруется, передается в инспекцию, а налогоплательщик получает квитанцию о приеме.

Через ТКС можно не только отправлять отчеты, но и получать от ФНС справки о состоянии расчетов, акты сверки, требования и уведомления. Все файлы защищены криптографией — прочитать их может только адресат.

Кто обязан работать через ТКС

Российское законодательство требует электронной отчетности от определенных категорий налогоплательщиков. Критерии зависят от вида налога, организационно-правовой формы и численности работников.

Плательщики НДС отчитываются только через ТКС — независимо от размера компании. Это правило действует с 2014 года и распространяется также на налоговых агентов по НДС и тех, кто выставляет счета-фактуры с выделением налога при освобождении от НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Организации и ИП с численностью более 100 человек сдают все налоговые декларации и расчеты электронно (п. 3 ст. 80 НК РФ). Для вновь созданных компаний критерием служит численность за текущий год.

Крупнейшие налогоплательщики обязаны применять ТКС для всей налоговой и бухгалтерской отчетности вне зависимости от численности сотрудников.

Работодатели с численностью свыше 10 человек представляют через ТКС расчеты по страховым взносам и форму 6-НДФЛ (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Все организации, ведущие бухучет, с 2020 года сдают годовую бухгалтерскую отчетность исключительно в электронном виде через ТКС. Дублировать ее в Росстат не нужно — достаточно однократной отправки в налоговую.

Плюсы и минусы системы

Как подключиться к ТКС

Процесс организации электронного документооборота включает семь последовательных этапов.

Помимо налоговой отчетности, 1С-Отчетность поддерживает работу с электронными больничными листами, трудовыми книжками, системой электронного документооборота (СЭДО) и позволяет заказывать выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП непосредственно из программы.

Дополнительное расширение «Личный кабинет ЕНС» отображает все данные по Единому налоговому счету прямо в 1С — бесплатно в течение 6 месяцев при подключении сервиса.

Выбор оператора ЭДО. Реестр аккредитованных операторов размещен на сайте ФНС в разделе «Представление отчетности в электронном виде». При выборе учитывайте аккредитацию ФНС, количество роумингов с другими операторами, стоимость, техподдержку и интеграцию с учетными системами.

Получение КЭП и МЧД. Процедура зависит от роли подписанта. Руководители организаций и ИП получают подпись бесплатно и только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных партнеров (Сбербанк, ВТБ, Тинькофф). Для записи ключа потребуется защищенный носитель (USB-токен).

Сотрудники (например, главный бухгалтер) для подписи отчетности должны использовать личную КЭП физического лица, которую можно купить в любом аккредитованном коммерческом УЦ. Дополнительно на сотрудника обязательно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная КЭП руководителя. Без связки «КЭП физлица + МЧД» сдать отчетность за компанию сотрудник не сможет.

Договор и настройка системы. После выбора оператора заключается договор на услуги ЭДО с указанием тарифного плана, прав и обязанностей сторон. Затем устанавливается ПО (клиентская программа или облачное решение через браузер), настраиваются средства криптозащиты, устанавливается сертификат подписи.

Для пользователей 1С процесс максимально упрощен: сервис 1С-Отчетность встроен непосредственно в программу «1С:Предприятие» версий 7.7, 8.2 и 8.3. Чтобы начать работу, достаточно отправить заявление на подключение через обработку «Документооборот с контролирующими органами» — настройка происходит автоматически. Подробные пошаговые инструкции по подключению, отправке отчетности, работе с электронными больничными, требованиями ФНС и другим функциям доступны в справочном разделе 1С-Отчетность.

Завершающий этап — обучение бухгалтеров работе с интерфейсом, порядку формирования и отправки отчетов, механизму получения квитанций. Многие операторы предоставляют видеоинструкции и вебинары.

Штрафы за нарушения

Если организация, обязанная сдавать отчетность через ТКС, представила декларацию на бумаге, налоговая вправе отказать в приеме. Такая декларация считается непредставленной, что влечет применение всех санкций за несдачу отчетности, включая блокировку счета.

При отказе в приеме декларации по НДС на бумаге применяются два штрафа одновременно: по ст. 119 НК РФ (5% от суммы налога, но не менее 1000 руб.) и по ст. 119.1 НК РФ (200 руб. за нарушение способа представления).

Важные нюансы работы

Отправка в выходные. ФНС официально разъяснила: отправить отчетность по ТКС можно в любое время суток, включая выходные и праздники. Ограничений по дням недели нет. Оператор в течение часа направит извещение о получении, а на следующий рабочий день — подтверждение даты отправки.

Если крайний срок представления декларации выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). При этом налогоплательщик вправе отправить отчет по ТКС и в сам выходной — она будет считаться представленной своевременно.

Квитанция о приеме. Квитанция подтверждает факт получения декларации налоговым органом. Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ, декларация считается принятой, если налогоплательщику поступила квитанция с усиленной КЭП должностного лица инспекции.

Контрольные соотношения. ФНС утверждает математические формулы и логические правила для проверки правильности заполнения отчетности. Приказом № ЕД-7-3/164@ от 29.02.2024 установлен перечень контрольных соотношений, несоответствие которым свидетельствует о нарушении порядка заполнения.

Большинство бухгалтерских программ и сервисов операторов ЭДО включают функцию автоматической проверки отчетности по контрольным соотношениям перед отправкой. Это позволяет выявить и исправить ошибки до представления в инспекцию.

Безопасность данных. Система ТКС обеспечивает защиту от просмотра и корректировки третьими лицами посредством криптографического шифрования. Передаваемая отчетность полностью защищена от изменений. Прочитать электронные файлы может только налоговый орган, поскольку только он обладает ключами расшифровки.

Операторы ЭДО обязаны соблюдать требования ФЗ № 152 «О персональных данных», применять организационные и технические меры защиты, включая шифрование при хранении и передаче, ограничение доступа сотрудников к данным клиентов, регулярный аудит безопасности.

ТКС или личный кабинет налогоплательщика

Личный кабинет налогоплательщика — информационный ресурс на сайте ФНС, предоставляющий возможность получения информации о налоговых обязательствах и представления отдельных документов. Понятие закреплено в ст. 11.2 НК РФ с 1 июля 2015 года.

Организация или ИП могут одновременно использовать личный кабинет для справочной информации и ТКС для обязательной отчетности. Однако если организация обязана представлять отчетность по ТКС и получила от ФНС требование по ТКС, она обязана ответить также через ТКС, а не через личный кабинет.