Доверенность на подписание документов в ЭДО

С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемых доверенностей стало обязательным для лиц, подписывающих документы от имени компании или ИП. К 2026 году правила работы с МЧД окончательно оформились, исключив разнородные старые форматы и внедрив строгие требования к безопасности и единообразию.

В этой статье разберем, как сейчас работает доверенность на подписание документов в ЭДО, какие форматы актуальны и как правильно организовать работу с полномочиями.

Что такое доверенность на подписание документов в ЭДО

Сотрудник получает сертификат КЭП как физическое лицо без привязки к компании. Его действия от имени организации или ИП подтверждает электронная доверенность в ЭДО — машиночитаемый документ в формате XML. Это цифровой аналог бумажной доверенности, который компьютерная система считывает и проверяет автоматически. Без действующей МЧД подпись физического лица, например, налоговой отчетности, не имеет юридической силы.

Электронная доверенность в ЭДО: что это, где хранится и как использовать

Электронная доверенность в ЭДО — это файл, который содержит информацию о доверителе, представителе и его полномочиях. Главное отличие от бумажной версии (скан-копии) — это структурированные данные.

Что изменилось к 2026 году

На момент написания статьи действуют строгие правила, введенные в течение 2025 года:

Где хранится МЧД

Доверенность хранится в едином распределенном реестре ФНС (ЦПРР). Это позволяет не пересылать сам файл доверенности каждый раз, а передавать только ее уникальный номер (GUID).

Доверенность на право подписи в ЭДО: формат и требования

Чтобы доверенность на право подписи в ЭДО была валидной, она должна соответствовать техническим требованиям.

Управление доверенностями: жизненный цикл МЧД

Работа с МЧД — это процесс, состоящий из нескольких этапов.

Как добавить доверенность в ЭДО: инструкции

Многих пользователей волнует вопрос: как в ЭДО добавить доверенность, если она уже зарегистрирована в налоговой?

Процесс обычно выглядит так:

После этого при подписании документов сервис будет автоматически «подтягивать» информацию об этой доверенности.

Можно ли отправлять доверенности через ЭДО и как это работает

Да, это стандартная практика, но есть нюанс. Вам не нужно отправлять сам XML-файл доверенности с каждым письмом, хотя это технически возможно. Достаточно, чтобы в метаданных передаваемого электронного документа, например, УПД или договора, содержалась ссылка на GUID доверенности.

Оператор ЭДО вашего контрагента автоматически обратится к реестру ФНС по этому номеру, скачает данные о доверенности и проверит ее валидность. Это упрощает документооборот и снижает объем передаваемого трафика.

Как подписывать документы в ЭДО по доверенности: пошаговая инструкция

Подписание документов в ЭДО по доверенности для сотрудника практически не отличается от обычной процедуры, если все настроено верно.

Как проверить, что договор подписан в ЭДО по доверенности

Когда вы получаете документ от контрагента, важно убедиться в полномочиях подписанта. Если договор подписан в ЭДО по доверенности, в штампе электронной подписи или в карточке документа вы увидите:

Если в МЧД указаны ограничения, например, «только подписание актов», а подписан договор — система выдаст предупреждение.

Полномочия и ограничения в доверенности на право подписи

Доверенность на подпись в ЭДО может быть со всеми полномочиями или ограниченной. Используется единый справочник (классификатор) полномочий. Например, код для подписания счетов-фактур отличается от кода для заключения договоров.

В формате 003 можно прописать полномочия текстом, но автоматическая проверка таких ограничений сложнее — контрагенту придется читать текст доверенности вручную.