Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в цифровом виде между контрагентами с помощью интернет-сети, регулируется нормативно-правовыми документами и имеет юридическую силу.
В статье расскажем о взаимодействии компаний с поставщиками через ЭДО, о преимуществах такого обмена и о том, как перейти на электронный документооборот.
Преимущества обмена с поставщиками по ЭДО
Обмен документами является основополагающей частью работы заказчика и поставщика. Поставщик получает счета-оферты от электронных торговых площадок (ЭТП) и отправляет заказчику акты о приёмке товара.
Подготовка и оформление бумажной документации занимает достаточно времени и средств, так как для начала счёт или акт составляется вручную, распечатывается, потом подписывается должностными лицами, ставится печать. Затем документ нужно отправить с курьером или по почте, а доставка может отнять не один день.
Обмен электронными документами в специальной системе решает сразу несколько задач:
Тарифы Доки
Что нужно для ЭДО с поставщиками
Система электронного документооборота позволяет быстро и безопасно обмениваться с поставщиками счетами-фактурами, актами, накладными, универсальными передаточными документами (УПД) и другими. Организовать цифровой оборот документации в сфере закупок – значит обеспечить гарантию исполнения контракта и достоверность предоставляемых данных.
В первую очередь для легального цифрового документооборота необходима квалифицированная электронная подпись. Именно УКЭП, согласно Федеральному закону № 63-ФЗ, придаёт договорам, актам, соглашениям, отчётности и прочим документам юридическую силу. Такая подпись обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Подпись на имя руководителя организации или ИП выдаётся только УЦ ФНС или доверенными лицами налоговой. УКЭП физлица можно получить в любом УЦ, аккредитованном Минцифры — такая подпись может потребоваться в случае, если документы от лица компании будет подписывать уполномоченный сотрудник. Однако помимо УКЭП, сотруднику также необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).
После того как вопрос с подписью решён, необходимо выбрать оператора электронного документооборота. Оператор ЭДО — это компания, обеспечивающая сервис по технологическому обмену цифровыми документами. Для сотрудничества и дальнейшего подключения к системе оператора заключается договор.
Как проводить обмен, если у поставщиков нет ЭДО
Взаимодействие по электронным документам может происходить только в том случае, если обе стороны пользуются ЭДО. В случае если поставщик им не пользуется, то можно предложить ему перейти на цифровой документооборот. В качестве аргумента следует ссылаться на действующие нормы законодательства, которые доказывают легальность или даже необходимость ЭДО. Например, в 2025 году актуальными являются следующие положения:
-
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ — ключевой НПА об электронной подписи, согласно которому квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной.
-
Приказ Минфина от 5 февраля 2021 года № 14н — обязывает обмениваться электронными счетами-фактурами строго через оператора ЭДО.
-
Постановления Правительства от 31 декабря 2020 года № 2464 и от 28 января 2021 года № 64 — предписывают обязательное применение ЭДО при работе с товарами, подлежащими прослеживаемости в системе «Честный ЗНАК».
-
Приказ ФНС от 19 декабря 2023 года N ЕД-7-26/970@ — утверждает электронные форматы счёта-фактуры и универсального передаточного документа (УПД).
-
Приказ ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@ — утверждает форматы электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.
Поставщику необходимо подать заявку на подключение. Далее имеется возможность приглашения к электронному обмену через интерфейс сервисов. После принятия приглашения можно обмениваться цифровыми данными с компанией.
Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется поставщик
В сервисах электронного документооборота можно проверить, пользуется ли контрагент системой ЭДО. Например, в сервисе «Доки» это делается так: сначала необходимо перейти в раздел «Контрагенты», нажать кнопку «Добавить контрагента» и ввести наименование компании или её ИНН.
Если у организации процесс документооборота переведён в электронный вид, то можно проверить идентификатор участника ЭДО.
Идентификационный номер у всех разный, поэтому по нему можно определить оператора. Например, у пользователей «Калуга Астрал» он начинается с 2АЕ, у других операторов может быть 2BM, 2АН и т. д.
Что делать, если у поставщика другой оператор ЭДО
Компании могут работать с разными операторами систем документооборота. Для бесперебойной поставки электронных документов нужно использовать роуминг. Он необходим для создания единой сети передачи документов между компаниями, которые подключены к другим операторам ЭДО.
Пользователям системы «Калуга Астрал» доступен роуминг с большинством операторов. На сайте представлен список систем, с которыми уже настроен автоматический роуминг.
Александра Кадынцева
Феоктистова Екатерина
Александра Кадынцева
Сергей Феоктистов
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Александра Кадынцева
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
МЧД
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭПД
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC