Электронное актирование в ЕИС сделало процесс приемки полностью прозрачным. Неправильно оформленная экспертиза может привести к блокировке платежа Казначейством и штрафам.
Эта статья — пошаговое руководство по проведению внутренней экспертизы по 44-ФЗ и ее правильной загрузке в ЕИС, чтобы защитить вас от проверок и финансовых потерь.
Зачем нужна экспертиза по 44-ФЗ
Экспертиза по 44-ФЗ — это обязательная процедура, которая подтверждает, что поставленный товар, выполненная работа или услуга соответствуют контракту. Без нее нельзя подписать акт приемки и провести оплату. Если экспертиза товара по 44-ФЗ не проведена или оформлена с ошибками, Казначейство заблокирует платеж, а заказчик рискует получить штраф.
Примеры, на что может осуществляться проверка:
-
отсутствие брака;
-
целостность товара и его упаковки;
-
свойства товара и его соответствие санитарно-гигиеническим нормативам;
-
наличие необходимых сертификатов.
Внутренняя или внешняя экспертиза: что выбрать
Выбор между внутренней или внешней экспертизой зависит от ваших ресурсов и рисков при проверке. Представили сравнение в таблице.
Критерий | Внутренняя экспертиза | Внешняя экспертиза |
---|---|---|
Цена | Бесплатно, если сотрудники на зарплате | От 10 тыс. руб. и выше |
Скорость | Зависит от вашей команды | Зависит от графика эксперта |
Ответственность | На заказчике, риск проверки компетентности | На эксперте, но нужно проверять его квалификацию |
Большинство заказчиков выбирают внутреннюю экспертизу, чтобы сэкономить время и деньги. Главная ошибка — недостаточная квалификация приемочной комиссии или ошибки в документах, из-за чего проверяющие могут оспорить результаты. Далее мы расскажем, как этого избежать.
Проведение экспертизы по 44-ФЗ своими силами: пошаговый план
Рассмотрим, как правильно организовать внутреннюю экспертизу и защититься от претензий контролеров.
Шаг 1. Формирование приемочной комиссии
Создайте приемочную комиссию приказом руководителя. Для крупных контрактов в нее должно входить не менее 5 человек, для небольших — достаточно 1–3.
Кто может быть в приемочной комиссии:
-
Сотрудники с профильным образованием, имеющие соответствующие дипломы или сертификаты.
-
Люди с опытом работы по предмету закупки. Подтверждается трудовой книжкой или должностной инструкцией.
-
Специалисты, знающие 44-ФЗ, например, с сертификатом о повышении квалификации.
Соберите документы, подтверждающие квалификацию членов приемочной комиссии, чтобы предъявить их по запросу контролеров.
Шаг 2. Процесс проведения экспертизы товара, работ или услуг
Приемочная комиссия проверяет, соответствует ли поставленный товар, выполненная работа или услуга условиям контракта. Используйте чек-лист для комиссии:
-
Количество: совпадает ли с контрактом и накладными.
-
Качество: отвечает ли ГОСТам и техническому заданию.
-
Комплектность: все ли доставлено, как указано в документах.
-
Сроки: соблюдены ли даты поставки или выполнения.
Как фиксировать процесс:
-
Делайте фото или видео, например, распаковку товара.
-
Храните накладные, сертификаты, акты испытаний.
-
Ведите протокол для сложных поставок.
Эти доказательства защитят вас при проверке.
Шаг 3. Подписание акта сдачи-приемки и оформление экспертного заключения
Акт сдачи-приемки подписывает заказчик, а если есть приемочная комиссия — все ее члены, после чего акт утверждает заказчик. Если поставка не соответствует контракту, заказчик отправляет поставщику письменный отказ с указанием причин. По разъяснениям Минфина (письмо от 31 августа 2017 г. № 24-03-07/56034), отдельное экспертное заключение в этом случае можно не оформлять. Но если внутренние правила заказчика требуют, то вместо акта может составляться протокол комиссии или заключение.
Экспертное заключение — главный документ, подтверждающий законность приемки. Без него акт приемки недействителен.
Что должно быть в экспертном заключении:
- «Поставка полностью соответствует контракту №... и техническому заданию».
- «Качество подтверждено сертификатом №... и актом испытаний».
Проверяйте заполнение каждого пункта, иначе экспертное заключение могут признать недействительным.
Экспертное заключение по 44-ФЗ должно соответствовать следующим требованиям:
Внешняя экспертиза контракта по 44-ФЗ: когда она нужна
Внешняя экспертиза контракта по 44-ФЗ применяется, если не сделана внутренняя. Также она обязательна в случаях, установленных Правительством РФ. Проверяйте актуальные правила на regulation.gov.ru.
Заказчик заключает договор с соответствующим экспертом или экспертной организацией. Это может быть ИП, физическое или юридическое лицо.
Как выбрать эксперта
-
Убедитесь, что организация аккредитована и имеет опыт.
-
В договоре пропишите сроки и ответственность.
-
Эксперт не должен быть связан с заказчиком или поставщиком.
Кто не может быть экспертом
В соответствии с ч.1 ст.41 44-ФЗ экспертами не могут стать физические лица, которые:
-
были должностными лицами или работниками поставщика или заказчика в течение двух лет, предшествующих экспертизе;
-
имеют имущественные интересы в заключении контракта, относительно которого должна быть проведена экспертиза;
-
являются близкими родственниками заказчика или имеют с ним другую близкую связь (например, были усыновлены).
Экспертами не могут быть и юридические лица, в организациях которых заказчик имеет право распоряжаться более 20% голосов, акций, долей и т.п.
Интеграция с ЕИС: как загрузить экспертизу
Чтобы прикрепить экспертное заключение в ЕИС:
Сохраняйте копии всех документов на случай сбоев в ЕИС.
Можно ли отказаться от проведения экспертизы
Внешняя экспертиза — это право заказчика, но здесь есть свои исключения. Правительство РФ вправе определить случаи обязательного проведения экспертами, экспертными организациями экспертизы предусмотренных контрактом поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
Обратите внимание, что заказчик не вправе переложить свою обязанность по проведению экспертизы на контрагента. Так как экспертиза является неотъемлемой частью приемки, а приемка — это обязанность заказчика. Также незаконно требовать от поставщика оплатить услуги привлеченных заказчиком экспертов.
Экспертиза может не проводиться в нижеперечисленных случаях.
Выводы и рекомендации
Проведение экспертизы по 44-ФЗ своими силами — это просто, если следовать четкому плану. Правильная приемочная комиссия, точное оформление экспертного заключения и интеграция с ЕИС помогут избежать штрафов и проверок.
Чек-лист безопасной экспертизы
Работайте с госзакупками без стресса. Наши сервисы помогут с автоматизацией рутины и снизят риски при проверке.
Образцы документов для ознакомления
Часто задаваемые вопросы
Может ли в приемочной комиссии быть один человек?
Да, для небольших контрактов достаточно одного эксперта с подтвержденной квалификацией.
Что делать, если найдены недостатки?
Составьте отказ от приемки, укажите проблемы и отправьте претензию поставщику. Экспертное заключение с замечаниями загрузите в ЕИС.
Нужна ли экспертиза по 44-ФЗ для закупок у единственного поставщика на малые суммы?
Экспертиза обязательна для всех.
Как подтвердить квалификацию эксперта без диплома?
Трудовой книжкой, должностной инструкцией или сертификатом о курсах.
Нужна ли экспертиза по 44-ФЗ для гарантийных обязательств?
Да, если это указано в контракте, например, проверка качества ремонта.
Заключение видно всем в ЕИС?
Нет, только заказчику и контролерам. В открытом доступе — только акт приемки.
Приемка и экспертиза по 44-ФЗ — это одно и то же?
Нет, акт приемки — это весь процесс проверки, а экспертиза по 44-ФЗ — ее обязательная часть.
Сертификат поставщика заменяет экспертизу по 44-ФЗ?
Нет, он только дополняет ее. Экспертиза контракта по 44-ФЗ все равно нужна.