Кадры / Персонал

Электронная трудовая книжка: что это и как с ней работать

Команда Астрал

17.09.2019

8 308

С 2020 года данные о рабочем стаже будут хранится в электронном виде. Работодатели будут предоставлять ПФР сведения о трудовом стаже, а сотрудники смогут в любое время заглянуть в электронную трудовую.

Законодательная база готова и парламент принял в первом чтении основные документы: изменения в ТК и в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Зачем понадобились электронные трудовые книжки и как все планируется устроить разберем далее.

ЭТК — это электронная трудовая книжка. Ее будут создавать в цифровом формате вместо бумажно книжки или вести параллельно с ней. Так или иначе, но трудовая книжка появится у каждого, кто работает по ТК.

В электронную трудовую внесут почти весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка: место и периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.

Работник — владелец книжки сможет следить за тем, верно ли наниматель отчитывается о его трудовой через личный кабинет на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через приложение для смартфонов.

Выписку из ЭТК можно будет получить в виде бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, а также в любом управлении ПФР или в МФЦ без привязки к месту жительства или работы человека.

Уже из описания следуют некоторые преимущества новшества. Итак, ради чего законодатели решили менять привычный формат трудовой книжки?

Преимущества электронной трудовой книжки:

работник легко и быстро получает доступ к информации о трудовой деятельности;
информацию заполняет система, а не работодатель, поэтому вероятность ошибок и внесения недостоверных сведений снижается;
информация в ЭТК защищена от физического повреждения;
человек может дистанционно устроится на легальную работу, в том числе удаленную;
работодатель экономит на ведении и хранении трудовых книжек;
пенсию можно оформить дистанционно по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
работник может использовать данные ЭТК для получения госуслуг;
работодатели и госорганы получают возможность анализировать рынок труда.

Как же все это будет работать, объяснили в ПФР. Разложим всё по полочкам.

Как информация о стаже будет появлятся в ЭТК?

С 1 января 2020 года работодателей планируется обязать ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

Сведения необходимо предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если сотрудник только устроился или уволился, сведения в ПФР нужно представить не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

За предоставление неполных, недостоверных сведений, а также за их несвоевременную подачу, организациям будет грозить ответственность по КоАП РФ.

Как устроится на работу, если трудовая книжка «в цифре»?

Работник при трудоустройстве должен предоставить работодателю выписку из ЭТК, или же электронный документ с цифровой подписью. Работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. РАнее зарегистрированные работники могут использовать существующий логин и пароль для входа в кабинет ПФР.

Информацию из ЭТК можно будет получить и в бумажном виде. Для этого нужно будет подать заявку:

работодателю по последнему месту работы;
в территориальный орган ПФР;
в многофункциональный центр (МФЦ).

Как выдать трудовую уволенному сотруднику?

При увольнении работодатель будет обязан представить бывшему сотруднику сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если работник успел заявить о том, что продолжает пользоваться бумажной трудовой, работодатель дублирует в ней все записи и отдает документ уволенному.

Как защищены базы данных ПФР?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с законодательством в области защиты персональных данных. Информация лицевых счетов накапливается в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Работодателей обяжут письменно сообщить работникам о введении электронных трудовых книжек и о соответствующих изменениях в ТК. Также работников нужно будет предупредить, что они вправе сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям предстоит изменить локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Для работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный. Однако те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, уже не сможет получить бумажный документ. Информация о работе и стаже будет вестись только в электронном виде.

От электронной трудовой нельзя отказаться. Но сохранить бумажный документ можно. Для этого до конца 2020 года необходимо подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда организация будет обязана вести бумажную трудовую одновременно с электронной.

Остальным работникам бумажные трудовые выдадут на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Команда Астрал

17 сентября 2019

8308

Читайте по теме

Кадры / Персонал

Как посмотреть электронную трудовую книжку