Электронный кадровый документооборот в 2026 году

По экспертным оценкам, к началу 2026 года электронный кадровый документооборот в организации внедрили только 20% российских работодателей. Остальные компании продолжают распечатывать приказы, графики отпусков, уведомления и собирать «живые» подписи сотрудников. При штате в 100 человек это сотни листов ежемесячно и постоянные задержки: командировочный уехал, удаленщик в другом городе, директор на больничном.

Между тем с 1 марта 2022 года статьи 22.1–22.3 ТК РФ дают любому работодателю право перевести кадровые документы в электронный формат (отдельные положения о платформе «Работа в России» вступили в силу с 1 сентября 2022 года). В 2025–2026 годах Минтруд и законодатель уточнили ряд требований к информационным системам, видам подписей и порядку хранения. Ниже разберем, что именно изменилось, кто обязан, а кто может перейти на КЭДО добровольно, и как это сделать за пять шагов.

Как развивался КЭДО в России

Первые нормы об электронном кадровом делопроизводстве появились еще в 2020 году, когда Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ запустил эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Участвовали добровольцы: крупные компании, подавшие заявки в Минтруд.

Эксперимент показал жизнеспособность модели, и 22 ноября 2021 года был принят Федеральный закон № 377-ФЗ, который ввел в Трудовой кодекс три ключевые статьи: 22.1 (общие положения о КЭДО), 22.2 (порядок введения) и 22.3 (взаимодействие работодателя и работника через информационную систему). Нормы вступили в силу с 1 марта 2022 года.

После 2022 года развитие шло через подзаконные акты. Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н), а Правительство определило порядок работы с платформой «Работа в России» для организаций, которые не хотят создавать собственную систему.

Кадры / Персонал

Кадровая отчетность: формы и сроки

Дарья Алексеева

24.11.2025

10 496

Обязателен ли КЭДО в 2026 году

Прямой обязанности переходить на электронный кадровый документооборот для всех работодателей в 2026 году нет. Статья 22.1 ТК РФ формулирует право, а не обязанность: «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Работник тоже вправе отказаться, и работодатель не может заставить его подписывать документы электронно.

Кто обязан перейти на КЭДО

По состоянию на март 2026 года ТК РФ не содержит перечня организаций, для которых переход на КЭДО обязателен. Однако ряд отраслевых нормативных актов фактически подталкивает к такому решению. Например, компании с большой долей дистанционных работников сталкиваются с требованиями ст. 312.3 ТК РФ об обмене электронными документами с удаленщиками. Если в штате 50+ дистанционных сотрудников, бумажный обмен становится не только дорогим, но и рискованным: пропущенные сроки ознакомления с приказами ведут к оспариванию дисциплинарных взысканий и увольнений.

Кроме того, государственные органы и учреждения получают отдельные ведомственные указания о переходе на электронный документооборот в кадровой сфере. Конкретные сроки и объемы зависят от решений учредителя.

Кто может перейти добровольно

Любой работодатель, включая ИП с наемными работниками, имеет возможность внедрить КЭДО добровольно. Ограничений по численности, отрасли или организационно-правовой форме закон не устанавливает. Микропредприятие с тремя сотрудниками и холдинг с десятью тысячами имеют одинаковое право ввести кадровый ЭДО.

Единственное условие: нужно выбрать информационную систему (собственную, стороннюю или платформу «Работа в России»), издать локальный нормативный акт и уведомить каждого работника. Подробнее об этих шагах ниже.

5 шагов для перехода на КЭДО в 2026 году

Порядок перехода регулируется ст. 22.2 ТК РФ. Ниже приведен алгоритм, который учитывает и требования закона, и типичные ошибки, выявленные за три года применения норм.

Шаг 1. Выбрать информационную систему

Закон предлагает три варианта: собственная информационная система работодателя, платформа «Работа в России» (подсистема «Электронный кадровый документооборот» на портале trudvsem.ru) или комбинация этих двух вариантов. Также можно использовать коммерческую систему, если она соответствует требованиям ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ (фиксация факта получения документа, обеспечение целостности и хранения), а электронные документы оформляются по единым требованиям к составу и форматам (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).

Ключевые требования к системе: фиксация факта получения документа работником, обеспечение целостности и подлинности документов, возможность хранения в течение установленных сроков. Если система не обеспечивает эти функции, подписанные через нее документы могут быть оспорены.

Шаг 2. Разработать и утвердить локальный нормативный акт

Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, работодатель утверждает порядок введения КЭДО локальным нормативным актом. В этом документе нужно зафиксировать:

Локальный акт принимается с учетом мнения профсоюза, если он есть (ст. 372 ТК РФ).

Шаг 3. Уведомить работников и получить согласие

Каждого работника нужно уведомить о переходе на КЭДО и его праве отказаться. Уведомление направляется в письменной форме. Работник, давший согласие, подтверждает его тоже письменно. Работник, который отказался или не ответил, остается на бумажном документообороте.

Для вновь принимаемых сотрудников действует другое правило: если у человека по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, работодатель вводит для него КЭДО без получения отдельного согласия (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Достаточно проинформировать такого работника о ведении электронного документооборота.

Шаг 4. Определить виды электронных подписей

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает, какие подписи нужны для разных типов документов. Не все кадровые документы можно подписать простой электронной подписью (ПЭП). Вопрос выбора подписи — один из ключевых при внедрении КЭДО.

Выбор подписи зависит от используемой системы. Если работодатель ведет КЭДО через собственную ИС, для подписания трудовых договоров и приказов о взысканиях ему необходима УКЭП. Если через «Работу в России» — допускается УНЭП от аккредитованного УЦ.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) выдается аккредитованным удостоверяющим центром. УНЭП (усиленная неквалифицированная) может выдаваться как аккредитованным УЦ, так и формироваться в информационной системе работодателя при соблюдении требований 63-ФЗ. ПЭП (простая электронная подпись) подтверждает факт подписания через логин и пароль, код из СМС или аналогичный механизм.

Электронная подпись

Как оформить КЭП сотрудникам: от рисков «общей» подписи до внедрения КЦР

Дарья Алексеева

19.12.2025

1 510

Шаг 5. Запустить КЭДО и провести инструктаж

До начала работы в системе каждый работник, давший согласие, проходит инструктаж: как войти в систему, как подписать документ, куда обращаться при технических сбоях. Инструктаж не регламентирован по форме, но факт его проведения лучше зафиксировать (например, подписью в листе ознакомления или записью в самой системе КЭДО).

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Статья 22.1 ТК РФ разрешает переводить в электронный формат большинство кадровых документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление работника в письменной форме. Сюда входят трудовые договоры и допсоглашения, приказы (о приеме, переводе, отпуске, командировке, дисциплинарном взыскании), графики отпусков, должностные инструкции, положения об оплате труда, согласия на обработку персональных данных, уведомления.

Однако четыре категории документов закон прямо исключает из КЭДО (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

Эти документы по-прежнему оформляются на бумаге с собственноручной подписью работника (за исключением трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, которые ведутся по отдельным правилам). Попытка подписать акт о несчастном случае электронно не будет иметь юридической силы.

Плюсы и минусы КЭДО для работодателя и сотрудников

Переход на электронный кадровый документооборот меняет не только формат подписания, но и скорость кадровых процессов, затраты на хранение и риски при проверках ГИТ. Рассмотрим основные преимущества и минусы такого решения.

Преимущества для работодателя

Скорость оформления — один из главных плюсов КЭДО: документ, который раньше «ходил» между отделами 3–5 дней (распечатка, подпись руководителя, подпись работника, возврат в отдел кадров, подшивка в дело), в электронном виде подписывается за минуты. Для компаний с удаленными сотрудниками или филиалами в нескольких городах разница особенно ощутима.

Экономия на хранении: кадровые документы хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты создания, согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236). Бумажный архив требует помещения, стеллажей, контроля температуры и влажности. Электронный архив требует серверных мощностей или облачного хранилища, но занимает несравнимо меньше физического пространства.

Снижение риска потери документов: бумажные дела горят, затапливаются, теряются при переезде. Электронные документы при правильном резервном копировании защищены от этих рисков. Это существенное преимущество для организаций с большим объемом кадрового учета.

Прозрачность для проверок: ГИТ все чаще принимает электронные документы при проверках, если они подписаны надлежащими видами ЭП и хранятся в системе, соответствующей требованиям ТК РФ.

Недостатки и ограничения

Затраты на внедрение — основной минус: информационная система (собственная или коммерческая), электронные подписи для сотрудников, обучение персонала. Для небольших компаний с 10–20 работниками затраты могут не окупиться, если текучесть кадров низкая и документооборот невелик.

Необходимость поддерживать два формата одновременно: если хотя бы часть сотрудников отказалась от КЭДО, работодатель обязательно ведет и электронный, и бумажный документооборот параллельно. Это увеличивает нагрузку на кадровую службу в переходный период.

Технические сбои — еще один минус: при отказе системы работодатель не может оформить срочные кадровые документы (например, приказ о переводе на другую работу по медицинскому заключению). Закон не предусматривает «аварийного» порядка, поэтому в локальном акте стоит прописать действия при технических неполадках.

Для сотрудников основной плюс: не нужно приходить в офис для подписания документов, все доступно через систему или мобильное приложение. Основной минус: необходимость разбираться в интерфейсе системы и хранить доступ к электронной подписи.

Требования к хранению электронных кадровых документов

Сроки хранения электронных кадровых документов совпадают со сроками для бумажных аналогов. Перечень типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) не делает различий по формату носителя. Понимание того, как работает кадровый электронный документооборот в части хранения, важно для любой организации.

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся 50 лет. Созданные до 2003 года — 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Табели учета рабочего времени хранятся 5 лет, а при вредных или опасных условиях труда — те же 50 или 75 лет. Графики отпусков: 3 года.

Работодатель должен обеспечить доступ к электронным документам на протяжении всего срока хранения. Это значит, что формат файлов, средства проверки электронных подписей и сама информационная система (или ее замена) должны оставаться работоспособными. При смене системы нужно обеспечить миграцию документов с сохранением юридической значимости подписей.

Статья 22.3 ТК РФ также устанавливает: по запросу работника работодатель в течение трех рабочих дней выдает документ в электронной форме или заверенную надлежащим образом бумажную копию.

Кадры / Персонал

Кадровый учет в организации

Дарья Алексеева

21.11.2025

13 520

Главное, что надо знать о КЭДО в 2026 году

КЭДО в 2026 году остается добровольным для большинства работодателей, но его привлекательность растет с каждым годом. Нормативная база стабилизировалась: статьи 22.1–22.3 ТК РФ действуют с марта 2022 года, подзаконные акты уточнили требования к системам и подписям.

Переход укладывается в пять шагов: выбор системы, утверждение локального акта, уведомление сотрудников, настройка подписей, инструктаж и запуск. Четыре категории документов (трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда) по-прежнему оформляются вне рамок КЭДО. Все остальное можно перевести в электронный формат.

Перед принятием решения стоит оценить два фактора: численность сотрудников, отказавшихся от КЭДО (они останутся на бумаге, и кадровая служба будет вести два параллельных потока), и затраты на информационную систему и подписи. Для компаний со штатом от 50 человек и наличием удаленных работников экономический эффект от перехода, как правило, проявляется уже в первый год.