ЭДО

Формализованные и неформализованные документы в ЭДО

Александра Кадынцева

25.06.2025

956

С каждым годом электронный документооборот все больше используется для взаимодействия предпринимателей и контролирующих органов, а также взаимодействия с контрагентами, физическими лицами, сдачи отчетности. Его введение упрощает и ускоряет многие процессы, связанные с подготовкой и передачей документации. В ЭДО используется два вида документов: формализованные и неформализованные. В статье рассмотрим оба вида и разберемся в основных различиях между ними.

500 документов на 1 год

3 500 ₽

Стоимость одного документа 7 ₽

Электронный документооборот – аналог бумажного, с той разницей, что для составления и передачи документов используются специальные цифровые каналы связи, а бланки имеют свои правила формирования и заполнения.

Формат – это собственно вид документа, например, цифровой или бумажный, а форма – его содержимое. В обоих случаях (электронном или бумажном) бланки могут заполняться по специально утвержденному образцу (форме) или иметь свободный порядок составления. Формат электронных документов также означает расширение, например, XML, JPG, TIFF, PNG, PDF, в котором они могут быть составлены и переданы.

Пользователи ЭДО ориентируются на несколько федеральных законов, а также нормы Гражданского и Налогового кодексов РФ, приказы Федеральной налоговой службы:

Приказ ФНС России от 19.10.2018 №ММВ-7-6/602@ «Об утверждении форматов документов, необходимых для обеспечения ЭДО в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах».
Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». Устанавливает требования к электронным подписям, регламентирует аспекты их применения в ЭДО и признание подписанных электронной подписью документов юридически значимыми.
Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регламентирует обмен документами и электронными сообщениями, заверенными КЭП.
Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Утверждает возможность создания первичных документов в электронном виде.
Статья 169 НК РФ. Утверждает возможность формирования счета-фактуры в электронном виде.
Пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Устанавливает возможность заключения сделки в письменной форме с применением аналогов собственноручной подписи, чем и является электронная подпись.
Пункт 2 статьи 434 ГК РФ. Утверждает возможность применения электронной формы договора.

Так называется документ, который сформирован в соответствии с требованиями Федеральной налоговой службы или другого государственного ведомства. Обычно он имеет расширение XML. Такой формат позволяет автоматически проверять корректность заполнения бланков, своевременно обнаруживать и исправлять ошибки.

ФД делятся на обязательные (утвержденные законодательными актами и составленные по образцу) и необязательные, которые не имеют закрепленного законодательно формата. К обязательным относятся формы налоговой отчетности, счета-фактуры, а к необязательным – накладные, внутренние акты компаний, договоры.

Он не имеет утвержденного формата составления и заполнения. Иными словами, каждая организация вправе использовать собственный формат бланков для актов, договоров. Они используются для деловой переписки, служебных записок и докладных, внутренних отчетов, заявлений, предложений, обращений.

НД поддерживают разные расширения, также заверяются электронной подписью и имеют ту же значимость в юридическом плане, что и их версии, составленные на бумаге.

Разберем, чем отличаются формализованные и неформализованные документы в таблице.

Характеристика	Формализованные ЭД	Неформализованные ЭД
Структура и форма	Единый стандарт, утвержденный приказом, законом или нормативным актом	Нет единой утвержденной формы. Составляются в произвольной форме.
Формат	XML	JPG, TIFF, PNG, PDF
Порядок передачи	Сроки и порядок передачи утверждены приказами или законодательными актами	Обмен производится по согласованию сторон или в сроки, установленные внутри организации
Регламентация	Федеральные законы, приказы ФНС, ГОСТ	Внутренние приказы и распоряжения организаций, общие стандарты деловой переписки

Из таблицы видно, что первые преимущественно служат для сдачи отчетности, взаимодействия с контролирующими органами, а вторые – для взаимодействия отделов внутри организации, обмена актами и счетами, а также прочими бумагами с контрагентами.

В электронном документообороте, в зависимости от поставленных задач, используются как ФД, так и НД. Для сдачи отчетности в ФНС, Росстат, СФР, Центр занятости, Росалкогольрегулирование или другие ведомства используются ФД в формате XML, которые быстро проверяются и позволяют в сроки уплачивать налоги и сборы, а контролирующим органам – вести статистику, применять штрафные санкции при необходимости и выполнять прочие функции, возложенные на них государством.

Что касается неформализованных документов, то они в ЭДО используются для оформления взаимоотношений с контрагентами и прочими лицами, и как мы уже говорили выше, для взаимодействия отделов одной организации.

Приведем несколько примеров НД в ЭДО:

договоры;
соглашения;
дополнительные приложения;
технические задания;
спецификации;
уведомления;
счета;
акты оказанных услуг;
акты приема-передачи;
отчеты агента;
товарные накладные;
служебные задания;
отчеты.

Без формализованных и неформализованных документов полноценная работа организации невозможна. Составлять и передавать их в электронном формате удобно в сервисе Доки.

Это сервис электронного документооборота, использование которого дает ряд преимуществ, таких как:

экономия времени на подготовке и обработке документации;
возможность настройки дополнительных полей XML;
работа с МЧД;
возможность выбора пути согласования актов или счетов до их подписания и отправки контрагентам;
работа с электронным ЭДО для маркированных товаров;
возможность работы в многопользовательском режиме;
удаленный контроль ЭДО организации;
быстрый доступ к любым отчетам, актам, договорам, поскольку они хранятся в облачном архиве;
взаимодействие с физлицами.

Можно ли неформализованный документ сделать формализованным?

Да, неформализованный документ можно сделать формализованным. Для этого его нужно привести в формат, утвержденный законодательством, например, XML. Для этого исходный бланк нужно проанализировать на возможность перевода в нужный формат, затем стандартизировать с помощью шаблонов оператора ЭДО и связать с другими бланками с помощью ссылок.

Какие риски возникают при использовании неформализованных документов в госзакупках?

Использование НФ в госзакупках может привести к трудностям с их читабельностью, поиском заявки, а также ее отклонению в связи с несоответствием применяемым стандартам.

УПД – это формализованный или неформализованный документ?

Универсальный передаточный документ относится к формализованным.

Если контрагент прислал неформализованный счет, можно ли его учесть для НДС?

Нет, для документов, связанных с НДС, установлен определенный формат, а именно: XML. Счета, отправленные в других форматах, например, в PDF, считаются недействительными.

Акт – формализованный или неформализованный документ?

Акт может быть как формализованным, так и неформализованным в зависимости от формата его оформления.

Планируется ли расширение списка обязательных формализованных документов?

В перечень обязательных ФД входят счета-фактуры, УПД (и исправленный УПД), счета-фактуры с корректировками, универсальный корректировочный документ (и исправленный УКД), электронная транспортная накладная, акт выполненных работ. Данных об изменении этого перечня пока нет, но известно, что с 1 октября 2025 года вводятся новые правила передачи счетов-фактур.

Александра Кадынцева

25 июня 2025

956

Читайте по теме

ЭДО

МЧД для Минтруда: руководство по подготовке доверенности для ФГИС СОУТ