Инструкция для бухгалтера и кадровика: как правильно заполнить ЕФС-1 Подраздел 1.1 в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

С 2023 года отчетность Социальный фонд России объединена в единую форму ЕФС-1. Подраздел 1.1 этой формы заменил привычную СЗВ-ТД. Он содержит сведения о трудовой (страховой) деятельности работников и фактически считается электронной трудовой книжкой. Правильное заполнение этого отчета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП, ред. 3.1) требует не только внимательности, но и корректной предварительной настройки.

Предлагаем пошаговую инструкцию по работе с формой ЕФС-1 Подраздел 1.1 в 1С:ЗУП на основе рекомендаций экспертов.

Подготовка системы: настройка трудовых функций и кодов ОКЗ

Прежде чем формировать отчет, убедитесь, что в базе 1С:ЗУП для всех должностей установлены корректные коды по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ), поскольку они являются обязательными реквизитами ЕФС-1.

Шаг 1. Настройка трудовой функции

С 1 января 2026 года, согласно с Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 16 мая 2025 г. №423-ст, вводится в действие новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016-2025.

Шаг 2. Привязка к должности

Созданная трудовая функция должна быть привязана к соответствующей должности в справочнике Должности. Для этого нужно открыть меню Настройка → Предприятие → Должности. Здесь вводится наименование должности, а коды для нее автоматически загружаются из классификатора.

Заполнение данных для особых режимов работы

Для корректного отражения сведений о совместителях, дистанционных работниках, а также работниках с особым статусом (иностранные граждане) необходимо провести дополнительные настройки в кадровых документах.

При оформлении кадровых мероприятий (прием, перевод, ГПХ), необходимо в документе на вкладке Главное установить флажок Отразить в трудовой книжке и выбрать правильные Трудовую функцию и Код по ОКЗ.

Кадры / Персонал

Изменения в трудовом законодательстве и бухгалтерском учете с 1 сентября 2025 года: полный обзор

Александра Кадынцева

21.08.2025

3 450

Формирование ЕФС-1 при кадровых и ГПХ мероприятиях

Сведения о большинстве кадровых событий (прием, увольнение, перевод) и заключении/расторжении договоров гражданско-правового характера (ГПХ) заполняются в 1С:ЗУП автоматически.

ЕФС-1 при кадровых мероприятиях

ЕФС-1 при договоре ГПХ

Процесс аналогичен оформлению кадровых мероприятий:

Для отправки используйте клавиши Выгрузить (для стороннего ПО) или Отправить (при наличии прямого подключения к СФР). Подраздел 1.1 всегда выгружается вместе с титульным листом. Если организация проводит несколько мероприятий (массовый прием), то с одним титульным листом формируется нужное количество Подразделов 1.1 для каждого принимаемого на работу сотрудника.

Чтобы договор ГПХ не признали трудовым (например, если в организации есть штатная должность с таким же наименованием, как и наименование кода договора гражданского правового характера), коды по ОКЗ для должностей и договоров ГПХ не должны совпадать.

ЕФС-1 при отказе от бумажной трудовой книжки

С 2021 года в России используются электронные трудовые книжки. Однако в случае, если работник сохранил бумажную и до сих пор работал по ней или не был трудоустроен с 2020 года, он должен перейти на электронный формат ведения трудовой.

Для этого работник должен подать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Отчетность по форме ЕФС-1 при этом все равно подается. Работник подает заявление с просьбой формировать на него трудовые сведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. В течение 3 рабочих дней эта запись вносится в бумажную трудовую, и она закрывается. Дальнейшее ее ведение невозможно. Параллельно с этим до 25 числа месяца нужно направить ЕФС-1 в СФР, чтобы Социальный фонд знал, что на работника отныне ведется отчетность только в электронном виде.

Для этого нужно открыть раздел Кадры перейти в Электронные трудовые книжки, нажать Создать и выбрать тип документа Заявление о предоставлении сведений.

Далее нужно указать дату, выбрать сотрудника и вид заявления, а затем нажать Записать или Провести и, при необходимости, нажать Печать.

Далее подготовленное заявление нужно отправить в СФР. Для этого опять нужно открыть раздел Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → ЕФС-1. Далее нужно нажать Заполнить всеми мероприятиями. Отчет формируется с датой подачи заявления и сведениями о переходе на ЭТК.

1С-Отчетность

Астрал iКЭДО

Продукты 1С

Приостановление трудового договора по ст.351.7 ТК РФ

Если сотрудник мобилизован, отдел кадров организации инициирует приостановление трудового договора по ст.351.7ТК РФ до окончания воинской службы и уведомляет об этом СФР не позднее следующего рабочего с момента приостановки трудового договора. Период приостановки в связи с воинской службой войдет в страховой стаж сотрудника в двойном размере и будет профинансирован из бюджета.

Для внесения соответствующей записи в ЭТК откройте раздел Кадры. Затем перейдите в подраздел Все кадровые документы. Нажмите Создать. Выберите Приостановление трудовых договоров. Далее нужно установить дату и из справочника выбрать основание приостановления. Далее нужно проставить соответствующие флажки и в табличной части создать список через Подбор или Добавить. Здесь еще раз нужно проставить дату. Затем нужно нажать Печать, а далее Создать приказ. На финальном этапе документ нужно выбрать Провести и закрыть.

Чтобы кого-то принять на должность сотрудника, у которого временно приостановлен трудовой договор, нужно проставить флажок Освободить ставку на период приостановления и флажок Отразить в трудовой книжке для формирования ЕФС-1.

После окончания срока службы сотрудник возобновляет трудовой договор по ст.351.7ТК РФ.

Отчетность, бухучет и налоги

Больничный после военной службы в 2025 году: все, что нужно знать демобилизованным

Александра Кадынцева

30.09.2025

605

Исправление и отмена ранее направленных сведений

Для внесения изменений или отмены ранее поданных сведений в ЕФС-1 в 1С:ЗУП нужно сформировать исправительную ЕФС. Исправления можно вносить в течение месяца с момента подачи отчета с ошибочными сведениями.

Для этого нужно выбрать раздел Кадры затем перейти в Электронные трудовые книжки. Далее нужно нажать Создать и перейти в раздел Регистрация трудовой деятельности.

Здесь нужно установить дату и выбрать мероприятие, которое нужно скорректировать. Чтобы внести изменения в данные, нужно нажать клавишу Изменить. Для полной отмены сведений используйте клавишу Отменить. В нижней строке внесите верные сведения, а затем нажмите Провести и закрыть.

Чтобы сформировать корректирующей ЕФС-1 нужно открыть раздел Кадры, а затем перейти в Электронные трудовые книжки и нажать Создать, выбрав Сведения ЕФС-1.

Открыв раздел, нажмите Заполнить. В графе Мероприятие отразятся прежние (отменяемые) и новые (корректирующие) сведения.

По клавише Печать создайте ЕФС-1, где будет установлен необходимый признак отмены. Исправленный документ отправляется в СФР.

Выводы и рекомендации

Заполнение подраздела 1.1 ЕФС-1 в 1С:ЗУП требует, чтобы все кадровые документы были проведены в программе своевременно, так как отчет генерируется на их основе. Регулярная сверка данных и корректное заполнение трудовых функций — залог успешной сдачи отчетности.