Кадровый электронный документооборот

Что такое кадровый ЭДО

В соответствии с положениями ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, кадровый электронный документооборот (КЭДО) определяется как создание, подписание, применение и хранение кадровой документации в электронном виде. Трудовое законодательство разрешает оформлять электронные кадровые документы без их дублирования на бумагу.

Какие документы можно перевести в электронный вид

В рамках перехода на КЭДО в электронный вид может быть переведена практически вся документация, которая оформляется на бумаге или с которой сотрудники должны быть ознакомлены под подпись. Например, трудовой или ученический договор, приказ о предоставлении отпуска, распоряжение о применении дисциплинарного взыскания и другие кадровые документы.

Однако есть исключение. Несмотря на то что ТК РФ разрешает оформление трудовой книжки сотрудника в электронном виде, правила КЭДО на неё не распространяются. Об этом сказано в ч. 3 ст. 22.1 ТК.

Помимо трудовых книжек, правила КЭДО не применяются к следующим документам:

• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• журнал инструктажа по охране труда.

Все вышеперечисленные документы, кроме трудовой книжки, необходимо оформлять на бумаге в обязательном порядке.

Какие ЭЦП применяются в КЭДО

Для подписания электронных кадровых документов могут применяться разные виды электронных подписей. В КЭДО используется как квалифицированные и неквалифицированные ЭП, так и простые.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) необходима руководству и должностным лицам. Сотрудники кадрового отдела используют КЭП для работы с кадровой отчётностью, а также подписания документов, которые разрешены в КЭДО.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) нужна всем сотрудникам, чтобы подписывать договоры (трудовой, ученический, о материальной ответственности и др.) и прочие кадровые документы, которые ведутся в электронном формате. Такой вид подписи наиболее востребован для КЭДО при большой численности сотрудников в штате.

Простая ЭП используется в тех случаях, когда достаточно связки логин/пароль или другой формы, удостоверяющей личность. Она оформляется в информационной системе работодателя. Чтобы получить ПЭП, необходимо лишь согласие сотрудника на КЭДО. Если документ заверяется печатью, простой электронной подписи для его подписания недостаточно. В этом случае необходима квалифицированная или неквалифицированная ЭП.

Обязан ли работодатель перейти на кадровый ЭДО

Перейти на кадровый ЭДО может любой работодатель, будь то ИП или ООО. При этом переход не является обязательным, работодатель вправе остаться на бумажном кадровом документообороте.

Тем не менее с 1 сентября 2022 года работодатели должны обеспечить взаимодействие с сотрудниками через платформу «Работа в России». Кроме того, к 2023 году Правительство РФ планирует ввести стандартизированные формы для всех кадровых документов, которые разрешено вести в электронном виде. Поэтому обязательность кадрового ЭДО — лишь вопрос времени.

Обязаны ли сотрудники переходить на КЭДО

Если работодатель принял решение о переходе, он обязан уведомить сотрудников об этом. Сотрудники вправе выбрать, останутся ли их кадровые документы на бумаге или будут переведены в электронный формат.

Если сотрудник отказался от КЭДО, его документы останутся в бумажном виде. Вести кадровые документы сотрудника на бумаге будут и в том случае, если он не дал ни согласия, ни отказа. Однако в обоих случаях присоединиться к КЭДО можно будет позже. Документы тех сотрудников, которые согласились на КЭДО, напротив, уже нельзя будет вести на бумаге, если они изъявят такое желание.

Если у сотрудника нет трудового стажа, его согласия на КЭДО спрашивать не будут. В этом случае он будет переведён на КЭДО автоматически, при условии, что работодатель применяет кадровый электронный документооборот.

Что нужно для перехода на КЭДО

Чтобы перейти на кадровый ЭДО, необходимо разработать локальный нормативный акт, который можно разделить на две части: с описанием порядка перехода на КЭДО и с описанием порядка его ведения.

Кроме того, переход на КЭДО потребует наличия информационной системы в компании и электронных подписей у её сотрудников. В качестве системы КЭДО работодатель может воспользоваться инфосистемой собственной разработки или выбрать готовое решение.

В регламенте должны быть описаны следующие ключевые моменты:

• ответственное лицо;
• сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
• сроки для ответа и ознакомления с документами;
• сведения о выбранной системе КЭДО и порядок доступа к ней;
• дата начала работы в системе;
• список документов, которые будут вестись в электронной форме;
• категории работников, в отношении которых будет применяться кадровый ЭДО;
• порядок проведения инструктажа;
• сроки хранения документов и их передачи в архив.