Кадры / Персонал

Кадровая отчетность: формы и сроки

24.11.2025

10 030

2 минуты

Кадровая отчетность обязательна для всех организаций и ИП, имеющих наемных сотрудников. Она представляет собой совокупность сведений, которые работодатель регулярно или по прошествии определенных событий передает в госорганы, например, в ФНС, Соцфонд, Росстат. Своевременная и корректная сдача кадровой отчетности необходима для подтверждения трудового стажа работников, обеспечения их социальных и пенсионных прав, а также для государственного контроля за рынком труда и соблюдением трудового законодательства.

В статье рассмотрим актуальный состав кадровой отчетности, а также сроки и порядок подачи документов в контролирующие органы.

Кадры / Персонал

Социальный фонд России: что нужно знать каждому

Дарья Алексеева

26.08.2025

6 881

Отчетность в органы статистики имеет свою специфику: она сдается по принципу выборочного наблюдения. Это значит, что сроки, периодичность и сами формы зависят от того, попала ли организация в специальную выборку Росстата.

Работодатель обязан сдать отчет только в том случае, если Росстат включил его организацию в выборочное наблюдение. Чтобы избежать штрафов, необходимо самостоятельно проверять свою обязанность сдачи отчетности на официальном сайте Росстата в разделе «Индивидуальный перечень форм по ИНН / ОГРН (ОГРНИП) / ОКПО».

Перечислим основные формы статистической отчетности по кадрам.

Форма № П-4. Этот отчет содержит сведения о численности и заработной плате работников. Периодичность сдачи зависит от объема бизнеса: крупные организации отчитываются ежемесячно, а малые — ежеквартально. Срок сдачи — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Форма № 1-Т. Эта форма также содержит сведения о численности и оплате труда, но сдается один раз в год, как правило, субъектами малого предпринимательства, которые освобождены от ежемесячной/ежеквартальной сдачи формы № П-4. Срок сдачи — не позднее 31 января года, следующего за отчетным.
Форма № П-4 (НЗ). Данный отчет содержит информацию о неполной занятости и движении персонала. Форма сдается ежеквартально. Срок сдачи — не позднее 8 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Форма № 1-Т (условия труда). Этот документ касается состояния условий труда и оформляется теми, чья деятельность связана с определенными сферами (например, сельское хозяйство, водоснабжение, лесное хозяйство). Форма сдается ежегодно. Срок сдачи — не позднее 21 января года, следующего за отчетным.
Прочие периодические формы. Существуют и другие, менее регулярные отчеты, которые сдаются в рамках выборочного наблюдения (например, № 57-Т о зарплате по профессиям или № 1-Т (проф) о потребности в работниках). Их периодичность (раз в год или раз в два года) и конкретные сроки устанавливаются Росстатом индивидуально для каждого отчетного периода.

Формы статистической отчетности утверждены Приказом Росстата от 31.07.2024 № 338. Но следует учитывать, что некоторые формы были обновлены Приказом Росстата от 22.07.2025 № 348, и их применение обязательно с 1 января 2026 года.

Отчетность, бухучет и налоги

Отчёт П-4 в статистику

Александра Кадынцева

04.03.2025

103 373

Основным получателем кадровых сведений, необходимых для ведения персонифицированного учета и обеспечения социальных гарантий работников, является Социальный фонд России. Основным видом отчетности, предоставляемым в СФР, является ЕФС-1 — единая форма сведений. Сдавать этот отчет обязаны все организации и ИП, у которых есть наемные сотрудники, работающие по трудовым договорам или по договорам ГПХ, предусматривающим уплату страховых взносов.

Актуальный бланк ЕФС-1 утвержден Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Форма ЕФС-1 объединяет в себе сведения о трудовой деятельности и страховом стаже сотрудников, а также сведения о начисленных страховых взносах на травматизм. Но работодателям обычно не приходится заполнять все сразу, так как отдельные разделы и подразделы ЕФС-1 сдаются с разной периодичностью:

подраздел 1.1 (сведения о трудовой/иной деятельности) — не позднее следующего рабочего дня при приеме или увольнении, не позднее 25 числа следующего месяца при прочих кадровых событиях;
подраздел 1.2 (сведения о стаже) и подраздел 2 (сведения об особенностях условий работы) — ежегодно до 25 января;
раздел 2 (сведения об отчислениях на травматизм) — ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

При заполнении сведений о трудовой деятельности необходимо обязательно указывать код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Это требование критически важно для корректной сдачи отчета.

Отчетность, бухучет и налоги

Отчет ЕФС-1

Дарья Алексеева

17.02.2025

534 942

В ФНС работодатели обязаны предоставлять три формы кадровой отчетности, которые формируются на основании данных о персонале и заработной плате.

Расчет по страховым взносам. РСВ сдается для расчета и контроля уплаты основных видов страховых взносов, которые регулируются Налоговым кодексом. РСВ содержит сведения о начисленных взносах на обязательное пенсионное, медицинское страхование и взносах на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Актуальная форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. РСВ сдается ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Отчет 6-НДФЛ. Эта форма отчетности предназначена для предоставления сведений о доходах, выплаченных сотрудникам, а также об исчисленном, удержанном и перечисленном в бюджет налоге на доходы физических лиц. Отчет содержит обобщенные суммы начисленных доходов и НДФЛ за отчетный период. Актуальная форма утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Ежеквартальный 6-НДФЛ сдается не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а годовой — не позднее 25 февраля следующего года.
Персонифицированные сведения о физлицах. Этот отчет сдается для предоставления данных о застрахованных лицах. Он содержит минимальный набор сведений: ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в пользу работника за отчетный месяц. Цель отчета — обеспечить ежемесячный контроль со стороны ФНС за правильностью начислений в пользу физических лиц. Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Перссведения сдаются ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.

Отчетность, бухучет и налоги

Дарья Алексеева

Работодатели обязаны регулярно взаимодействовать с Центром занятости населения. Основные требования к предоставлению информации регулируются Федеральным законом от 12.12.2023 № 565-ФЗ.

В рамках этой обязанности компании должны регулярно информировать ЦЗН о наличии вакансий, а также подавать отчетность о выполнении квоты для приема на работу инвалидов, если такая квота установлена для региона. Сроки сдачи этой отчетности, как правило, устанавливаются ежемесячно, но могут варьироваться в зависимости от конкретного субъекта Российской Федерации.

Важно также учитывать дополнительные гарантии по трудоустройству граждан, особо нуждающихся в социальной защите. Например, в отношении лиц в возрасте до 18 лет может осуществляться резервирование отдельных видов работ (профессий) или определяться число рабочих мест для их трудоустройства. Это изменение в основных гарантиях прав ребенка обусловлено Федеральным законом от 04.11.2025 № 408-ФЗ.

Работодатель обязан не только вести внутренний учет военнообязанных, но и регулярно обмениваться информацией с военными комиссариатами. Основные отчетные обязанности включают подачу следующих сведений и документов:

сообщения о приеме и увольнении — в течение 5 дней со дня приема или увольнения сотрудника, подлежащего воинскому учету, необходимо подать сведения об этом факте в военкомат;
сообщения об изменениях учетных данных — в течение 5 дней необходимо сообщать об изменениях учетных данных сотрудника (смена места жительства, семейного положения, получение образования или новой должности);
ежегодные списки для первоначальной постановки — ежегодно, как правило, до 1 ноября, подаются списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году;
проведение сверок — не реже одного раза в год (чаще всего, до 31 декабря) проводится сверка данных воинского учета организации с данными военкомата.

Отчетность, бухучет и налоги

Отчетность в военкомат

Александра Кадынцева

11.02.2025

70 546

Чтобы избежать штрафов и оптимизировать процесс, необходимо руководствоваться следующими ключевыми рекомендациями.

Ежегодно проверяйте по ИНН или ОКПО на официальном сайте Росстата, попала ли ваша компания в выборочное наблюдение.
Строго контролируйте события, требующие немедленной подачи информации. Прием, увольнение и заключение договоров ГПХ (ЕФС-1), а также приемы и увольнения военнообязанных требуют отправки сведений в течение одного или пяти рабочих дней.
Настройте кадровый учет таким образом, чтобы при оформлении любого кадрового события автоматически подбирался код выполняемой функции по ОКЗ. Отсутствие этого кода в Подразделе 1.1 формы ЕФС-1 приводит к непринятию отчета.
Своевременно обновляйте программное обеспечение, чтобы использовать только актуальные бланки, утвержденные последними приказами.
Назначьте ответственного за воинский учет сотрудника и разработайте строгий внутренний регламент для ведения учета и ежегодной сверки данных с военкоматом. Учитывайте последние изменения, связанные с цифровым реестром повесток.