Кадры / Персонал

Кадровый учет в организации

21.11.2025

12 405

3 минуты

Все организации, даже если у них нет наемного персонала, обязаны вести кадровое делопроизводство. В статье расскажем, зачем вести кадровый учет, какие документы являются обязательными, какую ответственность несет организация в случае нарушений и почему уже сейчас необходимо перевести кадровый учет в электронный формат.

Кадровый учет необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приеме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.

На организациях-работодателях лежит ответственность по регулированию трудовых отношений с наемным персоналом. Этого требует трудовое законодательство. Ведение кадрового делопроизводства приводит к обороту большого объема документов. При этом кадровые документы подлежат строгому учету и регистрации.

Ведение кадрового учета необходимо, поскольку:

этого требует трудовое законодательство;
это позволяет установить двухстороннюю связь между сторонами трудовых отношений;
отношения между наемным персоналом и работодателем должны быть упорядочены;
при правильном ведении документов можно избежать спорных и конфликтных ситуаций, а также штрафов.

Кадры / Персонал

Кадровый учет и отчетность при неполной ставке

Дарья Алексеева

09.10.2025

4 358

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, некоторые из них могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы.

Все организации, за исключением микропредприятий, должны иметь локальные нормативные акты, регулирующие специфику взаимодействия с сотрудниками. Помимо обязательной кадровой документации, есть документы, которые нужно вести только при определенных условиях, например, при работе в опасных условиях труда.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
личные дела;
личные карточки;
приказы (о приеме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счет, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
командировочные документы;
табели по учету рабочего времени работников;
должностные инструкции;
положение об оплате труда;
расчетные листы;
согласия на обработку персональных данных и др.

Кадры / Персонал

Заполнение электронной трудовой книжки (подраздел 1.1 ЕФС-1) в 1С:ЗУП в 2025 году: подробное руководство

Феоктистова Екатерина

29.07.2025

9 381

Чтобы корректно вести кадровый учет сотрудников и соответствовать трудовому законодательству, работодатели должны учитывать ряд требований к оформлению документов и регулированию трудовых отношений.

При составлении штатного расписания и трудовых договоров для некоторых категорий работников требуется указывать код выполняемой функции по ОКЗ. Это требование обязательно для должностей, связанных с предоставлением компенсаций, льгот или ограничений по ТК РФ (например, досрочная пенсия или работа во вредных условиях). Для упрощения подбора корректного кода можно воспользоваться новым цифровым сервисом ВНИИ ТРУДА Минтруда.
При оформлении организационно-распорядительной документации следует применять новую редакцию национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Названия должностей и профессий в штатном расписании и других документах необходимо актуализировать в соответствии с новым классификатором ОКПДТР (016-2025), который вступает в силу 1 января 2026 года.
Сверхурочная работа имеет строгие ограничения: не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). Важно помнить, что при суммированном учете рабочего времени часы переработки рассчитываются и признаются сверхурочной работой только после завершения учетного периода.
Продолжительность работы (смены) в ночное время (с 22:00 до 06:00) сокращается на один час без последующей отработки, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (ст. 96 ТК РФ).
Для работы по вахтовому методу в ЛНА должно быть прописано, что часы переработки, не кратные целому рабочему дню, могут накапливаться и суммироваться в течение календарного года. Взамен работнику предоставляются дополнительные дни междувахтового отдыха с оплатой в размере дневной тарифной ставки (ч. 4 ст. 301 ТК РФ).
При работе с лицами в возрасте до 18 лет кадровой службе следует учитывать законодательно установленные для них дополнительные гарантии, включая сокращенное рабочее время, более продолжительный отпуск и особые гарантии при расторжении трудового договора (Федеральный закон от 04.11.2025 № 408-ФЗ).

Если организация не будет вести кадровый учет или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, такие нарушения повлекут за собой административную ответственность в соответствии с КоАП РФ.

Вид нарушения	Ответственность для должностных лиц	Ответственность для юрлиц	Основание (статья КоАП РФ)
Общее нарушение трудового законодательства (отсутствие/неправильное оформление документов, несвоевременное ознакомление)	Предупреждение или штраф: 1 000 – 5 000 рублей	Предупреждение или штраф: 30 000 – 50 000 рублей	Ч. 1 ст. 5.27
Повторное совершение общего нарушения по ст. 5.27	Дисквалификация от 1 года до 3 лет	Штраф: 50 000 – 70 000 рублей	Ч. 2 ст. 5.27
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора	Штраф: 10 000 – 20 000 рублей	Штраф: 50 000 – 100 000 рублей	Ч. 4 ст. 5.27
Нарушение в области охраны труда (например, отсутствие инструктажа, медосмотра)	Штраф: 2 000 – 5 000 рублей	Штраф: 50 000 – 80 000 рублей	Ч. 1 ст. 5.27.1
Непредставление сведений в СФР (в частности, отчетности ЕФС-1)	Штраф: 300 – 500 рублей	Не применяется	Ст. 15.33.2
Нарушение правил обработки персональных данных (в т.ч. несоблюдение принципов обработки)	Штраф: 10 000 – 20 000 рублей	Штраф: 60 000 – 100 000 рублей	Ч. 1 ст. 13.11

В дополнение к прямому административному наказанию работодатели сталкиваются с возрастающими рисками, связанными с ужесточением законодательства в области защиты прав работников и правил обработки данных.

Расширение перечня споров, по которым работники могут получить бесплатную юридическую помощь (Федеральный закон от 04.11.2025 N 407-ФЗ). Это касается споров об отказе в заключении трудового договора, о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, а также о компенсации морального вреда. Усиление правовой поддержки работников повышает вероятность судебных разбирательств, что требует от работодателей безупречного ведения кадровой документации.
Необходимо строго соблюдать требование локализации баз данных: запрещено хранение, систематизация, накопление, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ с использованием баз данных, находящихся за пределами России (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

1С-Отчетность

Астрал Подпись

Астрал iКЭДО

Сейчас любая организация с работниками может перейти на кадровый электронный документооборот. Это регулируется Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Основное преимущество кадрового ЭДО — возможность оптимизации делопроизводства за счет:

экономии средств на бумаге, печати и почтовых расходах;
автоматизации процессов подписания и хранения документов;
практически полной цифровизации кадровых документов.

КЭДО имеет особое значение при работе с удаленным персоналом. Работодатель может оперативно заключить трудовой договор или обменяться любыми документами с соискателем или сотрудником, который проживает в другом городе или даже стране, что значительно упрощает взаимодействие. Для обмена документами с удаленным работником потребуется только организовать ЭДО и обеспечить сотрудника электронной подписью.

Переход на обязательный КЭДО неизбежен. На сегодняшний день кадровый электронный документооборот остается добровольным для работодателей. Однако, учитывая общую тенденцию государства к цифровизации, начинать внедрение системы стоит уже сейчас. Это позволит организации подготовить инфраструктуру, обучить сотрудников и минимизировать риски, связанные с внезапным обязательным переходом в будущем.

ЭДО

Машиночитаемые доверенности в КЭДО

Дарья Алексеева

13.11.2025

8 238