Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО

Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.

Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:

• список документов, обмен которыми вы предлагаете обмениваться через ЭДО — счет-фактура, договор, соглашение, накладная и так далее;
• правовую базу перехода на ЭДО: приказ Министерства финансов РФ № 174 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ «Счет-фактура», ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи», ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
• какую выгоду принесет переход на электронный документооборот;
• порядок подключения к системе ЭДО: выбор оператора, установка программ, подписание соглашения об электронном документообороте с контрагентом.

Пример письма-приглашения на ЭДО

Пример письма-рассылки для контрагентов компании:

Уважаемые партнеры!

ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы Доки от группы компаний «Астрал».

В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.

Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и ресурсов организации на делопроизводство: формирование, получение, регистрацию, согласование документов;
• отслеживание движения документации в режиме онлайн, исключение риска потери важных бумаг;
• возможность предоставления электронной документации в контролирующие ведомства, включая ФНС и ПФР, без необходимости распечатывания бумажных аналогов.

ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.

Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:

• получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
• выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
• принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;
• подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП.

В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.

Соглашение об ЭДО

При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:

• предмет соглашения (обмен документацией в электронном виде);
• как использовать квалифицированную цифровую подпись;
• нормативную базу ЭДО;
• порядок работы с оператором ЭДО;
• порядок обмена документами;
• сроки действия соглашения, правила внесения изменений;
• реквизиты и подписи сторон.

Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Причины отказа от перехода на ЭДО

Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.

Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.

Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.

Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы 1С-ЭДО не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.

Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.

Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.

Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот

Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.

Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.

Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.

Система Доки /1С-ЭДО имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.