ОФД

Как избежать штрафов: все о работе с онлайн-кассой при курьерской доставке

Александра Кадынцева

14.10.2025

Онлайн-торговля и курьерская доставка развиваются стремительными темпами и считаются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Однако вместе с удобством и скоростью для бизнеса приходят и новые вызовы, особенно в части соблюдения законодательства. Одно из наиболее острых и часто вызывающих вопросы направлений – это работа с онлайн-кассами и фискализация расчетов при курьерской доставке. Давайте разберемся в нюансах.

Закон 54-ФЗ обязывает применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при любых расчетах с покупателями, включая дистанционную торговлю. Для курьерской доставки это означает, что каждый расчет – будь то предоплата на сайте или оплата наличными при получении – должен подлежать фискализации.

Главное отличие такого способа расчета – это динамичность и разнообразие сценариев оплаты. Если в магазине касса стационарна, то при доставке чек может пробиваться как на сайте, так и «в поле» – курьером.

Моментом расчета, при котором должен быть выдан чек, считается момент получения денежных средств от покупателя. При онлайн-оплате это происходит при списании средств с карты покупателя, при оплате курьеру – при передаче наличных или успешной транзакции по карте.

Чек формирует продавец товара или услуги. В случае агентской схемы (например, через маркетплейс), продавец и агент могут пробивать свои чеки, отражая свои части сделки.

Электронный чек должен быть отправлен покупателю не позднее следующего рабочего дня с момента расчета. При личном расчете курьер обязан выдать бумажный чек (или предложить отправить электронный) во время оплаты.

Нарушения 54-ФЗ могут привести к серьезным финансовым санкциям. Например, за непробитие чека или его невыдачу предусмотрены штрафы: для должностных лиц – от 10 000 до 30 000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 рублей или до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ (но не менее 30 000 рублей). Повторные нарушения могут повлечь приостановление деятельности.

Астрал ОФД

Передача чеков и отчеты о состоянии онлайн-кассы в соответствии с 54-ФЗ

Подробнее

Разнообразие способов оплаты при курьерской доставке требует четкого понимания, как и когда пробивать чеки в каждом конкретном случае. Разберем каждый из способов.

Предоплата на сайте (онлайн-оплата)

В этом случае чек формируется в момент получения денежных средств от покупателя, то есть сразу после онлайн-оплаты на сайте. В нем обязательно указывается признак способа расчета.

Если оплачена полная стоимость товара, это будет «ПРЕДОПЛАТА 100%» или «ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ». Если внесена частичная предоплата, то — «ПРЕДОПЛАТА» или «АВАНС». Важно корректно отразить сумму полученных средств и наименование товара/услуги.

Если на сайте была внесена частичная предоплата, то при получении товара и доплате курьеру необходимо пробить второй чек на оставшуюся сумму, указав признак расчета «ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ» или «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ».

Александра Кадынцева

Оплата курьеру наличными или картой при получении

Согласно 54-ФЗ, при получении оплаты непосредственно от покупателя продавец обязан выдать чек в момент расчета. Это требование распространяется и на курьеров.

Варианты фискализации:

Мобильная онлайн-касса у курьера, чтобы пробивать чеки на месте и выдавать бумажные или отправлять электронные.
Облачная касса и мобильное приложение на смартфоне курьера. Курьер использует смартфон с установленным приложением.
Принцип «одной кассы». В этом случае курьер принимает оплату (наличными или по мобильному POS-терминалу), а затем передает данные в стационарную кассу компании. Чек фискализируется на стационарной кассе и отправляется покупателю электронно (SMS, email). Важно, чтобы передача данных и пробитие чека происходили в момент расчета.

Оплата через платежного агента/посредника (маркетплейсы, службы доставки, агрегаторы)

При работе через платежного агента, например, маркетплейс, могут возникать две схемы:

Агент пробивает свой чек на комиссию. Маркетплейс, выступая агентом, пробивает чек на свою комиссию за услуги.
Поставщик (принципал) пробивает чек на товар. Основной чек на полную стоимость товара пробивает сам продавец (принципал), поскольку он является получателем оплаты за товар.

Важно четко прописать в договоре с платежным агентом, кто и за что пробивает чеки, чтобы избежать дублирования или пропуска фискализации. Зачастую агент пробивает чек, в котором указывает, что действует от имени и за счет принципала, а принципал, в свою очередь, получает средства от агента и пробивает свой чек на приход денег.

Оплата через СБП (Система быстрых платежей)

Для приема оплаты через СБП необходимо подключиться к банку, который является участником СБП, и интегрировать эту систему в свой сайт или мобильное приложение. Курьер может генерировать QR-код для оплаты через СБП на своем смартфоне.

Оплата через систему быстрых платежей также относится к безналичным расчетам, и на нее распространяются все требования 54-ФЗ. Чек должен быть сформирован в момент поступления средств. Этот процесс обычно автоматизируется при интеграции к системе быстрых платежей с кассовым решением.

Самовывоз

При самовывозе покупатель забирает товар непосредственно в точке выдачи. В этом случае фискализация происходит как при обычной стационарной торговле – чек пробивается на обычной онлайн-кассе в пункте выдачи в момент оплаты или передачи товара.

Правильный выбор кассового оборудования — залог эффективной и бесперебойной работы курьерской службы. Существует несколько основных типов решений, каждое со своими преимуществами и недостатками.

Мобильные онлайн-кассы (автономные)

Это компактные, переносные устройства, которые включают в себя фискальный накопитель, печатающее устройство и модуль для передачи данных в ОФД. Они работают от аккумулятора и часто имеют встроенный эквайринг (POS-терминал).

Преимущества:

Не требуют постоянного подключения к интернету (данные могут быть переданы позже при появлении связи).
«Включил и работай» – идеальное решение для небольших объемов.
Идеальны для курьеров, работающих в разных районах без стабильного доступа к сети.

Недостатки:

Сравнительно высокая цена на покупку каждого устройства.
Вес и размеры могут быть неудобны для курьеров.
Необходимость постоянного контроля заряда.
Требуют периодического обслуживания, замены ФН.

Кому подходит: Малым и средним предприятиям с небольшим количеством курьеров или специализированным службам доставки, где автономность критична.

В интернет-магазине «Астрал ККТ» представлены мобильные онлайн-кассы, которые соответствуют требованиям 54-ФЗ.

Облачные кассы (аренда онлайн-кассы)

Физическая онлайн-касса устанавливается в специализированном дата-центре провайдера. Вы получаете к ней удаленный доступ через облачный сервис. Курьеры используют мобильное приложение на своем смартфоне, которое отправляет данные о платеже в эту удаленную кассу.

Преимущества:

Нет затрат на покупку. Оплата ежемесячной абонентской платы.
Все заботы по обслуживанию, ремонту и замене ФН берет на себя провайдер.
Возможность централизованного контроля и управления всеми операциями.
Легко интегрируются с интернет-магазинами, CRM-системами и мобильными приложениями курьеров.
Простота подключения новых курьеров без покупки дополнительного оборудования.

Недостатки:

Ежемесячные расходы на абонентскую плату.
Для работы курьерского приложения и передачи данных в облачную кассу требуется стабильное интернет-соединение (хотя многие решения могут работать в оффлайн-режиме с последующей передачей данных).

Кому подходит: Крупным интернет-магазинам, службам доставки с большим штатом курьеров, бизнесам, которые хотят минимизировать первоначальные инвестиции и снять с себя бремя обслуживания ККТ.

Приложения для смартфонов (программная касса)

Мобильное приложение, установленное на смартфон курьера, фактически является «удаленным пультом» для облачной кассы. Курьер вводит данные о платеже, и приложение отправляет их в облако для фискализации.

Современные смартфоны с доступом в интернет, достаточно производительные для работы приложения.

Преимущества:

Нет необходимости покупать специализированное оборудование для каждого курьера, используется уже имеющийся смартфон.
Курьеры привыкли к работе со смартфонами, что снижает время на обучение.
Всегда под рукой.

Недостатки:

Зависимость от батареи смартфона.
Зависимость от интернета для полноценной работы.
Риск потери/поломки.

При выборе кассового решения обращайте внимание на возможность интеграции с вашей CRM, учетными системами (1С и др.), а также с системами управления заказами и сайтом.

Вот несколько ключевых советов, чтобы избежать распространенных ошибок.

Обязательность отправки электронного чека (email, SMS)

Даже если курьер выдал бумажный чек, покупатель имеет право получить электронный чек. При онлайн-оплате электронный чек является основным.

Всегда предлагайте покупателю отправку чека на email или по SMS. Запрашивайте контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты) при оформлении заказа.

Нет связи у курьера

Современные мобильные и облачные кассовые решения способны работать в автономном режиме. Чек формируется, сохраняется в фискальном накопителе, а данные в ОФД передаются автоматически, как только появляется связь. Важно убедиться, что ваше кассовое решение поддерживает такую функцию. Отправка электронного чека в этом случае также произойдет после восстановления связи.

Важность ФН (фискального накопителя)

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия (15 или 36 месяцев, в зависимости от системы налогообложения и типа деятельности). По истечении этого срока ФН необходимо заменить. Неиспользование нового ФН или работа с просроченным ФН является нарушением. Следите за сроками! Заранее планируйте замену, чтобы избежать простоев в работе.

ОФД

Замена ФН: инструкция по перерегистрации онлайн-кассы

Александра Кадынцева

19.06.2025

48 959

Проверка корректности работы кассы и ОФД

Убедитесь, что ваша онлайн-касса исправно работает, а данные успешно передаются оператору фискальных данных (ОФД). Многие ОФД предоставляют личный кабинет, где можно отслеживать статус передачи чеков. Касса должна быть постоянно подключена к интернету для своевременной передачи данных. Проверяйте не только срок действия, но и его заполненность. Касса не должна выдавать ошибки фискализации.

ОФД

Замена ФН: инструкция по перерегистрации онлайн-кассы

Александра Кадынцева

19.06.2025

48 959

Правильная организация работы с онлайн-кассами при курьерской доставке – это не просто требование закона, это инвестиция в стабильность и репутацию вашего бизнеса. Выбор подходящего кассового решения, автоматизация процессов, выбор надежного оператора фискальных данных и постоянный контроль за соблюдением всех требований 54-ФЗ позволят вам избежать штрафов и сосредоточиться на развитии своей компании.

Регулярное техническое обслуживание и обновление программного обеспечения кассы помогут избежать сбоев и проблем в работе с ККТ.

Александра Кадынцева

14 октября 2025

Читайте по теме

ОФД

С 1 августа 2025 года применение онлайн-касс обязательно для предпринимателей всех регионов РФ