Как оформить поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, заказ-заявку и ЭТРН в 2026 году

С 1 сентября 2022 года ГИС ЭПД работает в промышленном режиме, и к февралю 2026 года через систему прошли десятки миллионов электронных перевозочных документов. При этом экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка) до сих пор не включены в ГИС ЭПД как самостоятельные типы, и единого утвержденного xml-формата для них нет. Экспедиторы вынуждены совмещать два контура: ЭТРН и электронную заказ-заявку (ЭЗЗ) формируют через ГИС ЭПД, а поручение и расписку оформляют через коммерческих операторов ЭДО в свободном электронном формате.

С принятием Федерального закона № 140-ФЗ от 07.06.2025 ситуация кардинально изменилась: с 1 сентября 2026 года ЭТрН и ЭЗЗ становятся обязательными для всех коммерческих грузоперевозок, а оформление бумажных транспортных накладных будет запрещено. Экспедиторам также необходимо учитывать новое требование о регистрации в реестре экспедиторов через ГосЛог (подача заявлений — с 01.03.2026 по 01.05.2026, после чего работа без реестра запрещена).

Такое расщепление документооборота создает конкретные проблемы: расхождения дат между поручением и ЭТРН, отсутствие единой цепочки подписей, вопросы налоговой при камеральных проверках. Статья разбирает последовательность оформления каждого документа, требования к подписям и реквизитам, а также налоговые риски, которые возникают при неполном комплекте электронных экспедиторских документов.

В статье вы узнаете:

Какие документы входят в цепочку экспедиторского ЭДО

Грузовладелец, который привлекает экспедитора, в 2026 году работает с двумя параллельными комплектами документов. Первый комплект регулирует отношения «клиент и экспедитор» по 87-ФЗ и Постановлению Правительства № 554. Второй комплект регулирует саму перевозку по Уставу автомобильного транспорта (259-ФЗ в ред. 140-ФЗ от 07.06.2025) и Правилам перевозок (Приказ Минтранса № 108).

Складская расписка (третий экспедиторский документ по 87-ФЗ) оформляется только при приемке груза экспедитором на склад и в большинстве автомобильных перевозок не используется.

Реестр экспедиторов в ГосЛог: новое обязательное требование 2026 года

Экспедиторам, планирующим работу во второй половине 2026 года, необходимо учитывать требование о регистрации в реестре экспедиторов через платформу ГосЛог. Порядок установлен Постановлением Правительства от 29.08.2025 № 1317.

Логистика и грузоперевозки

Положение о платформе ГосЛог: что утвердило Правительство в Постановлении №139 и как это затрагивает бизнес

Виталий Михейкин

20.02.2026

2 355

Ключевые даты:

Логистика и грузоперевозки

Постановление Правительства № 173: реестр экспедиторов на ГосЛог с 1 марта 2026 года

Виталий Михейкин

24.02.2026

2 069

Регистрация в реестре — необходимое условие для легальной экспедиторской деятельности. Без включения в реестр экспедитор не сможет оформлять ЭЗЗ и участвовать в электронном документообороте через ГИС ЭПД в качестве заказчика перевозки.

Последовательность оформления: что за чем

Ошибка, которая встречается чаще всего: экспедитор формирует ЭТРН раньше, чем получает поручение от клиента. С точки зрения логики перевозки это нормально (машина уже загружена, нужна накладная). С точки зрения налоговой проверки это создает вопрос: на каком основании экспедитор организовал перевозку, если поручения еще не было?

Рекомендуемая последовательность

Ни 87-ФЗ, ни Постановление № 554 не устанавливают жесткой календарной привязки между документами. Закон говорит о логической последовательности: сначала клиент поручает, потом экспедитор принимает груз, потом организует перевозку. Для налогового учета важно, чтобы даты документов эту логику не нарушали.

На практике цепочка выглядит так:

Можно ли оформить поручение и ЭТРН одной датой

Можно. Закон не запрещает совпадение дат. Если клиент выдал поручение утром, а груз передали перевозчику в тот же день, все четыре документа могут иметь одну дату. Главное, чтобы номер и дата поручения были указаны в ЭТРН (если экспедитор выступает грузоотправителем) и прослеживалась связь между документами.

Проблемы начинаются, когда дата ЭТРН раньше даты поручения. Для налоговой это сигнал: перевозка состоялась без правового основания. При камеральной проверке инспектор вправе запросить пояснения, а при выездной проверке это может стать основанием для отказа в принятии расходов.

Заказ-заявка и поручение экспедитору: в чем разница

Путаница между этими документами встречается даже у опытных логистов, потому что оба содержат похожие сведения: описание груза, маршрут, сроки. Различие в юридической функции и в том, какие отношения документ подтверждает.

Когда грузовладелец работает с перевозчиком напрямую (без экспедитора), поручение не нужно. Достаточно ЭЗЗ и ЭТРН. Когда в цепочке есть экспедитор, нужны оба документа: поручение фиксирует отношения «клиент и экспедитор», ЭЗЗ фиксирует отношения «экспедитор и перевозчик».

При мультимодальной перевозке (например, автомобиль + железная дорога) поручение экспедитору оформляется одно на всю перевозку, а ЭЗЗ формируются отдельно для каждого перевозчика на каждом плече. ЭТРН оформляется только на автомобильное плечо; для железнодорожного участка используется транспортная железнодорожная накладная по правилам СМГС или внутренних перевозок.

Кто и что подписывает в ЭТРН при работе через экспедитора

ЭТРН состоит из 8 титулов (Т1–Т8), каждый из которых подписывается определенным участником перевозки:

При участии экспедитора возникает вопрос: кто заполняет раздел 1 («Грузоотправитель») и кто ставит подпись при сдаче груза?

Экспедитор как грузоотправитель

Согласно п. 10 Правил перевозок (Приказ № 108), грузоотправителем в транспортной накладной указывается лицо, которое по договору перевозки сдает груз перевозчику. Если экспедитор принимает груз от клиента и затем передает его перевозчику, в разделе 1 ЭТРН экспедитор указывает себя как грузоотправителя. В разделе 1а («Клиент», если применимо) указываются данные фактического владельца груза.

Двойная схема подписания титулов Т2 и Т4

Принципиальная особенность ЭТРН — двойная схема подписания титулов Т2 (прием груза) и Т4 (подтверждение доставки). Каждый из этих титулов подписывается двумя лицами:

Такая схема обеспечивает, с одной стороны, оперативность (водитель подтверждает прием/сдачу груза на месте через мобильное устройство), а с другой — юридическую значимость (УКЭП логиста придает документу силу).

Когда экспедитор не указан в ЭТРН

Если экспедитор не принимает груз физически (клиент сам передает груз водителю перевозчика на своем складе), грузоотправителем в ЭТРН выступает клиент. Экспедитор в такой схеме не является стороной транспортной накладной. Его участие подтверждается только поручением экспедитору, экспедиторской распиской и договором транспортной экспедиции.

Эта схема распространена при экспедировании «без рук»: экспедитор организует перевозку (находит перевозчика, согласовывает маршрут и ставку), но физически с грузом не контактирует. Для бухгалтерского и налогового учета клиента при такой схеме комплект документов включает: договор ТЭ, поручение, экспедиторскую расписку, акт оказанных услуг экспедитора. ЭТРН подтверждает сам факт перевозки, но подписантом со стороны грузоотправителя является клиент, а не экспедитор.

Электронная подпись для экспедиторских документов в 2026 году

Требования к виду ЭП зависят от того, какой документ подписывается и через какую систему он проходит.

Для документов в ГИС ЭПД (ЭТРН, ЭЗЗ) вид подписи определен ПП № 2200 и нормами 140-ФЗ:

Для экспедиторских документов (поручение, расписка), которые оформляются через коммерческих операторов ЭДО вне ГИС ЭПД, требования определяются 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По ст. 9 402-ФЗ первичный учетный документ в электронной форме должен быть подписан электронной подписью в порядке, предусмотренном ст. 6 63-ФЗ. Для того чтобы электронный документ между двумя организациями имел юридическую силу без дополнительного соглашения о признании ЭП, нужна УКЭП.

Использование простой электронной подписи (ПЭП) или УНЭП для экспедиторских документов допустимо, но только если стороны заключили соглашение о признании такой подписи (ст. 6 ч. 2 63-ФЗ). Для целей налогового учета ФНС при камеральных проверках принимает документы с УКЭП без дополнительных вопросов; документы с УНЭП могут потребовать подтверждения наличия соглашения между сторонами.

Экспедиторская расписка: бумажная и электронная

Постановление Правительства № 554 (Правила транспортно-экспедиционной деятельности) было принято в 2006 году и по состоянию на февраль 2026 года не содержит прямого указания на допустимость электронной формы экспедиторских документов. Формулировки пунктов 5, 6 и 12 описывают «документ», не уточняя формат (бумажный или электронный).

При этом 402-ФЗ (ст. 9 ч. 5) прямо разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде с электронной подписью. Экспедиторская расписка, если она используется для подтверждения расходов в бухгалтерском учете, подпадает под действие этой нормы.

Позиция Минфина сводится к следующему: электронный документ, подписанный УКЭП и содержащий все реквизиты, предусмотренные ПП № 554 (п. 12), признается для целей бухгалтерского и налогового учета наравне с бумажным. Отдельного разъяснительного письма, посвященного именно электронной экспедиторской расписке, Минфин и ФНС к февралю 2026 года не выпустили, но общий подход к электронной первичке распространяется и на экспедиторские документы.

Обязательные реквизиты экспедиторской расписки

Перечень реквизитов установлен п. 12 ПП № 554:

При оформлении в электронном виде к этим реквизитам добавляется информация об электронной подписи: сертификат, удостоверяющий центр, дата и время подписания. Оператор ЭДО фиксирует эти данные автоматически.

Обязательные реквизиты электронного поручения экспедитору

Утвержденного ФНС или Минтрансом xml-формата (xsd-схемы) для электронного поручения экспедитору по состоянию на февраль 2026 года нет. Документ оформляется в свободном электронном формате через оператора ЭДО с соблюдением реквизитов, указанных в ПП № 554 (пп. 5-7).

Обязательные реквизиты поручения по ПП № 554:

Некоторые операторы ЭДО предоставляют шаблоны поручения экспедитору, которые содержат все обязательные реквизиты и позволяют заполнить документ в веб-интерфейсе или загрузить из учетной системы. Единообразия форматов между операторами нет: каждый использует собственную структуру xml или pdf с вложенной подписью.

Логистика и грузоперевозки

Форматы ЭПД для экспедиторов: проект приказа ФНС

Новость

10.02.2026

1 705

Налоговый учет: какие документы нужны для подтверждения расходов

Расходы на транспортную экспедицию принимаются для целей налога на прибыль по ст. 252, 254 и 265 НК РФ при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Вычет НДС по транспортно-экспедиционным услугам предоставляется по ст. 171-172 НК РФ на основании счета-фактуры и первичных документов, подтверждающих факт оказания услуги.

Минимальный комплект для подтверждения расходов на экспедирование

Для принятия расходов на транспортную экспедицию налоговая при камеральной проверке запрашивает: договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, акт оказанных экспедиторских услуг и счет-фактуру. Транспортная накладная (ЭТРН) подтверждает факт перевозки, но не заменяет экспедиторские документы.

Позиция ФНС и судебная практика последних лет однозначны: ЭТРН сама по себе не является основанием для принятия расходов на экспедирование. ЭТРН подтверждает договор перевозки (между экспедитором и перевозчиком), а не договор транспортной экспедиции (между клиентом и экспедитором). Если у клиента есть только ЭТРН без поручения и расписки, налоговая вправе отказать в принятии расходов, квалифицировав их как документально не подтвержденные.

Расхождения между поручением и ЭТРН

При камеральной проверке инспектор сопоставляет данные поручения экспедитору и ЭТРН: наименование груза, вес, маршрут, даты. Расхождения в весе груза (погрешность взвешивания), незначительные отклонения маршрута (объезд из-за ремонта дороги) обычно не вызывают вопросов при наличии пояснений. Существенные расхождения (другой груз, другой грузополучатель, разница в весе более 10%) могут стать основанием для углубленной проверки и запроса дополнительных документов.

Интеграция с 1С и ГИС ЭПД

Формирование ЭТРН из учетной системы 1С реализовано через модуль «1С-ЭПД», который обеспечивает прямую отправку электронных транспортных накладных в ГИС ЭПД. Модуль доступен для конфигураций «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», «1С:Управление торговлей» и «1С:TMS Логистика. Управление перевозками».

Продукты по направлению

Доки

1С-ЭПД

Астрал Подпись

Для экспедиторских документов (поручение, расписка) интеграция работает иначе. Поскольку эти документы не проходят через ГИС ЭПД, они формируются и отправляются через модули обмена с операторами ЭДО: «1С-ЭДО» или «Доки». Документ создается в 1С на основании данных договора транспортной экспедиции, заполняется по шаблону оператора ЭДО и отправляется контрагенту на подписание.

Типичная последовательность действий в 1С:

Настройка интеграции требует: подключения к оператору ЭДО (договор, сертификат УКЭП), подключения к ГИС ЭПД (регистрация в системе через Госуслуги, выбор оператора ИС), обновления конфигурации 1С до версии, поддерживающей актуальный формат ЭТРН.

Штрафы и ответственность

КоАП РФ не содержит отдельного состава за отсутствие экспедиторской расписки или поручения экспедитору. Ответственность наступает косвенно, через смежные нормы.

Основной финансовый риск связан не со штрафами по КоАП, а с налоговыми доначислениями. Отсутствие поручения экспедитору и экспедиторской расписки при камеральной проверке может привести к:

Обязательный переход на ЭТрН и ЭЗЗ с 01.09.2026

Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 внес изменения в 259-ФЗ (Устав автомобильного транспорта) и установил обязательность электронных перевозочных документов для всех коммерческих грузоперевозок с 1 сентября 2026 года.

Что это означает для экспедиторов:

Для экспедиторских документов (поручение, расписка) обязательного электронного формата по-прежнему нет. ПП № 554 не ограничивает форму, поэтому клиент и экспедитор вправе оформлять поручение и расписку в бумажном виде, электронном виде или комбинировать оба варианта. При смешанном документообороте важно обеспечить сквозную прослеживаемость: бумажное поручение и электронная ЭТРН должны содержать перекрестные ссылки (номер и дату поручения в ЭТРН, номер ЭТРН в акте оказанных услуг).

Логистика и грузоперевозки

Мультимодальные и международные перевозки: что уже работает, что в планах

Виталий Михейкин

13.02.2026

1 109

Хранение документов:

Исправление ошибок в ЭТРН

При обнаружении ошибки в данных экспедитора (неверный ИНН, название, адрес) в уже подписанной ЭТРН важно понимать: аннулирование ЭТРН невозможно — ни до, ни после полного подписания всеми участниками.

Если участник еще не подписал свой титул, он может отказаться от подписания (не подписать титул), после чего грузоотправитель формирует новую ЭТРН с корректными данными. Но это не «аннулирование документа» — исходная ЭТРН остается в системе.

Если ЭТРН подписана всеми участниками и перевозка завершена, допускается исправление попарно: формируется исправительный титул к конкретному титулу, содержащему ошибку. Исправительный титул подписывают обе стороны, участвовавшие в подписании исходного титула. Это не «корректировочная ЭТРН» как отдельный документ, а именно исправление конкретного титула в рамках существующей ЭТРН.

На практике исправление ЭТРН из-за ошибки в данных экспедитора встречается нечасто, потому что при интеграции с 1С данные контрагента подтягиваются из справочника автоматически. Ошибки чаще возникают при ручном вводе в веб-интерфейсе ГИС ЭПД или при работе через оператора ИС, который не синхронизирован с учетной системой.

Выводы и рекомендации

Электронный документооборот при перевозке через экспедитора в 2026 году работает в двух контурах. ЭТРН и ЭЗЗ проходят через ГИС ЭПД: юридические лица подписывают УКЭП, водители — ПЭП (простой электронной подписью) в рамках двойной схемы подписания титулов Т2 и Т4. Поручение экспедитору и экспедиторская расписка оформляются через коммерческих операторов ЭДО в свободном формате, потому что утвержденной xml-схемы для этих документов нет.

Последовательность оформления: поручение экспедитору → экспедиторская расписка → ЭЗЗ перевозчику → ЭТРН. Совпадение дат допустимо, обратный порядок (ЭТРН раньше поручения) создает налоговые риски.

Ключевые даты 2026 года для экспедиторов:

Для подтверждения расходов на экспедирование и вычета НДС одной ЭТРН недостаточно. Налоговая требует полный комплект: договор ТЭ, поручение, расписку, акт, счет-фактуру. Расхождения между поручением и ЭТРН (груз, вес, маршрут, даты) повышают вероятность углубленной камеральной проверки. При отсутствии документов доначисление налога на прибыль составит 25% от суммы расходов, НДС — 22% от стоимости услуг.

Практические рекомендации: зарегистрироваться в реестре экспедиторов через ГосЛог до 01.05.2026; настроить интеграцию 1С с оператором ЭДО и ГИС ЭПД, чтобы данные о грузе заполнялись из одного источника и не расходились между документами; использовать УКЭП для всех экспедиторских документов без исключений; обеспечить водителям доступ к ПЭП через мобильное приложение для подписания титулов Т2 и Т4; хранить электронные документы не менее 5 лет в архиве оператора ЭДО и в резервной копии учетной системы.