Как отменить чек на онлайн-кассе: инструкция

Если кассир заметил ошибку или покупатель отказался от покупки до завершения операции, фискальный документ можно аннулировать. Рассказываем, как отменить чек на кассе, в каких случаях выбивается чек на возврат, а когда выполняется корректирующая операция.

Как отметить чек на кассе: что такое аннулирование

Аннулирование чека – это прекращение всех операций в фискальном документе до его закрытия.

Отмена чека в онлайн-кассе производится до передачи данных в фискальный накопитель. Это позволяет как откорректировать перечень товаров, реквизиты, сумму покупки, так и полностью отменить операцию. При этом чек всё равно распечатывается с надписью «Чек аннулирован». Отменённая сумма в накопительные итоги не включается, но факт отмены фиксируется в отчёте. Чек возврата прихода входит в перечень документов для работы с онлайн-кассой и выдаётся покупателю.

Распространённые ошибки при оформлении возврата по онлайн-кассе

Чаще всего при проведении этой операции указывают неправильные реквизиты или пропускают значения тега 1173.

Если продавец заметил ошибку в оформлении кассового чека, он может самостоятельно её исправить. Для этого обязательно указать данные о дате, времени, а также о документе, на основании которого в чек вносятся изменения. В качестве такого документа может служить записка от кассира, в которой объясняется причина допущенной ошибки.

Такая корректировка чека должна быть обозначена как самостоятельная операция (значение «0» в теге 1173). Если основание для корректировки чека – предписание налоговой службы, тогда в теге 1173 указывается значение «1», а затем указываются все реквизиты полученных предписаний.

Однако это не единственные ошибки, которые допускаются при возврате по кассе.

Пробита сумма, превышающая стоимость товара/услуги

Такая ситуация может возникнуть при ошибочном повторном пробитии товара по кассе, когда покупатель делает большую закупку. Если покупатель обращается в магазин с запросом вернуть денежные средства, выбивается чек коррекции. В случае когда претензии от покупателя не поступает, нужно сформировать фискальный документ с признаком «Возврат прихода» на чеке, поскольку излишки товара всё равно обнаружатся при инвентаризации.

Пробита сумма меньше фактической стоимости товара/услуги

В таком случае при выявлении разницы кассир выбивает корректирующий чек, поскольку вероятность того, что допущенную ошибку станет исправлять покупатель, крайне мала.

Ошибка в форме расчёта

Если кассир провёл оплату наличными, когда была заявлена безналичная оплата, проблема решается возвратом прихода, после чего кассиру нужно провести правильную операцию. Возникнуть такая ситуация может как по вине кассира, так и по вине покупателя, который не озвучил заранее предпочтительную форму расчёта.

Ошибки в расчётах при оплате

Они могут возникнуть, когда продавец оказывает не одну, а несколько услуг или продаёт несколько групп товаров, либо предлагает дополнительный сервис. В таких случаях ошибочно выбитый чек аннулируется, расходы возвращаются и вместо него выбивается правильный кассовый документ.

Не пробит чек продажи

Если кассир по какой-либо причине не смог выдать чек в момент расчёта, нужно сформировать чек коррекции продажи, а также провести списание товара.

В чеке не указаны реквизиты покупателя или продавца

Если в чеке забыли указать реквизиты покупателя или агентские реквизиты, рекомендуется сформировать чек коррекции. Для этого нужно продублировать все реквизиты из ошибочного чека, кроме неправильных, а вместо них указать корректные данные.

Корректировка ошибки ввода по онлайн-кассе

Так называется процедура, когда для исправления ошибок в кассовом документе нужно сформировать чек возврата или выбить корректирующий чек.

Когда выбивают чек возврата

• Выбран неверный способ оплаты.
• Указана не та сумма или количество товара.
• Чек пробит дважды.
• При формировании произошёл технический сбой.

Такой документ потребуется не только при отмене покупки, но и в случае неверно пробитого чека на онлайн-кассе. Документ формируется при ошибке набора суммы, например, когда был случайно нажат лишний ноль. Но пробивать возврат необходимо сразу после обнаружения ошибки. Если оплошность замечена в конце смены, выполняется операция корректировки.

Создание чека на возврат

При расчёте наличными:

• Печать чека с признаком «возврат прихода».
• Выдача денег покупателю.

При расчёте по безналу:

• Формирование операции через терминал.
• Печать чека «возврат прихода», тип платежа — «электронно».
• Возврат денег банком на счёт покупателя.

Если кассовый аппарат не поддерживает функцию возврата по безналичному расчёту, менять возвращённый товар придётся на наличные деньги. Для этого необходимо оформить чек на ККТ. Аналогичное действие потребуется в случае произведения возврата на следующий за покупкой день и позднее. Пока деньги за операцию купли-продажи не поступили на счёт организации и находятся у банка, именно он отвечает за их возвращение.

Вне зависимости от формы оплаты кассир должен составить объяснительную записку либо попросить заполнить в свободной форме заявление от покупателя. В заявлении, как и в документе, указываются номер чека (БСО) и сумма.

Когда проводят корректирующую операцию

• При проведении операции без онлайн-кассы из-за отсутствия электроэнергии или интернет-соединения.
• Если операция не прошла по причине технического сбоя или прошла несколько раз.
• Если кассир ошибся и пробил неверную цену или неправильное количество товара, что повлияло на сумму выручки за смену.

Корректирующая операция позволяет отменить ошибочно пробитый чек по онлайн-кассе и в случае несоответствия фактической выручки и суммы по пробитым чекам. Когда нужно пробить чек коррекции, прикладывается объяснительная записка. В ней указываются: дата нарушения, номер и модель ККМ, сумма и номер фискального документа.

Создание чека коррекции

Кассиру или иному ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:

• «Приход» ― при излишке денег, если онлайн-касса не использовалась во время расчёта.
• «Возврат прихода» ― если при этом не была использована кассовая техника.
• «Расход» ― в случае выдачи денег без кассы.
• «Возврат расхода» ― при получении средств без использования ККТ.

Технически проведение этого процесса зависит от конкретной модели кассы.

Операция может быть проведена предпринимателем самостоятельно либо по предписанию налоговой службы после проверки-онлайн кассы. В последнем случае может быть вынесено предупреждение или наложен административный штраф за неиспользование онлайн-кассы. Если неверно проведённых операций было несколько, то чек коррекции создаётся на каждую из них. Кассир также должен составить объяснительную записку, объясняющую причину нарушения. В ней указываются наименование организации, адрес, дата, название товара (услуги), количество и стоимость.

Как аннулировать чек в программе 1С:Розница

Аннулировать фискальный документ в программе этого модуля 1С можно, выбрав в нижней панели рабочего стола кассира функцию «Аннулирование чека». После её нажатия операция будет отменена, а данные о её проведении удалятся из системы.

Выполнить эту операцию можно только на той кассе, где был выбит ошибочный фискальный документ, а также при условии, что она выполняется до его закрытия.

Возможные штрафы за аннулирование чека

Если ошибки, допущенные при формировании фискального документа, кассир обнаружит до того, как это сделает налоговая инспекция, то наказания удастся избежать. В случаях когда чек коррекции формируется по предписанию налоговой инспекции, возможно получение предупреждения или выговора. Чтобы полученное предупреждение не стало поводом к штрафу или налоговой проверке, желательно ошибок в кассовых документах больше не допускать.

Чтобы ошибок с пробитием чека не возникало, важно использовать современную, корректно подобранную онлайн-кассу, поддерживающую функцию аннулированию чеков, а также надёжного оператора ОФД, чтобы с его стороны не было перебоев в работе ККТ.

Часто задаваемые вопросы