Как подключить кассу к ЕГАИС

Работа в ЕГАИС в части розницы во многом обусловлена типом бизнеса. Розничные точки фиксируют совершаемые продажи посредством кассовой техники. Именно с этой целью надлежит подключить онлайн-кассу к ЕГАИС. Общепит торгует алкоголем порционно, в связи с чем применение кассы становится невозможным. Здесь потребуется внедрить собственную учетную систему для ЕГАИС.

Подключение к ЕГАИС подразумевает предварительную подготовку и материальные вложения. Что и как следует сделать, рассказываем подробно.

Кому и что необходимо

Касса для работы с ЕГАИС необходима многим: розничным и оптовым торговцам, заведениям общепита, всем, кто реализует спиртосодержащую продукцию. При этом напитки высокой крепости подразумевают помарочный учет каждой бутылки в ходе приемки и продажи. А вот аналогичные операции с пивом, сидром, пуаре осуществляются поштучно. Отчет в ЕГАИС необходим для легального ведения деятельности — требование установлено на законодательном уровне.

Субъектам хозяйствования, ведущим торговлю алкоголем и пивными напитками, следует соблюдать требования Федеральных законов № 54 и № 171 одновременного. Тексты нормативных актов гласят, что кассовая техника должна сразу отправлять сведения в два госоргана — ФНС и Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка. Это реализуется с помощью ЕГАИС.

Необходимые к соблюдению условия:

• Купить кассу с ЕГАИС либо товароучетную систему.
• Оформить квалифицированную электронную подпись на носителе «Рутокен» либо JaCarta.
• Подать запрос на сертификат для защищенного соединения с ЕГАИС.
• Скачать установочный файл программы УТМ с детальным описанием.
• Купить 2D-сканер штрих-кодов — линейного будет недостаточно.

Общий порядок действий

Как подключить кассу к ЕГАИС — основной вопрос. После завершения процесса закупки нужного оборудования следует проверить его на предмет соответствия установленным требованиям. Далее надлежит присоединиться к системе. Подключение кассы к ЕГАИС начинается с регистрации в «Личном кабинете» в системе.

Пошаговая схема выглядит так:

• Перейти на официальный портал ЕГАИС.
• Зарегистрироваться на веб-ресурсе.
• Получить ЭЦП в удостоверяющем центре.
• Скачать генератор и инструкцию по работе с ним.
• Скачать готовый сертификат.
• Записать выданный сертификат на JaCarta.
• Запросить ключ доступа к системе.
• Инсталлировать транспортный модуль в ЕГАИС.
• Скачать документы, необходимые для доработки учетной системы.
• Произвести настройку работы системы.

С каждым новым подключением кассы для работы с ЕГАИС потребуется ввод личных данных. Эта мера введена для обеспечения безопасности. Нужно сохранить все пароли и ПИН-коды вдали от глаз посторонних лиц.

Продвинутым пользователям не составит проблемы самостоятельно решить вопрос установки ЕГАИС. Ключу ЭЦП «Джакарта» понадобится специальный клиент. Его можно найти и скачать в сети либо обратиться за дистрибутивом к поставщику USB-токена.

Сама процедура установки проста — нужно лишь следовать инструкциям, соблюдая последовательность шагов. Завершающий этап — переход на официальный веб-ресурс. Система ЕГАИС дает доступ к «Личному кабинету» после проверки соблюдения условий.

Если у вас есть затруднения с подключением к ЕГАИС – обращайтесь к нашим специалистам за помощью!

ЭЦП, или квалифицированная электронная подпись, представляет собой то, что записывается на аппаратный криптоключ ЕГАИС. Именно с его помощью осуществляется доступ в систему. Специальная ЭЦП для ЕГАИС выдается удостоверяющим центром. Можно оформить квалифицированную ЭП при наличии следующих документов:

• выписка из ЕГРЮЛ;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРН;
• удостоверение личности — паспорт;
• непосредственно криптоключ.

Действие ЭП сохраняется на протяжении года. Затем понадобится повторно записать электронную подпись на криптоключ.

Следующий этап — универсальный транспортный модуль ЕГАИС. По факту это приложение, с помощью которого осуществляется отправка сведений о закупках и продажах на сервер Росалкогольрегулирования. Чтобы подключить кассу к ЕГАИС, для начала нужно подсоединить ее к универсальному транспортному модулю. Здесь также есть определенное условие. Чтобы запустить УТМ, нужен специальный защищенный носитель с ЭЦП. Наиболее популярный вариант — «Рутокен ЭЦП 2.0». Можно выбрать любой удобный формфактор, среди которых более предпочтителен micro. Его преимущество заключается в универсальности и компактных размерах.

Главное, чтобы на «Рутокен ЭЦП 2.0» был записан усиленный квалифицированный сертификат, выданный удостоверяющим центром, а также транспортный ключ RSA.

Затем следует определиться со схемой подключения. Вариантов несколько:

• установка УТМ на терминал;
• применение «АТОЛ HUB-19»;
• инсталляция УТМ на ПК с последующей настройкой взаимодействия компьютера с кассой.

В каждом из случаев есть свои преимущества и отрицательные стороны. Стоит рассмотреть схемы более подробно:

• УТМ на терминале — считается самым удобным способом подключить УТМ к онлайн-кассе. В этом случае следует приобрести приложение, за которое нужно платить 500 рублей ежемесячно. Дополнительное оборудование не является обязательным. Стоит учесть, что периодически возникают трудности с обменом документацией с ЕГАИС. Починкой занимается лишь техподдержка разработчиков приложения, что способно затянуть процесс решения возникших проблем.
• Устройство HUB-19 — штатное решение для ЕГАИС. При этом нужно потратиться на приобретение оснащения — его стоимость превышает 10 тысяч рублей. В работе оборудование продемонстрировало себя не слишком стабильно. Для его поддержки понадобятся опытные специалисты.
• УТМ на компьютере — типовой вариант. Программный проект УТМ инсталлируется на ПК, после чего проводится настройка взаимодействия с онлайн-кассой. В этом случае упрощается процесс настройки и обслуживания. Необязательно даже привлекать специалистов — можно справиться и своими силами. Считается наиболее рекомендуемым способом.

По сути установка ЕГАИС подразумевает как раз установку УТМ.

Далее настает черед учетной системы. Это обязательный атрибут эффективной работы. В этом случае, когда ведется лишь торговля пивом и требуется только подтверждение закупок, хватит и бесплатных программ. Однако для спиртного высокой крепости это не подходит. В таком случае нужно отчитываться о совершаемых продажах. Не стоит экономить — лучшим вариантом станет решение с поддержкой проверенного поставщика. Имеет смысл обратить внимание на «АТОЛ УТМ HUB-19».

Только при условии выполнения описанных требований можно считать регистрацию в системе завершенной. Это лишь минимальный перечень, нужный для фиксации в ЕГАИС закупки спиртосодержащей продукции.

Из дополнительного оснащения надлежит также обзавестись подходящей ККМ. Чтобы данные о каждой реализованной единице передавались в УТМ, нужно укомплектовать кассовое место специальной программой. При этом компьютер должен отвечать минимальным требованиям:

• процессор х86 от 2 ГГц;
• ОЗУ не менее 2 Гб;
• сетевой контроллер Ethernet 100/1000 Mbps, укомплектованный разъемом RJ45;
• ОС Windows версии 7 либо выше;
• Java 8 или более поздней версии.

Нужен и сканер для ЕГАИС. Это необходимо для проверки товарных позиций перед их поступлением на прилавок, а также непосредственно при реализации. Подойдут и терминалы сбора данных, в которые встроен модуль — 2D-считыватель.

Фискальный регистратор, оснащенный функцией печати QR-кодов, понадобится для учета продаж и отображения идентификатора в чеке. Каждому потребителю становится доступна подробная информация о приобретенном напитке — нужно лишь отсканировать метку.

Главная задача ЕГАИС состоит в устранении из оборота контрафактного алкоголя. Перед покупкой партии товара нужно проверить его наличие в информсистеме. Для этого используется специальный ID-номер, присваиваемый каждой номенклатурной позиции.

Сумма затрат

Подключение к ЕГАИС кассы потребует определенных материальных затрат. Конкретная сумма будет рассчитана дальше. При этом сделать это можно лишь приблизительно. Многое зависит от конкретных факторов: где купить кассу и оснащение, взять готовое решение в комплекте с программным обеспечением либо все компоненты по отдельности, для какого числа магазинов нужно оборудование и пр. Размер затрат зависит и от наличия уже имеющегося оснащения. В случае проведения работы «с нуля» получится наиболее внушительная сумма. Это актуально для новой компании либо обособленного подразделения.

Сначала понадобится купить товароучетный сервис, в котором реализована поддержка работы с ЕГАИС. То есть понадобится подключить программу, чтобы организовать взаимодействие с системой. Тарифный план ЕГАИС и алкомаркет обойдется в 4—7 тысяч рублей ежегодно для первого магазина. В случае с несколькими торговыми точками можно сэкономить: цена на подключение остальных составляет порядка 1—1.9 тысяч рублей.

Следующий момент — приобретение электронного сертификата для шифрования и отправки документации в ЕГАИС. Юридическим лицам «Джакарта» либо «Рутокен» понадобятся для каждого магазина с отдельным КПП. Если речь идет об ИП, хватит и одного сертификата, вне зависимости от числа торговых точек.

• криптоключ на «Джакарте» либо «Рутокен ЭЦП 2.0» — 2 тысячи рублей ежегодно;
• квалифицированная ЭП, чтобы войти в сервис, — 2 тысячи рублей в год.

Затем нужно купить 2D-сканер, чтобы распознавать акцизные марки. Это актуально в том случае, когда фирма реализует крепкие алкогольные напитки. 2D-сканер способен считывать и линейный, и двухмерный формат идентификаторов. Бюджетные модели обойдутся в 5 тысяч рублей. Сканеры штрихкодов выпускаются в нескольких модификациях. Для небольшого магазина более предпочтителен стационарный тип оборудования. А вот в супермаркетах понадобятся ручные либо универсальные модели. В таком случае кассиру не придется тратить силы, чтобы поднимать тяжелые упаковки пивного напитка, достаточно поднести к ним сканер.

Общая сумма расходов на подключение кассы к ЕГАИС составит 6—17 тысяч рублей ежегодно.

При покупке оборудования важно учесть, что оно должно обязательно входить в Госреестр ККТ. Только так можно обеспечить строгое выполнение норм законодательства в этой сфере.

При работе с 1С касса ЕГАИС настраивается достаточно быстро. В программных продуктах организовано специальное рабочее место для выполнения обмена данными с системой. Процедура запускается посредством одноименной кнопки — быстро и удобно.

Прилагаемая инструкция ЕГАИС кассу позволит подключить без лишних проблем. Важно четко соблюдать порядок действий.

Часто возникают вопросы и по обновлению ЕГАИС. В этом нет никаких сложностей. Транспортный модуль сам оповестит пользователя о вышедшем обновлении и предложит его установить. Все происходит в автоматическом режиме. Чтобы обезопаситься, имеет смысл предварительно сделать резервную копию базы данных УТМ. Продление также не потребуется.

Популярные вопросы и ответы

Допускается ли для ЕГАИС применять ЭЦП для деклараций? Разрешено ли сдавать отчеты в надзорные органы ЭЦП-ключом ЕГАИС?

Нет, в этих случаях требуются разные ключи.

Возможен ли вариант установки на одном ПК сразу 2 крипто-про и ключей для ЕГАИС и декларации?

В этом случае не исключены проблемы в функционировании криптоинструментов — программные конфликты. Требуется предварительное тестирование.

Если есть несколько торговых точек с отдельными КПП, разрешено ли поставить ключи лишь в головной компании?

Нет, так как нормативные требования регулятора подразумевают установку УТМ с ключом КЭП отдельно для каждого подразделения в случае с ООО. А вот осуществлять подключение к ним дистанционно допускается и из головного офиса.

Штрафные санкции

За несоблюдение требования о подключении к ЕГАИС онлайн-кассы предусмотрено административное наказание. Размер штрафных санкций составляет:

• 10—15 тысяч рублей — для должностных лиц;
• 150—200 тысяч рублей — для юрлиц.

Штрафы могут быть наложены на ИП и фирмы и в том случае, если они просрочили отправку отчетов в ЕГАИС.

• конфискация алкогольной продукции;
• лишение лицензии в соответствии с судебным решением — на конкретный период времени либо навсегда.

Поэтому следует заранее предусмотреть подключение кассы к ЕГАИС. Этот процесс реализуется в несколько этапов. Сначала нужно закупить оснащение, затем получить электронные ключи, пройти регистрационную процедуру в ЛК и настроить учетную программу для взаимодействия с системой.