Работодатели обязаны вносить записи в трудовую книжку бумажного формата, если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа. Ожидается, что от бумажных ТК полностью откажутся в ближайшие годы, но пока что обе версии трудовой имеют равную юридическую силу.
В статье расскажем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях в 2026 году.
Как и кем в трудовую книжку вносятся записи
Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведется новая или уже оформленная ТК. Правильно, если записи в трудовую вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство, включающее также учет, хранение и выдачу ТК.
Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник перешел на электронный формат, то в бумажной трудовой книжке должна быть специальная «закрывающая» запись. При ее наличии новый работодатель уже не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях сотрудника.
В 2026 году записи могут быть внесены разными способами:
-
вручную;
-
с помощью специального принтера;
-
комбинированным способом (частично вручную, частично — печатным способом);
-
вручную с использованием штампов и аналогичных приспособлений.
Работодатели-ИП вносят записи в трудовые книжки своих сотрудников так же, как и работодатели-юрлица. Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий.
Когда необходимо делать записи в трудовых книжках
Правильно вносить записи в трудовую книжку только при определенных кадровых событиях. Здесь работодателям следует ориентироваться на Приказ Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н (действителен до 1 сентября 2027), утверждающий порядок ведения и хранения трудовых книжек. Этот документ подробно расписывает случаи, когда в бумажную ТК необходимо внести запись:
-
прием нового сотрудника на работу;
-
увольнение;
-
постоянный перевод на новую должность;
-
получение работником второй и последующей профессии/специальности;
-
повышение квалификации сотрудника;
-
изменение наименования должности, которую занимает сотрудник;
-
награждение работника за профессиональные успехи и достижения.
Кроме того, если в период работы сотрудника изменилось название организации, являющейся текущим работодателем, эти изменения также необходимо отразить в ТК. Любые другие записи (например, о выговорах и замечаниях, временных переводах) в трудовую вносить не нужно.
Как правильно вести учет трудовых книжек
Работодатель должен вести учет трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учета бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек. В соответствии с п. 40 Приказа № 320н обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации.
Какие бланки бумажных трудовых использовать в 2026 году
С 2024 года новые бланки трудовых книжек может производить не только Гознак, но и любое другое предприятие, соответствующее определенным требованиям. Список таких производителей опубликован на сайте Гознака.
Менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно, и если сотрудник при устройстве на работу предоставляет книжку старого образца, то работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке.
Если же возникает необходимость оформить дубликат в случае потери старой книжки, тут уже возможны варианты: можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца.
Как правильно заполнить ТК при ее оформлении
Оформление бумажной трудовой книжки «с нуля» может потребоваться только в том случае, если сотрудник утратил свой документ и попросил работодателя сделать дубликат. Порядок заполнения трудовых книжек прописан в Приказе Минтруда № 320н. В случае оформления ТК можно обратиться к Главе 5 указанного приказа «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Основные правила звучат так:
-
на титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению;
-
даты правильно указывать в цифровом формате (например, «01.03.2026»), а не в словесно-цифровом;
-
записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
-
все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Титульный лист правильно заполнять в следующем порядке:
Как правильно сделать запись о приеме на работу
Особенность внесения сведений о приеме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращенное наименование (при наличии).
В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приема на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приеме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».
В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».
Заполнение сведений по удаленному сотруднику
Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удаленке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.
Как правильно сделать запись об увольнении сотрудника
Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приеме на работу.
В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.
Как правильно внести запись о постоянном переводе
Если сотрудник начал работать на другой должности, перешел в другое структурное подразделение или перевелся на работу в другой местности, это считается переводом.
В этом случае нужно сделать запись в трудовой книжке по такому формату:
-
номер записи (графа 1);
-
дата перевода (графа 2);
-
место работы и должность, на которые был переведен сотрудник (графа 3);
-
ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).
Запись о переходе на электронную трудовую книжку
При переходе на ЭТК запись в трудовой оформляется почти так же, как при любой другой записи в ТК. Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении.
Правильно сделать запись в следующем порядке (в соответствующие графы):
-
Номер записи.
-
Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
-
Текст «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)», ФИО и подпись начальника и сотрудника.
-
«Заявление от (число, месяц, год)», печать.
Кроме того, соответствующую пометку необходимо сделать в журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:
Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, а работу с ними организовать с помощью специальных сервисов.
Как правильно изменить запись о ФИО в бумажной трудовой
Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, дату выдачи и орган, выдавший документ.
Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачеркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.
Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остается места для указания измененной фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачеркнутой фамилией. Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку.
Как правильно изменить запись об образовании или профессии
Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.
Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачеркивания.
Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них
В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может сделать правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.
Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приеме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приеме сотрудника на работу, его перевода или увольнения.
Не существует четкого перечня документов, необходимых для исправления ошибок, допущенных предыдущим работодателем.
Если исправить ошибку в трудовой невозможно, правильнее сделать дубликат ТК.
Для этого требуется письменное заявление от работника. Оформление дубликата возможно в случае, если:
-
запись об увольнении или переводе признана недействительной;
-
трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы, ТК испачкана, обгорела и другое).
При исправлении ошибок правильно руководствоваться тем же Приказом Минтруда № 320н, в частности, главами 2 и 3.
Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждет наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.
Популярные вопросы
Можно ли после перехода на электронную трудовую книжку вернуться к бумажной?
Нет, это невозможно. После того как работник подал заявление о переходе на электронный формат и получил бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей «закрывающей» записью, вернуться к ведению бумажной книжки уже нельзя. Законодательство не предусматривает такой возможности, и разъяснения Минтруда это подтверждают. Однако сам работник может в любое время подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если до этого пользовался бумажным форматом.
Как поступить, если сотрудник устроился на новую работу, не писал заявления о переходе на ЭТК, но работодатель ведет только электронные трудовые и отказывается делать записи в бумажной?
Действия работодателя неправомерны. При приеме на работу необходимо проверить бумажную трудовую книжку сотрудника: если в ней нет «закрывающей» записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ведение бумажной книжки. Это касается случаев, когда работник до 2021 года сохранил бумажный формат либо не подавал заявления о выборе способа ведения. Отказ работодателя от внесения записей может быть обжалован в трудовой инспекции.
Допускается ли внесение записи о приеме на работу после записи о переходе на ЭТК?
Нет, после внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи документа на руки работодатель освобождается от ответственности за его ведение и хранение. Новый работодатель не может вносить какие-либо записи в такую книжку, так как она больше не является действующим документом, подтверждающим текущую трудовую деятельность. Сведения о дальнейшей работе отражаются только в электронном виде.
Можно ли внести исправление в трудовую книжку по устной просьбе работника?
Нет, для внесения любых исправлений требуется письменное заявление работника и наличие документов-оснований (приказов, справок, копий документов об образовании и т.п.). Устная просьба не является достаточным основанием для корректировки записей в трудовой книжке . Исправления вносятся в соответствии с Приказом Минтруда № 320н, который требует документального подтверждения любой корректировки.
Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а организация, где он работал, ликвидирована?
В такой ситуации работнику необходимо обратиться к последнему работодателю, который вносил записи в его трудовую книжку. Если и эта организация ликвидирована, восстановить сведения о стаже можно на основании данных персонифицированного учета. С 2020 года работодатели передают сведения о трудовой деятельности (прием, переводы, увольнения) в пенсионный орган — до 2023 года это был ПФР, с 1 января 2023 года — объединенный Соцфонд России. Эти сведения аккумулируются в индивидуальном лицевом счете работника.
Дарья Алексеева
Александра Кадынцева
Александра Кадынцева
Новость
Евгения Мемрук
Сергей Феоктистов
Виталий Михейкин
Евгения Мемрук
Дарья Алексеева
Астрал Отчет 5.0
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
Доки
1С-ЭПД
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC