Как работает Онлайн касса: инструкция для чайников

Начиная с февраля 2017 года предпринимателей обязали установить кассы, функционирующие онлайн. Поэтому у тех, кто только начинает привыкать к нововведению, возникает масса вопросов. Из чего состоит касса онлайн и в чём её отличия от привычной ККТ?

Что представляет собой новое оборудование

Онлайн-касса — небольшой по размеру аппарат, оборудованный фискальным накопителем, который посредством интернета передаёт в налоговую данные о расчётных операциях. Также новое оборудование включает устройство для печати чеков и сетевую карту для подключения к интернету. На корпусе аппарата имеются кнопки управления и разъёмы для подключения к кабельному интернету или беспроводному.

Основным пользователем такого аппарата на любой торговой точке является кассир. Он и принимает все решения касательно применения техники при проведении расчётов с покупателями. К приему платежей допускаются только сотрудники, изучившие правила эксплуатации онлайн-кассы. Они же отвечают за сохранность и исправность техники.

Онлайн-касса — принципы работы

Работу с такой кассой продавец начинает с получения чековой ленты и других необходимых аксессуаров для работы кассы. Утром кассир открывает смену, выгоняя соответствующий отчёт. Этот отчёт, как и прочие документы, в электронном формате передаётся оператору фискальных данных. В нём отражены данные о самом устройстве и о работнике, открывшем смену.

Рассчитывая покупателя, кассир вводит на клавиатуре сумму и нажимает кнопку для выхода чека. Берет от покупателя деньги и готовит сдачу. Затем отдаёт сдачу покупателю вместе с распечатанным чеком. Указанная в нём сумма также отправляется ОФД. Оператор проверяет поступившие данные и подтверждает их получение. Он же посылает сведения в налоговую службу, где они хранятся в течение нескольких лет. Весь этот процесс занимает по времени всего 3—5 секунд, поскольку система передачи данных и схема работы кассы онлайн — процедуры автоматизированные.

Требования к онлайн-кассам

При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:

• на корпусе аппарата должен присутствовать заводской номер;
• внутри обязано быть устройство печати чеков;
• прибор должен быть оснащён часами, отражающими точное время;
• техника должна поддерживать работу с фискальным накопителем, а также процесс формирования электронных чеков.

Печать бумажных чеков не требуется только для интернет-торговли, поскольку она подразумевает отправку чеков в электронном формате.

Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов

Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.

Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.

Подключение и модернизация

Как работает касса онлайн, мы рассмотрели. Теперь уделим внимание вопросу о том, как подключить новое оборудование. Чтобы не нарушать закон, первым делом нужно зарегистрировать кассу в реестре ФНС и обеспечить её бесперебойное соединение с сетью интернет. Также потребуется подключение к оператору фискальных данных.

Предприниматели имеют возможность не покупать новое устройство, а модернизировать уже имеющуюся кассовую технику, за исключением совсем «древних» аппаратов. Многие современные модели позволяют подключить их к сети интернет и имеют вход для фискального накопителя. Модернизация обходится дешевле по сравнению с приобретением новых устройств.

Принцип работы онлайн-кассы (пошагово)

• Приобретается ККМ — из списка, включенного в реестр кассовых аппаратов.
• Подписывается договор с ОФД.
• Модель регистрируется онлайн в ФНС.
• Аппарат подготавливается к работе, настраивается, подключается к интернету.
• Сотрудник торговой точки, который будет вести расчёты, проходит обучение работе на новой технике.
• При осуществлении продажи кассир подсчитывает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя.
• Сумма вводится на клавиатуре кассы.
• Выгоняется чек, который выдается покупателю (по его просьбе может быть выдан и электронный чек).
• Фискальный оператор получает данные о проведенной процедуре и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет их в налоговую.

Чтобы получить от кассира электронный чек, покупатель должен предоставить информацию: номер своего личного телефона или e-mail. Данные в отправленной покупателю ссылке можно расшифровать, просканировав QR-штрихкод, содержащийся в чеке. Чтобы это сделать, в смартфоне нужно установить специальное мобильное приложение.

При взаимодействии с онлайн-кассой нужно быть очень внимательным. Деятельность индивидуальных предпринимателей и торговых организаций строго контролируется налоговой службой, поэтому нельзя допускать ошибки. Это может вызвать нежелательные вопросы со стороны инспекторов или спровоцировать выездную проверку. Если чек сформирован с ошибками, данные уйдут в контролирующие органы и изменить их будет нельзя. В этом случае поможет процедура оформления возврата товара, которая также будет передана в ФНС. Ошибочные чеки рекомендуется некоторое время сохранять, поскольку их может потребовать налоговая служба при проверке.

В начале рабочего дня, когда кассир открывает смену, в отчёте указываются дата, время и Ф. И. О. сотрудника. По окончании рабочего дня также необходимо провести процедуру закрытия смены. В этот момент в ОФД поступает информация о количестве чеков, сумме проведённых за день операций и их видах (безналично осуществлялся расчёт или наличными деньгами). Если у нового сотрудника возникли вопросы касательно онлайн-кассы, он может найти большинство ответов на них в прилагаемой к аппарату инструкции. Чтобы процесс использования стал ещё более понятным, можно посмотреть в интернете видео по работе с такой кассой или обратиться за помощью к специалистам. Например, в компанию «ККТ Астрал», реализующую доступную по цене контрольно-кассовую технику и предлагающую грамотное техническое обслуживание.

Памятка для кассира

При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны специально обучаться работе с новой кассой и получать на руки должностную инструкцию. Чтобы избежать проверок и штрафов, необходимы правильный расчет покупателей, обязательная выдача чеков и внимательная работа с деньгами. Кроме того, нужно знать, как грамотно урегулировать споры с покупателями и уметь оформлять возврат товара и денег. Нельзя допускать присутствия у кассового аппарата посторонних лиц, не имеющих допуска к работе с ним, и оставлять своё рабочее место без присмотра. Следует своевременно заменять чековую ленту. Открытие и закрытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.

Кассир несёт ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники. В случае поломки или нестабильности в работе устройства он обязан немедленно сообщить об этом руководству. При допущении ошибок в работе с онлайн-кассой руководство может налагать штрафы на сотрудника в соответствии с внутренним регламентом компании.

Нет повода для беспокойства: научиться работать с новым оборудованием достаточно легко и просто. Для продавцов и покупателей при применении онлайн-касс процесс торговли не сильно изменится. Процесс обмена информацией с контролирующими органами проходит незаметно, поэтому внешне продажа товаров выглядит как обычно.