ЭДО

Кому необходим ЭДО

Команда Астрал

27.03.2024

223

Понятие электронного документооборота подразумевает способ работы с информацией, когда большая её часть передаётся в цифровом формате и хранится централизованно.

СЭД в организации реализована в виде компьютерной программы. Передача цифровых материалов осуществляется по зашифрованному каналу. Благодаря этому обмен электронными документами между организациями надёжно защищён: данные предохраняются от перехвата и подмены. Документация становится юридически значимой без необходимости заключения каких-либо допсоглашений.

Список подлежащих пересылке бумаг включает счета-фактуры, договоры, акты и десятки других документов. Можно отправлять и получать практически что угодно, по аналогии с традиционной бумажной версией.

В России есть много форм ведения бизнеса, но в каждом из них ценится скорость обработки документации. Именно поэтому к системе ЭДО обращаются:

юрлица, чтобы разгрузить бухгалтерию и другие финансовые отделы;
индивидуальные предприниматели, чтобы все документы собирались в одном месте и не терялись;
физические лица, чтобы документально подтверждать работу по договору.

Переход на электронный документооборот внутри организации выгоден по множеству причин:

Оптимизация бизнес-процессов с учётом типа используемых бумаг, общей структуры работы с ними;

Уменьшение финансовых расходов за счёт снижения трат на печать и доставку бумаг;

Сохранение юридической силы бумаг в цифровом формате без необходимости дублировать в традиционном виде

Упрощение взаимодействия с контролирующими органами;

Уменьшение затрат времени на распечатку, подписание и согласование у руководства

Улучшение качества сервиса и повышение лояльности клиентов.

Достоинством ЭДО становится и повышение дисциплины. Руководство в любой момент может проконтролировать, как ведётся работа над документацией в организации. Ускоряется протекание бизнес-процессов на уровне предприятия. Это касается подготовки и согласования материалов внутри компании, а также обмена документами в электронном виде между организациями и ИП.

Первым делом фирмы стремятся перевести в цифровой формат первичку и счета-фактуры. При этом важно соблюдать требования соответствующих приказов ФНС и Минфина РФ, чтобы добиться юридической значимости документации. В ЭДО между организациями могут передаваться материалы разной степени конфиденциальности: спецификации, внутренние акты, экспедиторские расписки, протоколы разногласий.

Для работы с ЭДО понадобиться подключение специальных сервисов. Сервис «Астрал.Докс» позволит организовать работу по обмену цифровыми материалами между фирмами, учреждениями, их контрагентами. Для тех, кто пользуется системой «1С», существует другой сервис — «1С-ЭДО». Готовые сервисы включают все необходимые функции и не требуют лишних расходов. После подключения пользователь может отправлять отчётность и другие данные с любого компьютера.

Чтобы подключиться к одному из сервисов, оставьте заявку. Наши специалисты подберут оптимальный тариф для вашей компании и ответят на все возникшие вопросы.

ЭДО не потребует больших денежных затрат. Отправка одного документа через оператора будет стоить в пределах 15 рублей. Если же пользоваться традиционным способом пересылки писем, понадобится потратить порядка 30 рублей. В случае со средними и крупными фирмами, которые отправляют каждый год тысячи документов, выгода очевидна.

Следует соблюдать схему перехода на цифровой обмен электронными документами между организациями и бизнес-партнёрами:

Сначала надлежит переговорить с контрагентами. Не все могут захотеть отойти от привычной методики. Переход на ЭДО должен носить добровольный характер.

Подготовить регламент ЭДО. Нужно учесть, что переход сразу всех контрагентов на обмен данными в цифровом формате маловероятен. Следует разграничить периоды времени, на протяжении которого будут использоваться оба регламента: онлайн и бумажный.

Найти подходящий удостоверяющий центр. Здесь следует получить ЭП. Её наличие обязательно для работы в системе ЭДО.

Заняться поиском оператора ЭДО. На данном этапе также важно учесть, кого собираются привлечь к работе ваши контрагенты. Это связано со спецификой обмена данными между клиентами разных операторов.

Все тонкости обмена электронными документами между организациями следует закрепить в специальном соглашении. Законодательно нет каких-либо ограничений в отношении формы содержания такой бумаги.

Компоненты соглашения, которым нужно уделить особое внимание:

используемая терминология;
предмет подписываемого соглашения;
процесс обмена документами: счетами, цифровыми накладными, актами;
схема разрешения возникающих споров.

Также следует уточнить период действия заключаемого соглашения, удостоверить его подписями вместе с реквизитами каждой из сторон. При необходимости могут быть добавлены приложения.

Применение системы электронного документооборота на предприятии и для обмена материалами с другими компаниями, в том числе, и ИП позволит экономить время, силы и деньги. При этом сводится к нулю риск повредить либо случайно уничтожить важные данные.

Для многих бизнесменов важен не переход на новый формат, а расширение области его использования. Крупные и средние фирмы уже давно стали сдавать отчёты в налоговую службу и внебюджетные фонды в электронном формате. Теперь это распространяется и на малых бизнесменов.