Оформление машиночитаемой доверенности стало обязательным условием для работы бухгалтера с электронными документами. Руководители все чаще требуют от сотрудников подготовить этот документ, однако сложность выбора правильных полномочий из классификатора ФНС вызывает затруднения. Неправильное указание кодов может привести к невозможности сдать отчетность или, наоборот, к принятию на себя избыточной ответственности с юридическими последствиями.
Расскажем, как применять МЧД в бухгалтерии, и предложим готовые решения для определения полномочий бухгалтера и пошаговый алгоритм взаимодействия с руководством.
МЧД в бухгалтерии: что это такое простыми словами для практика
МЧД для бухгалтера дает право действовать от имени компании с помощью личной квалифицированной электронной подписи. Простыми словами, это «разрешение» на подписание отчетов, счетов-фактур и других бумаг в цифровом формате. Без машиночитаемой доверенности нельзя сдать декларацию в ФНС или СФР, обменяться УПД с контрагентом или совершить другие юридически значимые действия за директора — система просто не примет документ.
В тариф включено 5 МЧД, дополнительные по 420 ₽
Создание доверенностей от одной организации
При помощи указанных полномочий МЧД фиксирует, что вы можете делать, а что нет. Например, сдача отчетности в налоговую и участие в торгах за директора — это два разных кода полномочий. Если возникнут вопросы от налоговой, машиночитаемая доверенность станет доказательством, что вы действовали в рамках своих обязанностей. Для главбухов — это инструмент контроля за командой, для рядовых сотрудников — гарантия, что вы не выйдете за пределы своей зоны ответственности. А для бухгалтеров на аутсорсе — универсальный ключ к клиентским системам без лишних рисков.
Сегодня используется единый формат — МЧД 003, который принимают почти все информационные системы. Ошибки в полномочиях могут привести к отказам в приеме отчетов или штрафам за их задержку.
Полномочия для бухгалтера в МЧД
Определение полномочий — наиболее сложный этап оформления МЧД, поскольку классификатор ФНС требует точного соответствия кодам. Ошибка в выборе может ограничить функционал или создать избыточные риски. Ниже представлены структурированные списки полномочий для различных ролей, разработанные на основе актуального классификатора Минцифры.
Полномочия для главного бухгалтера в МЧД
Главный бухгалтер несет ответственность за финансовую отчетность и документооборот компании. В МЧД для главного бухгалтера полномочия должны охватывать широкий спектр задач, но исключать управление финансовыми операциями. Рекомендуемый набор включает:
-
Сдача налоговой и бухгалтерской отчетности (декларации, расчеты, баланс)
-
Подписание первичных документов (УПД, акты, накладные)
-
Представление интересов в государственных органах
-
Работа с электронными счетами-фактурами и корректировками
-
Подписание кадровых документов
-
Получение выписок из реестров (ЕГРЮЛ, ЕГРИП)
Перечень полномочий от Минцифры России для МЧД доступен на Госуслугах в Единой системе нормативной справочной информации. Но функционал ограничен только строкой поиска, что затрудняет навигацию среди более чем 1700 кодов. Без тематических подборок или фильтров легко пропустить важные полномочия.
Сервис Астрал Доверенность предлагает не только строку поиска, но и готовые подборки, например, набор полномочий для взаимодействия с ФНС. Это решение упрощает выбор нужных кодов и экономит время.
Если у вас есть сотрудники, полномочия из машиночитаемой доверенности можно передать им. Для этого при создании основной МЧД нужно выбрать пункт «Возможность передоверия».
- FSS_000002 — подписание документов со стороны Страхователя
- FSS_000003 — подписание документов со стороны Мед.организации
- FSS_000004 — подписание документов МЧД
- FSS_000005 — подписание документов со стороны МСЭ
- FSS_000000 — все полномочия классификатора
Полномочия для рядового бухгалтера в МЧД
Для специалистов отвечающих за зарплату отдельного филиала, бухгалтерские полномочия в МЧД должны быть минимальными.
Рекомендуемый набор:
-
Подписание первичных документов (акты, накладные)
-
Сдача отчетности по филиалу, например, кадры в СФР
-
Получение документов от контрагентов
Для рядовых бухгалтеров Астрал Доверенность предлагает функцию сохранения шаблонов. После выбора полномочий оставьте соответствующую пометку. Это удобно, если вы передаете одинаковый функционал разным сотрудникам для различных филиалов.
Как бухгалтеру сделать МЧД: пошаговый план действий
Процесс оформления МЧД для бухгалтера требует строгого соблюдения порядка действий. Ниже представлен план, учитывающий юридические и организационные аспекты.
Частые ошибки бухгалтера при работе с МЧД
Для предотвращения проблем важно избегать следующих ошибок:
-
Использование МЧД с истекшим сроком действия. Контролируйте срок ежемесячно.
-
Подписание документов без соответствующих полномочий. Используйте шаблоны для точного соответствия.
-
Игнорирование МЧД при работе с ЭДО. С 2026 года отчеты без МЧД не принимаются.
-
Отсутствие проверки статуса документа. Регулярно сверяйте данные в системе.
Выводы и рекомендации
Правильно оформленная МЧД для бухгалтера — это ключ к безопасной работе с электронными документами и защита от юридических рисков. Использование готовых шаблонов полномочий помогает избежать ошибок и экономит время на настройке. Регулярная проверка статуса доверенности и своевременное обновление сроков действия обеспечат бесперебойный документооборот. Не забывайте координироваться с руководством, чтобы полномочия соответствовали вашим обязанностям и не выходили за их пределы.
Ответы на частые вопросы об МЧД для бухгалтера
Чем отличаются полномочия в МЧД для главного бухгалтера от полномочий для обычного бухгалтера?
Для главного бухгалтера — полный доступ: все отчеты и электронный документооборот. Для обычного — ограниченный, только по одной организации.
Мой бухгалтер работает на аутсорсе. Как правильно оформить на него МЧД?
Оформляйте на его имя и присвойте необходимые полномочия. Главное условие — у этого сотрудника должна быть квалифицированная электронная подпись физлица.
Можно ли в одной МЧД указать полномочия и для ФНС, и для СФР, и для коммерческого ЭДО?
Да, в формате 003 — укажите все коды в одном документе.
Что делать, если главный бухгалтер увольняется? Нужно ли отзывать МЧД и как это сделать?
Да, отзовите в ЦПРР или сервисе, в котором доверенность была создана.
Нужно ли бухгалтеру получать какую-то особенную электронную подпись для работы с МЧД?
Нет, подойдет стандартная КЭП ФЛ от аккредитованного УЦ, например, Астрал Подпись.
Как проверить, какие полномочия указаны в МЧД, которую на меня выпустили?
В личном кабинете ФНС или ЭДО-сервисе — скачайте и проверьте коды.
Можно ли выпустить на одного бухгалтера несколько МЧД с разным набором прав?
Да, для разных задач или клиентов, Удобно для аутсорса.
Что будет, если я подпишу отчет своей подписью, но забуду приложить МЧД?
Отчет не примут, система вернет с ошибкой.