МЧД для бухгалтера: полномочия и правила оформления машиночитаемой доверенности
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
МЧД ФНС СФР
Показать ещё

Оформление машиночитаемой доверенности стало обязательным условием для работы бухгалтера с электронными документами. Руководители все чаще требуют от сотрудников подготовить этот документ, однако сложность выбора правильных полномочий из классификатора ФНС вызывает затруднения. Неправильное указание кодов может привести к невозможности сдать отчетность или, наоборот, к принятию на себя избыточной ответственности с юридическими последствиями.

Расскажем, как применять МЧД в бухгалтерии, и предложим готовые решения для определения полномочий бухгалтера и пошаговый алгоритм взаимодействия с руководством.

МЧД для бухгалтера дает право действовать от имени компании с помощью личной квалифицированной электронной подписи. Простыми словами, это «разрешение» на подписание отчетов, счетов-фактур и других бумаг в цифровом формате. Без машиночитаемой доверенности нельзя сдать декларацию в ФНС или СФР, обменяться УПД с контрагентом или совершить другие юридически значимые действия за директора — система просто не примет документ.

Тарифы Астрал Доверенность
3 600
шт

В тариф включено 5 МЧД, дополнительные по 420 ₽
Создание доверенностей от одной организации

* Подойдет для малого и среднего бизнеса

При помощи указанных полномочий МЧД фиксирует, что вы можете делать, а что нет. Например, сдача отчетности в налоговую и участие в торгах за директора — это два разных кода полномочий. Если возникнут вопросы от налоговой, машиночитаемая доверенность станет доказательством, что вы действовали в рамках своих обязанностей. Для главбухов — это инструмент контроля за командой, для рядовых сотрудников — гарантия, что вы не выйдете за пределы своей зоны ответственности. А для бухгалтеров на аутсорсе — универсальный ключ к клиентским системам без лишних рисков.

Сегодня используется единый формат — МЧД 003, который принимают почти все информационные системы. Ошибки в полномочиях могут привести к отказам в приеме отчетов или штрафам за их задержку.

Определение полномочий — наиболее сложный этап оформления МЧД, поскольку классификатор ФНС требует точного соответствия кодам. Ошибка в выборе может ограничить функционал или создать избыточные риски. Ниже представлены структурированные списки полномочий для различных ролей, разработанные на основе актуального классификатора Минцифры.

Полномочия для главного бухгалтера в МЧД

Главный бухгалтер несет ответственность за финансовую отчетность и документооборот компании. В МЧД для главного бухгалтера полномочия должны охватывать широкий спектр задач, но исключать управление финансовыми операциями. Рекомендуемый набор включает:

  • Сдача налоговой и бухгалтерской отчетности (декларации, расчеты, баланс)
  • Подписание первичных документов (УПД, акты, накладные)
  • Представление интересов в государственных органах
  • Работа с электронными счетами-фактурами и корректировками
  • Подписание кадровых документов
  • Получение выписок из реестров (ЕГРЮЛ, ЕГРИП)

Перечень полномочий от Минцифры России для МЧД доступен на Госуслугах в Единой системе нормативной справочной информации. Но функционал ограничен только строкой поиска, что затрудняет навигацию среди более чем 1700 кодов. Без тематических подборок или фильтров легко пропустить важные полномочия.

Сервис Астрал Доверенность предлагает не только строку поиска, но и готовые подборки, например, набор полномочий для взаимодействия с ФНС. Это решение упрощает выбор нужных кодов и экономит время.

Если у вас есть сотрудники, полномочия из машиночитаемой доверенности можно передать им. Для этого при создании основной МЧД нужно выбрать пункт «Возможность передоверия».

МЧД для СФР нужно заверить не у директора, а у нотариуса. Коды полномочий будут следующими:
  • FSS_000002 — подписание документов со стороны Страхователя
  • FSS_000003 — подписание документов со стороны Мед.организации
  • FSS_000004 — подписание документов МЧД
  • FSS_000005 — подписание документов со стороны МСЭ
  • FSS_000000 — все полномочия классификатора

Полномочия для рядового бухгалтера в МЧД

Для специалистов отвечающих за зарплату отдельного филиала, бухгалтерские полномочия в МЧД должны быть минимальными.

Рекомендуемый набор:

  • Подписание первичных документов (акты, накладные)
  • Сдача отчетности по филиалу, например, кадры в СФР
  • Получение документов от контрагентов

Для рядовых бухгалтеров Астрал Доверенность предлагает функцию сохранения шаблонов. После выбора полномочий оставьте соответствующую пометку. Это удобно, если вы передаете одинаковый функционал разным сотрудникам для различных филиалов.

Процесс оформления МЧД для бухгалтера требует строгого соблюдения порядка действий. Ниже представлен план, учитывающий юридические и организационные аспекты.

1
Подготовка. Соберите паспорт, СНИЛС, ИНН. Определите полномочия с помощью наших шаблонов.
2
Создание МЧД. Используйте сервис ФНС или специальные сервисы, например, Астрал Доверенность. Загрузите данные, выберите коды полномочий. Сформируйте черновик.
3
Коммуникация с директором. Отправьте черновик. Руководитель должен подписать МЧД своей КЭП.
4
Получение и использование.После подписи директора зарегистрируйте МЧД в ФНС. Получите номер — указывайте его при подписи документов в ЭДО. Проверьте статус в личном кабинете. В Астрал Доверенность МЧД отправляется на регистрацию сразу после подписания.

Для предотвращения проблем важно избегать следующих ошибок:

  • Использование МЧД с истекшим сроком действия. Контролируйте срок ежемесячно.
  • Подписание документов без соответствующих полномочий. Используйте шаблоны для точного соответствия.
  • Игнорирование МЧД при работе с ЭДО. С 2026 года отчеты без МЧД не принимаются.
  • Отсутствие проверки статуса документа. Регулярно сверяйте данные в системе.

Правильно оформленная МЧД для бухгалтера — это ключ к безопасной работе с электронными документами и защита от юридических рисков. Использование готовых шаблонов полномочий помогает избежать ошибок и экономит время на настройке. Регулярная проверка статуса доверенности и своевременное обновление сроков действия обеспечат бесперебойный документооборот. Не забывайте координироваться с руководством, чтобы полномочия соответствовали вашим обязанностям и не выходили за их пределы.

Автор Сергей Феоктистов

Сергей Феоктистов

10 октября 2025
16830
Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

Евгения Мемрук
Практикующий бухгалтер, руководитель аутсорсинговой компании и онлайн-школы «Бизнес и налоги», блогер и преподаватель
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО
Опубликован законопроект о налоговых изменениях: обзор ключевых положений (НДС, УСН, акцизы). Читайте разбор законопроекта
autohello-finger