Продукты по направлению

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства

Астрал Доверенность

Создай машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты!

ЭДО

Машиночитаемые доверенности в КЭДО

Дарья Алексеева

13.11.2025

7 685

МЧД в КЭДО стала обязательным инструментом для кадровых работников. Теперь уполномоченные лица вправе подписывать кадровые электронные документы от имени руководителя только с использованием машиночитаемой доверенности.

В статье расскажем, что такое машиночитаемая доверенность и как ее использовать в кадровом электронном документообороте.

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, который подтверждает полномочия пользователя на совершение определенных действий от имени другого лица или организации. МЧД может использоваться для подписания цифровых документов, сдачи отчетности, доступа к различным онлайн-сервисам и ресурсам. Доверенность оформляется в виде XML-файла и подписывается КЭП доверителя. При этом каждая МЧД имеет свой уникальный идентификационный номер и срок действия.

В кадровом ЭДО машиночитаемая доверенность стала обязательной с 1 сентября 2023 года. Она необходима в случаях, когда кадровому работнику нужно подписать документ или отчетность от имени организации.

Таким образом, МЧД в КЭДО используются как при подписании цифровых документов между работником и работодателем, так и для взаимодействия с государственными органами.

В 2026 году кадровый работник, подписывающий документы от имени компании, должен использовать квалифицированную электронную подпись физлица в связке с МЧД. Выпустить КЭП физлица для кадровых работников можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры, например, в УЦ «Калуга Астрал».

Электронная подпись

Как подписать МЧД электронной подписью

Сергей Феоктистов

23.09.2025

79 216

Каждая МЧД должна содержать перечень конкретных полномочий, которые руководитель делегирует сотруднику. В случае КЭДО это может быть право на подписание договоров и приказов, право сдачи отчетности в конкретные ведомства (например, СФР) и т.д.

Полномочия, указанные в доверенности, позволяют любому пользователю (в том числе госорганам) быстро проверить, какие действия разрешено совершать уполномоченному лицу.

классификатором ФНС (ЦППР) — это основной централизованный реестр кодов, который необходим для взаимодействия с большинством государственных информационных систем и контрагентами;
справочником СФР — это отдельный справочник кодов, используемый для сдачи отчетности в Соцфонд (например, здесь содержится код FSS_000002 «Подписание документов со стороны Страхователя»).

ЭДО

Какие полномочия для МЧД можно назначить в сервисе Астрал Доверенность

Сергей Феоктистов

21.08.2025

16 759

Если кадровый работник использует в КЭДО квалифицированную электронную подпись физлица, то МЧД понадобится для подписания следующих документов:

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

МЧД в КЭДО необходима для подтверждения права на подписание перечисленных документов. Если от имени юридического лица документ подписывает сам руководитель, то доверенность не потребуется.

Принцип работы МЧД в КЭДО основан на автоматизированной проверке полномочий сотрудника, который подписывает документ от имени организации.

Подписание документа и связка с МЧД. Когда кадровый работник использует свою КЭП физлица для подписания электронного документа, система ЭДО автоматически распознает, что подпись принадлежит физическому лицу, действующему по доверенности. В этот момент система либо вкладывает сам файл МЧД в формате XML в пакет подписываемых данных, либо включает в него уникальный идентификатор, который служит прямой ссылкой на доверенность в распределенном реестре.

Запрос в реестр. Для подтверждения легитимности подписи система КЭДО, внешний контрагент или госорган (например, СФР) направляет автоматизированный запрос к распределенному реестру ФНС России по уникальному идентификатору доверенности. Цель этого запроса — получить все актуальные сведения о доверенности и убедиться в ее существовании и статусе.

Автоматическая проверка полномочий. Получив данные из реестра, система проводит многоступенчатую проверку, которая включает контроль срока действия доверенности на момент подписания, а также проверку действительности КЭП руководителя, которой подписана МЧД. Наиболее важным этапом является сопоставление кодов полномочий, указанных в доверенности, с типом подписываемого кадрового документа.

Результат проверки. По завершении всех автоматических проверок формируется окончательный результат: если все параметры — срок, статус и делегированные полномочия — подтверждены, КЭП работника признается легитимной, и документ приобретает полную юридическую силу от имени организации. В противном случае, если срок действия истек или полномочия не соответствуют действию, подпись считается недействительной, а документ не может быть признан юридически значимым.

Астрал Подпись

Астрал iКЭДО

Астрал Доверенность

МЧД в КЭДО стала ключевым инструментом в современной кадровой отчетности. Эффективное использование МЧД в кадровом электронном документообороте упрощает и автоматизирует процессы управления доверенностями, обеспечивая высокую точность и надежность кадровых данных.

Росстат. С 1 мая 2025 года электронную статистическую отчетность следует подавать с МЧД, зарегистрированной в реестре ФНС. Для целей сдачи отчетности в Росстат используется код полномочий ROSSTAT_STAT_001.
Центр занятости населения и военкомат.Электронная отчетность в эти ведомства сдается через портал «Работа в России». Отчетность подается по специальным формам, а авторизация работодателя осуществляется через ЕСИА. МЧД при этом прилагать не нужно.
Социальный фонд России. Отчетность в СФР (включая форму ЕФС-1) подается с использованием МЧД, если ее подписывает уполномоченное лицо, а не руководитель организации. Чтобы МЧД подтверждала право сотрудника подписывать отчетность СФР, она должна иметь полномочия FSS_000000, FSS_000002 или SFR_000001.

Чтобы обеспечить легитимность действий уполномоченного сотрудника в КЭДО, следует корректно оформить МЧД. Этот процесс всегда инициируется руководителем организации или иным лицом, имеющим право действовать от имени юрлица без доверенности.

Получение КЭП для уполномоченного лица. Первый шаг — выпуск для уполномоченного сотрудника квалифицированной электронной подписи. Для этого нужно обратиться в УЦ, который прошел аккредитацию Минцифры.

Формирование электронного файла МЧД. Сама доверенность формируется в виде структурированного электронного документа в формате XML. Этот файл создается доверителем (например, руководителем) через специальное ПО, личный кабинет на сайте ФНС или с помощью специализированных сервисов операторов ЭДО. В процессе формирования указываются данные доверителя, уполномоченного лица, а также срок действия доверенности.

Делегирование и кодирование полномочий. Ключевой этап — указание перечня полномочий, которые руководитель делегирует сотруднику, в частности, на подписание конкретных кадровых документов или отчетности. Важно тщательно выбрать коды, которые будут точно соответствовать должностным обязанностям работника.

Подписание и регистрация доверенности. После того как XML-файл МЧД сформирован и заполнен, доверитель подписывает его своей КЭП. Затем доверенность отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС.

ЭДО

Как создать и заполнить МЧД

Сергей Феоктистов

25.08.2025

81 700

Подписание электронных документов без надлежаще оформленной доверенности влечет за собой серьезные юридические и финансовые риски для организации.

Самое явное последствие — это недействительность подписанного электронного документа. Если кадровый работник использует свою КЭП физического лица без МЧД, подтверждающей его полномочия, или если МЧД просрочена/отозвана, то подписанный им документ не будет признан юридически значимым. Такая ситуация создает правовую неопределенность и может стать основанием для оспаривания кадровых решений в суде или трудовой инспекции.

Кроме того, электронная отчетность, поданная без соответствующей доверенности, будет автоматически отклонена. Это равносильно непредставлению отчетности в установленный срок и влечет за собой административные штрафы:

за несвоевременное представление сведений в СФР (форма ЕФС-1) — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ);
за непредставление или несвоевременное представление статистической отчетности в Росстат — штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностных лиц и от 20 000 до 70 000 рублей на юридических лиц и ИП (ст. 13.19 КоАП РФ);
за непредставление или несвоевременное представление сведений в Центр занятости населения — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц и от 3 000 до 5 000 рублей на юридических лиц (ст. 19.7 КоАП РФ).

Машиночитаемая доверенность обеспечивает законность и безопасность действий уполномоченных сотрудников в КЭДО и сдаче электронной отчетности от имени организации. Без надлежаще оформленной МЧД электронные подписи кадровых работников считаются недействительными, что может привести к юридическим рискам, оспариванию документов и административным штрафам.

Для корректного внедрения и использования МЧД в КЭДО рекомендуем:

в обязательном порядке выпустить для всех уполномоченных кадровых работников КЭП физического лица;
оформлять МЧД через специализированное ПО или сервисы ЭДО;
при формировании МЧД внимательно выбирать коды полномочий, используя классификаторы ФНС (ЦППР) и СФР, чтобы они точно соответствовали должностным обязанностям сотрудника и типу подписываемых документов;
контролировать статус и срок действия МЧД, чтобы избегать подписания документов недействительной доверенностью.