Машиночитаемые доверенности (МЧД) в КЭДО

МЧД в КЭДО стала обязательным инструментом для кадровых работников. Теперь уполномоченные лица вправе подписывать кадровые электронные документы (КЭДО) от имени руководителя только с использованием машиночитаемой доверенности.

В статье расскажем, что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) и как её использовать в кадровом электронном документообороте (КЭДО), предоставляя подробный обзор о том, как МЧД в КЭДО упрощает кадровые операции.

Нужна ли МЧД в КЭДО

Машиночитаемая доверенность (МЧД) в кадровом электронном документообороте (КЭДО) стала обязательной с 1 сентября 2023 года. МЧД в КЭДО необходима в случаях, когда кадровому работнику нужно подписать документ или отчётность от имени директора.

Где можно применять МЧД в КЭДО

МЧД в кадровом электронном документообороте (КЭДО) используются и при подписании цифровых документов между работником и работодателем, и для взаимодействия с госорганами. Далее рассмотрим, в каких случаях можно обойтись без машиночитаемой доверенности и в каких она понадобится.

Какую электронную подпись использовать в КЭДО

Кадровый работник может использовать два вида квалифицированной электронной подписи (КЭП) в КЭДО:

• КЭП физического лица — совместно с машиночитаемой доверенностью;
• КЭП сотрудника юрлица — без МЧД. Сертификат такой подписи должен быть выдан не позднее 31 августа 2023 года.

Выпустить КЭП физлица для кадровых работников можно только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.

МЧД при подписании электронных кадровых документов (КЭДО)

Если кадровый работник использует в КЭДО квалифицированную электронную подпись физлица, то МЧД понадобится для подписания следующих документов:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

МЧД в КЭДО необходима для подтверждения права на подписание перечисленных документов. Если от имени юридического лица электронный документ подписывает руководитель ЮЛ своей КЭП, то предоставлять МЧД не нужно.

Если кадровый сотрудник в своей работе использует другой вид электронной подписи, и данный факт прописан в соглашении сторон трудового договора, то МЧД не нужна.

МЧД и кадровая отчётность

МЧД в КЭДО стала ключевым инструментом в современной кадровой отчётности. Эффективное использование МЧД в кадровом электронном документообороте (КЭДО) упрощает и автоматизирует процессы управления доверенностями, обеспечивая высокую точность и надёжность кадровых данных.

Росстат

Формат МЧД Росстата ещё не утверждён. В будущем он будет работать на базе распределённого реестра ФНС. Сейчас отчётность может подписать и отправить любой представитель или сотрудник организации. Машиночитаемая доверенность при этом не требуется.

Центр занятости населения и военкомат

Электронная отчётность в эти ведомства сдаётся через портал «Работа в России» (Единая цифровая платформа). Отчётность подаётся по специальным формам, а авторизация работодателя осуществляется через ЕСИА. МЧД при этом прилагать не нужно.

Социальный фонд России

МЧД необходима только для социального ЭДО (проактивные выплаты). Создаётся она в собственном сервисе ведомства — АРМ Доверенность. Перед этим организацию нужно зарегистрировать в личном кабинете ФСС по системе социального электронного документооборота (СЭДО).

Остальная отчётность для Социального фонда России отправляется без использования машиночитаемой доверенности. Вместо неё оформляется через уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю (УПУП). Организацию нужно подключить к ЭДО ФСС. Для этого отправляется заявление — ЗПЭД. Оба файла подписываются КЭП директора.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который подтверждает полномочия пользователя на совершение определённых действий от имени другого лица или организации. МЧД может использоваться для подписания цифровых документов, сдачи отчётности, доступа к различным онлайн-сервисам и ресурсам. Доверенность оформляется в виде XML-файла и подписывается КЭП доверителя. Каждая МЧД имеет свой идентификационный номер и срок действия. Её можно передоверить или отозвать.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.