МЧД для уполномоченного представителя

Сегодня любой сотрудник, подписывающий документы компании, действует как физическое лицо, подтверждая свои права машиночитаемой доверенностью. Использование связки «личная подпись и МЧД» стало единым стандартом для взаимодействия с контрагентами и госорганами.

В этой статье мы подробно рассмотрим работу уполномоченного представителя с МЧД, разберем действующие форматы доверенностей и расскажем, как не допустить ошибок при наделении полномочиями.

Кто такой уполномоченный представитель в системе МЧД

В контексте электронного документооборота уполномоченный представитель — это любое лицо, которое подписывает электронные документы от имени организации или ИП. Им может быть сотрудник или внештатный специалист, который использует личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица.

Сертификат КЭП содержит только данные человека, а связь с компанией обеспечивает машиночитаемая доверенность для уполномоченного. Это XML-файл, который хранится в едином распределенном реестре ФНС (ЦПРР) и содержит информацию о том, что директор доверил конкретному лицу совершать определенные действия.

Без действующей МЧД подпись бухгалтера, юриста или менеджера на служебном документе (счете-фактуре, договоре, отчете) не имеет юридической силы.

Как оформить МЧД на уполномоченного представителя

Процесс создания доверенности в 2026 году стандартизирован. Оформить документ можно через сервисы операторов ЭДО, например, Астрал Доверенность, или на портале ФНС.

Алгоритм действий:

Каждая МЧД на уполномоченного получает уникальный идентификатор — GUID. Именно этот номер, а не сам файл доверенности, передается контрагентам и госорганам вместе с подписанными документами.

Как уполномоченному работать с МЧД

Уполномоченное лицо получает МЧД от руководителя организации, подписанную его КЭП, например, юрлица или ИП. При подписании документов своей КЭП физического лица, уполномоченное лицо прикрепляет к ним файл МЧД, подтверждая свои полномочия.

МЧД предоставляется вместе с подписанным документом контрагентам или госорганам. Важно хранить МЧД в надежном месте и следить за сроком ее действия, а также помнить об ответственности за действия, совершаемые в рамках предоставленных полномочий.

КЭП юрлица и ИП можно получить только в УЦ ФНС и доверенных лиц УЦ ФНС. Физические лица обращаются в аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры.

Актуальные форматы в 2026 году

При оформлении важно выбрать правильный формат, так как старые версии больше не принимаются к регистрации:

Кто подписывает МЧД на уполномоченных сотрудников

Правом выдачи доверенности обладает единоличный исполнительный орган компании. Это делает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Для подписания используется КЭП руководителя. Это «корневая» подпись, которая легитимизирует все дальнейшие действия представителей.

Если в компании предусмотрена возможность передоверия, то руководители филиалов или заместители также могут выдавать МЧД своим подчиненным. В этом случае оформить МЧД на уполномоченного представителя нужно через нотариуса или в порядке передоверия, если это право зафиксировано в первоначальной доверенности. Нотариальные МЧД также регистрируются в реестре через блокчейн-платформу Федеральной нотариальной палаты.