НДС на УСН с 2026: практическое руководство без теории

Порог в 20 млн рублей дохода за год — новая граница между комфортной упрощенкой и обязанностью работать с НДС. Для бизнеса это означает три вещи: дополнительная нагрузка на бухгалтерию, рост цен для клиентов или сжатие маржи, необходимость пересмотра договоров.

Но главная проблема не в самом НДС, а в выборе ставки. Ошибка стоит дорого: применили 22% вместо 7% — теряете конкурентоспособность. Выбрали 5% без анализа — лишаетесь права на вычеты и переплачиваете реальные деньги поставщикам.

В материале разбираем ситуации, с которыми столкнется каждый бухгалтер в 2026 году:

Когда бизнес попадает под НДС: финансовые последствия

Факт превышения 20 млн рублей меняет не только налоговую нагрузку, но и конкурентную позицию компании. Если ваши клиенты — физлица или неплательщики НДС, рост цен на 5-7% может отсечь часть спроса. Если покупатели — юрлица на ОСНО, наличие НДС в счете делает вас более привлекательным поставщиком.

Три сценария входа в НДС

Сценарий 1: Плавный старт
Доход за 2025 год — 25 млн рублей. С 1 января 2026 года автоматически становитесь плательщиком НДС. У вас есть три месяца на подготовку: настройку учетной системы, обучение персонала, ревизию договоров.

Сценарий 2: Внезапный порог
Доход за 2025 год — 18 млн рублей, но в мае 2026 года произошел крупный контракт, и доход с начала года подскочил до 24 млн рублей. С 1 июня вы обязаны начать исчислять НДС.

Если доход за 2025 год был от 20 до 250 млн рублей, то с 01.01.2026 применяется ставка 5%. При превышении дохода 272,5 млн в течение 2026 года происходит переход на ставку 7%.

Проблема: нет подготовки, договоры заключены без НДС, клиент не ждет увеличения цены на 5-7%.

Сценарий 3: Новый бизнес

Организация создана в феврале 2026 года, к маю доход превысил 20 млн рублей. С 1 июня включается НДС. Особенность: нет истории, нет входного НДС по остаткам 2025 года, все вычеты только по текущим покупкам.

Как считать порог: ловушки для совместителей

ИП на УСН + ПСН суммируют доходы по обоим режимам для определения порога 20 млн рублей. При этом по патенту считаются фактические доходы, а не потенциально возможные.

Кейс: Розничный магазин + оптовая торговля

Контекст: ИП ведет розницу на ПСН (фактический доход 8 млн рублей за 2025 год) и оптовую торговлю на УСН (12,5 млн рублей). Суммарно 20,5 млн рублей.

Задача бухгалтера: С 1 января 2026 года вести раздельный учет по НДС между двумя режимами или платить НДС по всем операциям?

Решение: НДС платится по всем операциям на УСН и ПСН, раздельный учет не требуется. Но входной НДС по товарам, которые используются в обоих направлениях, придется распределять пропорционально выручке.

Агенты и комиссионеры: особая математика

Турагентство получает от туроператора комиссию 15% с каждой проданной путевки. Годовой оборот путевок — 40 млн рублей, комиссия агентства — 6 млн рублей.

Вопрос: Превышен ли порог 20 млн рублей?

Ответ: Нет, учитывается только комиссионное вознаграждение 6 млн рублей. Обязанность платить НДС не возникает.

Выбор ставки НДС: матрица решений для финансиста

Выбор между 5%, 7% и 22% — это не бухгалтерская формальность, а стратегическое решение с долгосрочными последствиями.

Специальные ставки 5% и 7% блокируют право на вычеты минимум на 12 кварталов для компаний, начавших их применение в 2025 году. Для впервые применяющих специальные ставки в 2026 году действует исключение: отказаться можно в течение четырех последовательных кварталов начиная с квартала, в котором впервые задекларирована специальная ставка 5% или 7%.

Общая ставка 22% дает свободу перехода на специальные ставки с начала любого квартала, но увеличивает налоговую нагрузку для конечной цены.

Финансовая модель выбора ставки

Вариант А: Ставка 5%

НДС к уплате: 30 млн × 5% = 1,5 млн рублей
Вычетов нет
Реальная нагрузка: 1,5 млн рублей
Входной НДС 3,6 млн рублей включается в стоимость покупок и уменьшает налоговую базу УСН. При объекте «доходы-расходы» и ставке УСН 15% это дает экономию 3,6 × 15% = 540 тыс. рублей

Итого реальная нагрузка с учетом экономии: 960 тыс. рублей

Вариант Б: Ставка 22%

НДС к уплате: 30 млн × 22% = 6,6 млн рублей
Вычет входного НДС: 3,6 млн рублей
НДС к уплате в бюджет: 6,6 - 3,6 = 3 млн рублей
Входной НДС не учитывается в расходах УСН (экономия 0)

Итого реальная нагрузка: 3 млн рублей

Когда ставка 22% выгоднее: отраслевая специфика

Кейс 1: Оптовая торговля электроникой

Контекст: Компания закупает технику у производителей, перепродает розничным сетям. Наценка 8-12%. Закупки в 2025 году осуществлялись по ставке НДС 20%, с 2026 года поставщики применяют ставку 22%.

Структура затрат:

При выручке 100 млн рублей (закупки в 2025 году по ставке 20%):

Кейс 2: IT-компания с заказной разработкой

Контекст: Выручка от разработки ПО для корпоративных клиентов. Все клиенты — плательщики НДС, для них важна возможность вычета.

Структура затрат:

При выручке 50 млн рублей:

Но есть нюанс: при ставке 5% клиентам придется платить только 52,5 млн рублей вместо 61 млн рублей. Разница 8,5 млн рублей — это ваше конкурентное преимущество.

Кейс 3: Производство с высоким доходом 2025 года

Контекст: Мебельная фабрика. Закупает материалы с НДС, продает мебель розничным сетям и дизайн-студиям. Доход за 2025 год — 280 млн рублей (от 250 до 450 млн), поэтому с 01.01.2026 компания обязана применять ставку НДС 7%.

Структура затрат на 2026 год:

Прогнозируемая выручка 2026 года: 300 млн рублей (не превысит лимит 490,5 млн).

При выручке 300 млн рублей в 2026 году:

Чек-лист: Как принять решение по ставке за 30 минут

Документооборот: как не завалить первую отчетность

Счета-фактуры, книга продаж, книга покупок — инструменты, с которыми упрощенцы не работали годами. Ошибка в первом квартале может обернуться отказом в вычетах или штрафом за несвоевременное представление декларации.

Таймлайн: Первые 90 дней на НДС

День 1-15 (январь 2026):

День 16-60 (январь-февраль 2026):

День 61-90 (март 2026):

День 91-120 (апрель-май 2026):

5 ситуаций, о которых молчат в инструкциях

Ситуация 1: Частичная оплата аванса и многоэтапная отгрузка

Клиент перечислил 50% аванса в январе, 50% в феврале. Отгрузка тремя партиями: 30% в феврале, 40% в марте, 30% в апреле.

Проблема: Как распределить вычет НДС с авансов, если отгрузки идут частями?

Решение: НДС с аванса принимается к вычету пропорционально доле отгрузки. В феврале вычет с 30% аванса, в марте — с 40%, в апреле — с 30%. Если ошиблись — корректировочная счет-фактура во II квартале.

Ситуация 2: Договор на 3 года, подписанный в 2024 году

Контракт на IT-поддержку на 3 года с ежемесячной оплатой 200 тыс. рублей. Цена фиксированная, НДС в договоре не предусмотрен (компания была на УСН без НДС).

Проблема: С января 2026 года компания обязана платить НДС, но клиент отказывается увеличивать цену.

Решение по закону: При отсутствии соглашения сторон или судебного решения цена договора считается с НДС, налог выделяется расчетной ставкой. При ставке 5%: 200 000 × 5/105 = 9 524 рубля — НДС, 190 476 рублей — выручка.

Реальность: Вы теряете 9 524 рубля с каждого платежа до конца договора (до 2027 года). За год минус 114 тыс. рублей маржи.

Что делать: Пересматривать договор через суд, ссылаясь на Постановление КС РФ от 25.11.2025 № 41-П, согласно которому продавец вправе корректировать сумму НДС с учетом вступившего в силу решения суда. Но это время и издержки.

Ситуация 3: Клиент вернул товар через 4 месяца после покупки

Отгрузка в январе 2026 года на 210 тыс. рублей (в т.ч. НДС 5% = 10 тыс. рублей). Возврат в мае 2026 года.

Проблема: НДС уплачен в бюджет за I квартал. Как вернуть?

Решение: Выставить корректировочный счет-фактуру на уменьшение в мае, зарегистрировать в книге покупок II квартала. НДС 10 тыс. рублей пойдет в вычет при расчете НДС за II квартал.

Ситуация 4: Переход с 5% на 7% внутри года

Доход за 2025 год — 240 млн рублей (от 20 до 250 млн), с 01.01.2026 применяется ставка 5%. В августе 2026 года доход с начала 2026 года превысил 272,5 млн рублей (250 млн × 1,090). С 1 сентября 2026 года (месяца, следующего за месяцем превышения лимита) применяется ставка 7%.

Проблема: Как оформить переход на новую ставку?

Решение: Все счета-фактуры с сентября — со ставкой 7%. В декларации за III квартал будет два блока: июль-август — по 5%, сентябрь — по 7%.

Нюанс: Если в сентябре отгружаете в счет аванса, полученного в июле по ставке 5%, вычет берете по ставке 5%, а отгрузка — по ставке 7%. Разницу доплачиваете в бюджет.

Ситуация 5: Ошибочно выставили счет-фактуру на освобождении

Доход за 2025 год — 18 млн рублей, НДС платить не нужно. Но в январе 2026 года менеджер по ошибке выставил клиенту счет с НДС 5%.

Проблема: Что делать?

Решение по закону: НДС, указанный в счете-фактуре, придется уплатить в бюджет. Права на вычет входного НДС нет. Клиент может применить вычет на основании этого счета-фактуры.

Что делать: Попросить клиента вернуть счет-фактуру, аннулировать его и выставить новый без НДС. Если клиент уже принял вычет — менять поздно, платите НДС из своего кармана.

Работа с авансами: алгоритм без ошибок

Правило 1: Аванс получен → исчислен НДС по расчетной ставке → счет-фактура в течение 5 дней → регистрация в книге продаж

Правило 2: Отгрузка в счет аванса → исчислен НДС с отгрузки → авансовый счет-фактура в книгу покупок → вычет НДС с аванса

Правило 3: Аванс и отгрузка в одном квартале → можно не исчислять НДС с аванса, сразу с отгрузки

Подводные камни работы со счетами-фактурами

Камень 1: Реквизиты контрагента изменились

Выставили счет-фактуру с ИНН контрагента, через месяц узнали, что у него сменился адрес. Нужно ли переделывать счет-фактуру?

Ответ: Нет, если ИНН и КПП верные. Адрес не является критичным реквизитом для вычета.

Камень 2: Счет-фактура выставлен на 6-й день

Срок выставления — 5 календарных дней. Опоздали на 1 день.

Последствия: Формально это нарушение, штраф не предусмотрен. Но если покупатель не успеет принять вычет в текущем квартале, он может предъявить претензии.

Камень 3: Физлицам счета-фактуры не нужны

При продаже физлицам счета-фактуры не выставляются. Но как тогда заполнить книгу продаж?

Решение: Составить сводный документ (справку бухгалтера) с суммарными данными по всем продажам физлицам за квартал, зарегистрировать его в книге продаж.

Автоматизация НДС: как настроить систему за неделю

Вручную вести книги продаж и покупок, заполнять декларацию — это риск ошибок и многочасовая работа бухгалтера каждый квартал. Правильная настройка учетной системы сокращает трудозатраты в 10 раз.

Настройка 1С:УНФ / 1С:Бухгалтерия

Что нужно сделать:

Настройка МойСклад

Для компаний с товарным учетом:

Интеграция с ЭДО для счетов-фактур

С 2026 года счета-фактуры можно выставлять в электронном виде через операторов ЭДО

Преимущества:

Как подключить:

Переходные ситуации: как не потерять деньги на старых договорах

Большинство компаний в конце 2025 года имеют незакрытые договоры, авансы, долгосрочные контракты. С 1 января 2026 года статус налогоплательщика НДС меняется, но обязательства остаются.

Действия по каждому пункту:

Кейс: Строительный подряд с авансом в 2025 году

Контекст: Строительная компания на УСН получила аванс 5 млн рублей в ноябре 2025 года за строительство склада. Работы выполняются с декабря 2025 по апрель 2026. Доход за 2025 год — 32 млн рублей, с 01.01.2026 компания становится плательщиком НДС.

Задача бухгалтера: Как исчислить НДС в 2026 году?

Решение:

Результат: В декларации за II квартал 2026 года НДС к уплате 238 095 рублей. Но это уменьшает маржу, так как клиент уже заплатил полную сумму в 2025 году.

Возврат товара, купленного в 2025 году

Клиент купил товар в декабре 2025 года за 100 000 рублей без НДС (продавец на УСН с освобождением). В феврале 2026 года возвращает товар.

Проблема: Продавец с 01.01.2026 платит НДС. Нужно ли возвращать клиенту 100 000 рублей или 105 000 рублей (с учетом НДС 5%)?

Ответ: Возвращается та сумма, которая была уплачена — 100 000 рублей. Счет-фактура при возврате не выставляется, так как в момент продажи НДС не было.

Восстановление НДС: когда налоговая потребует вернуть вычеты

Если вы применяли ставку 22% с правом на вычет, а затем решили перейти на ставку 5%, входной НДС, который был принят к вычету ранее, нужно восстановить и уплатить в бюджет.

Ситуация: Компания с января по июнь 2026 применяла ставку 22%, приняла к вычету входной НДС 2 млн рублей. С июля 2026 перешла на ставку 5% (в рамках четырех кварталов для новых применителей специальных ставок).

Что восстанавливать:

Пример расчета:

Остатки товаров на 01.07.2026 — 10 млн рублей, входной НДС по ним — 2 млн рублей (ставка 20% от поставщиков в 2025 году).

Восстановление: 2 млн рублей регистрируется в книге продаж III квартала 2026 года, уплачивается в бюджет вместе с текущим НДС.

Декларация по НДС: как не получить отказ

Декларация подается только в электронном виде через оператора ЭДО. Бумажная декларация не принимается (за исключением налоговых агентов на освобождении).

Контрольные соотношения ФНС

Налоговая автоматически проверяет декларацию по 50+ контрольным соотношениям. Основные:

Что делать при расхождении: ФНС пришлет требование о пояснениях. У вас есть 5 рабочих дней на ответ. Если ошибка подтвердилась — подаете уточненную декларацию.

Типичные ошибки при заполнении

Ошибка 1: Не округлили суммы в разделах 3-7
В разделах 3-7 декларации суммы указываются в полных рублях (менее 50 коп. отбрасывается, 50 коп. и более округляется). В разделах 8-12 — с копейками.

Ошибка 2: Не заполнили раздел 7 при необлагаемых операциях
Если у вас есть операции, не облагаемые НДС (ст. 149 НК РФ), обязательно заполнить раздел 7, даже если НДС по ним не начисляется.

Ошибка 3: Забыли указать ставку НДС в книге продаж
Каждая строка книги продаж должна содержать ставку НДС: 5%, 7%, 22%, 10% или расчетную 5/105, 7/107, 22/122.

Санкции и риски: чего ждать от налоговой

Штраф за непредставление декларации: 5% от неуплаченной суммы НДС за каждый месяц просрочки, минимум 1000 руб., максимум 30%.

Пример: НДС к уплате за I квартал 500 000 руб. Декларацию не подали до 24 апреля (срок с учетом нового правила переноса). Штраф: 500 000 × 5% = 25 000 руб. за каждый месяц. За 3 месяца — 75 000 руб.

Штраф за неуплату НДС: 20% от неуплаченной суммы (40% при умышленной неуплате) + пени 1/300 ставки ЦБ за каждый день просрочки.

Блокировка счета: Если декларация не подана в течение 10 дней после срока, ФНС вправе заблокировать расчетный счет. Разблокировка — после подачи декларации.

Отказ в вычете: Если счет-фактура оформлен с ошибками (неверный ИНН, нет подписи, неправильная ставка), вычет не примут. Нужно требовать от поставщика исправленный счет-фактуру.

Заключение

Переход на НДС с 2026 года для плательщиков УСН — это не формальность, а перестройка всех финансовых и учетных процессов компании.

Начните подготовку сейчас: рассчитайте оптимальную ставку с учетом структуры затрат и клиентской базы, пересмотрите долгосрочные договоры, настройте учетную систему на автоматическое формирование счетов-фактур. Ошибки в первом квартале обходятся дорого — от штрафов до потери конкурентоспособности. Но при правильной подготовке НДС становится не обузой, а инструментом работы с крупными корпоративными клиентами, для которых вычет НДС — обязательное условие сотрудничества.