С 1 сентября 2025 года каждая служебная командировка становится объектом пристального внимания ФНС, поскольку вступает в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, которое кардинально меняет порядок оформления и оплаты рабочих поездок.
Командировка, оформленная по прежним правилам, несет прямые финансовые и юридические риски для компании: от доначисления налогов и штрафов до трудовых споров. В статье мы расскажем, как оформлять командировки по новым правилам, защитив компанию от претензий.
Что изменилось: сравнительная таблица Положения № 501 и старого № 749
Чтобы наглядно увидеть масштаб изменений, мы свели ключевые новшества в одну таблицу. Она поможет быстро понять, какие процессы в компании требуют немедленной перестройки.
| Аспект командировки | Как было (до 01.09.2025, Положение № 749) | Как стало (с 01.09.2025, Положение № 501) | На что обратить внимание / Риски |
|---|---|---|---|
| Документы для основания | Основание — решение работодателя (распоряжения или приказы) | Основание — решение (распоряжение) работодателя. Командировочные удостоверения и служебные задания окончательно упразднены. Главный документ — приказ о направлении в командировку. | Необходим письменный приказ для отправки сотрудника в командировку. Его отсутствие чревато вниманием со стороны инспекторов. |
| Однодневные командировки | Суточные не выплачиваются. Возмещение иных расходов, связанных с поездкой, должно быть прописано в локальном нормативном акте (ЛНА). | Правило сохраняется: суточные не положены. Однако новый порядок делает акцент на необходимости четкой регламентации компенсации в ЛНА для ее учета в расходах и освобождения от НДФЛ и взносов. | Риск: если компенсация расходов (например, на питание) не прописана в Положении о командировках, ФНС может признать ее доходом сотрудника и доначислить налоги. |
| Поездки удаленных сотрудников | Статус поездки в головной офис был спорным. Законодательно вопрос не был урегулирован, что создавало риски. | Четко определено: поездка дистанционного сотрудника в офис (или другую местность) для выполнения служебного поручения признается командировкой, если это место не является его стационарным рабочим местом по трудовому договору. | Риск: если в трудовом договоре с «удаленщиком» не указан его город/адрес как место работы, поездки в офис могут не признать командировками, а расходы — экономически обоснованными. |
| Поездки исполнителей по ГПХ | Законодательно направление в командировку исполнителей по ГПХ не предусмотрено. На практике компании компенсировали расходы, но с высокими рисками. | Введено понятие «поездка». Заказчик может компенсировать исполнителю по договору ГПХ расходы на проезд, проживание и иные затраты, связанные с поездкой. Ключевое условие: такая компенсация должна быть прямо предусмотрена в договоре ГПХ. | Главный риск: неправильная формулировка в договоре. Использование термина «командировка» или «суточные» может привести к переквалификации договора ГПХ в трудовой со всеми последствиями (доначисление взносов, штрафы ГИТ). |
| Подтверждение срока командировки | Срок определялся по командировочному удостоверению. При его отсутствии — по проездным документам. | Срок пребывания в командировке определяется исключительно по проездным документам. При поездке на личном/служебном транспорте — по служебной записке и подтверждающим документам (чеки на ГСМ, путевые листы). | Необходимо усилить контроль за сбором и сохранностью посадочных талонов, билетов и других проездных документов. Их отсутствие не позволит подтвердить расходы и срок поездки. |
Шаг 1. Оформляем командировку по-новому. Документы и сроки
По новым правилам командировок основным документом становится приказ. Именно он служит главным основанием для служебной поездки. При оформлении этого документа в нем обязательно должны быть указаны:
-
Полное наименование организации.
-
ФИО и должность командируемого сотрудника.
-
Место назначения (страна, город, принимающая организация).
-
Срок командировки (конкретные даты начала и окончания).
-
Цель поездки (формулировка должна быть четкой с указанием места прибытия и целей пребывания в нем, например, участие в конференции, прохождение краткосрочного обучения).
Срок командировки определяется по проездным документам, то есть с учетом времени, необходимого на дорогу к месту прибытия и возвращение из него. Дата начала поездки – дата, указанная в проездном билете, а дата приезда – время прибытия транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.
Для определения сроков командировки используются:
-
Авиа- и железнодорожные билеты.
-
Посадочные талоны.
-
Квитанции или чеки, подтверждающие заказ трансфера.
Если сотрудник едет на личном или служебном автомобиле, для подтверждения срока поездки потребуется:
Шаг 2. Компенсируем расходы. Суточные, проезд, проживание
Правильная компенсация расходов — это гарантия того, что компания сможет учесть их при расчете налога на прибыль, а у сотрудника не возникнет налогооблагаемого дохода.
Суточные: разбираемся в лимитах
Здесь кроется одна из самых частых ошибок. Важно различать два вида лимитов суточных.
Однодневные командировки: как компенсировать расходы без налогов
Если поездка укладывается в один день, суточные сотруднику не выплачиваются. Однако в поездке он все равно несет расходы, например, на обед. Чтобы компенсировать их и не платить налоги, нужно:
Проезд и проживание: подтверждаем расходы правильно
Чтобы принять к учету затраты на дорогу и жилье, нужен полный комплект подтверждающих документов.
Командировки «особых» сотрудников: «удаленщики» и исполнители по ГПХ
Это самый важный блок изменений, которые вступают в силу. Новое Положение впервые вносит ясность в эти вопросы.
Удаленные сотрудники: когда поездка в офис — это командировка?
Ключевой момент в определении того, что для сотрудника «на удаленке» считать командировкой, а что нет, зависит от того, что указано в трудовом договоре в качестве его места работы.
-
Если в трудовом договоре указано, что местом работы является город проживания сотрудника (например, г. Казань). В этом случае поездка в головной офис (например, в Москву) для выполнения служебного поручения официально считается командировкой. В этом случае работодатель обязан оформить приказ, выплатить суточные и компенсировать все расходы.
-
Если в трудовом договоре место работы не конкретизировано или указан адрес головного офиса, поездка сотрудника в офис командировкой не считается. Это его обязанность – появляться на рабочем месте. Компенсировать ему расходы на проезд и проживание будет проблематично с точки зрения налогового учета.
Чтобы не возникало спорных ситуаций и вопросов со стороны ФНС, нужно провести аудит трудовых договоров со всеми дистанционными сотрудниками и внести уточнения о месте работы.
Исполнители по ГПХ: отправляем в поездку без рисков
Новые правила разрешают компенсировать расходы на поездки лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера, но здесь есть критически важные нюансы.
Категорически нельзя:
-
Использовать термин «командировка» в договоре ГПХ и приказах.
-
Использовать термин «суточные».
-
Издавать «приказ о направлении в командировку» для исполнителя.
Как правильно:
Такой подход позволит учесть расходы и минимизирует риск признания отношений с исполнителем трудовыми.
Чек-лист. Готовимся к 1 сентября. Что проверить и изменить в компании ПРЯМО СЕЙЧАС
Чтобы переход на новые правила прошел гладко, важно хорошо к ним подготовиться. Для этого нужно:
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если сотрудник потерял посадочный талон или другие подтверждающие документы?
При утере посадочного талона можно попытаться доказать факт перелета косвенными документами: взять справку у авиаперевозчика, приложить выписку с банковского счета об оплате билета, отчет о выполненной работе из места командировки.
Как оплачивать работу в выходной день во время командировки по новым правилам?
Работа в выходной или праздничный день во время командировки оплачивается не менее чем в двойном размере от дневной ставки. По желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается.
Можно ли компенсировать сотруднику расходы на такси, и как это оформить?
Да, можно, если это экономически обосновано (например, поездка в аэропорт ночью) и предусмотрено вашим Положением о командировках. Для подтверждения потребуется чек от службы такси с указанием маршрута.
Если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, как подтвердить срок поездки и расходы на ГСМ?
Выше мы уже говорили, что для этого понадобится служебная записка с маршрутом и сроками, путевой лист и чеки на бензин. На основании этих документов можно не только подтвердить срок, но и рассчитать компенсацию за использование личного транспорта и ГСМ.
Затрагивают ли новые правила загранкомандировки? Есть ли особенности?
Все основные принципы (оформление приказом, подтверждение срока билетами, компенсация расходов) распространяются и на заграничные поездки. Лимит суточных для заграничных поездок сотрудников составляет 2500 рублей в день, а к перечню компенсируемых расходов добавляются затраты на оформление виз, загранпаспортов и других обязательных сборов.
Как быть, если командировка начинается в августе 2025, а заканчивается в сентябре?
Поскольку поездка выпадает на так называемый переходный период, лучше оформить ее уже по новым правилам, издав приказ в соответствии с требованиями Положения № 501. Расходы, понесенные с 1 сентября, также должны соответствовать новому порядку.
Выводы
Новые правила командировок с 1 сентября 2025 года смещают акценты в их оформлении на локальные нормативные акты компании, четкость формулировок в договорах и безупречность подтверждающих документов.
Главные «точки контроля» для любого бухгалтера и кадровика, чтобы соблюсти новые требования — это:
-
Актуальное Положение о командировках.
-
Корректно составленные трудовые договоры с «удаленщиками».
-
Безопасные формулировки в договорах ГПХ.
Виталий Михейкин
Евгения Мемрук
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Евгения Мемрук
Дарья Алексеева
Новость
Александра Кадынцева
Астрал Отчет 5.0
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
Доки
1С-ЭПД
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC