Кадры / Персонал

Новые правила командировок с 1 сентября 2025: обзор изменений

Александра Кадынцева

29.07.2025

568

С 1 сентября 2025 года каждая служебная командировка становится объектом пристального внимания ФНС, поскольку вступает в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, которое кардинально меняет порядок оформления и оплаты рабочих поездок.

Командировка, оформленная по прежним правилам, несет прямые финансовые и юридические риски для компании: от доначисления налогов и штрафов до трудовых споров. В статье мы расскажем, как оформлять командировки по новым правилам, защитив компанию от претензий.

Готовьтесь к переменам с сервисом для эффективного кадрового документооборота

Упростите управление кадровыми документами с помощью Астрал iКЭДО. Обменивайтесь приказами, распоряжениями и другими документами с сотрудниками в цифровом формате

Подробнее

Чтобы наглядно увидеть масштаб изменений, мы свели ключевые новшества в одну таблицу. Она поможет быстро понять, какие процессы в компании требуют немедленной перестройки.

Аспект командировки	Как было (до 01.09.2025, Положение № 749)	Как стало (с 01.09.2025, Положение № 501)	На что обратить внимание / Риски
Документы для основания	Основание — решение работодателя (распоряжения или приказы)	Основание — решение (распоряжение) работодателя. Командировочные удостоверения и служебные задания окончательно упразднены. Главный документ — приказ о направлении в командировку.	Необходим письменный приказ для отправки сотрудника в командировку. Его отсутствие чревато вниманием со стороны инспекторов.
Однодневные командировки	Суточные не выплачиваются. Возмещение иных расходов, связанных с поездкой, должно быть прописано в локальном нормативном акте (ЛНА).	Правило сохраняется: суточные не положены. Однако новый порядок делает акцент на необходимости четкой регламентации компенсации в ЛНА для ее учета в расходах и освобождения от НДФЛ и взносов.	Риск: если компенсация расходов (например, на питание) не прописана в Положении о командировках, ФНС может признать ее доходом сотрудника и доначислить налоги.
Поездки удаленных сотрудников	Статус поездки в головной офис был спорным. Законодательно вопрос не был урегулирован, что создавало риски.	Четко определено: поездка дистанционного сотрудника в офис (или другую местность) для выполнения служебного поручения признается командировкой, если это место не является его стационарным рабочим местом по трудовому договору.	Риск: если в трудовом договоре с «удаленщиком» не указан его город/адрес как место работы, поездки в офис могут не признать командировками, а расходы — экономически обоснованными.
Поездки исполнителей по ГПХ	Законодательно направление в командировку исполнителей по ГПХ не предусмотрено. На практике компании компенсировали расходы, но с высокими рисками.	Введено понятие «поездка». Заказчик может компенсировать исполнителю по договору ГПХ расходы на проезд, проживание и иные затраты, связанные с поездкой. Ключевое условие: такая компенсация должна быть прямо предусмотрена в договоре ГПХ.	Главный риск: неправильная формулировка в договоре. Использование термина «командировка» или «суточные» может привести к переквалификации договора ГПХ в трудовой со всеми последствиями (доначисление взносов, штрафы ГИТ).
Подтверждение срока командировки	Срок определялся по командировочному удостоверению. При его отсутствии — по проездным документам.	Срок пребывания в командировке определяется исключительно по проездным документам. При поездке на личном/служебном транспорте — по служебной записке и подтверждающим документам (чеки на ГСМ, путевые листы).	Необходимо усилить контроль за сбором и сохранностью посадочных талонов, билетов и других проездных документов. Их отсутствие не позволит подтвердить расходы и срок поездки.

По новым правилам командировок основным документом становится приказ. Именно он служит главным основанием для служебной поездки. При оформлении этого документа в нем обязательно должны быть указаны:

Полное наименование организации.
ФИО и должность командируемого сотрудника.
Место назначения (страна, город, принимающая организация).
Срок командировки (конкретные даты начала и окончания).
Цель поездки (формулировка должна быть четкой с указанием места прибытия и целей пребывания в нем, например, участие в конференции, прохождение краткосрочного обучения).

Срок командировки определяется по проездным документам, то есть с учетом времени, необходимого на дорогу к месту прибытия и возвращение из него. Дата начала поездки – дата, указанная в проездном билете, а дата приезда – время прибытия транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.

Для определения сроков командировки используются:

Авиа- и железнодорожные билеты.
Посадочные талоны.
Квитанции или чеки, подтверждающие заказ трансфера.

Если сотрудник едет на личном или служебном автомобиле, для подтверждения срока поездки потребуется:

Служебная записка от сотрудника, согласованная с руководителем.

Путевой лист, где отражен маршрут, даты и показания одометра.

Чеки на ГСМ, датированные периодом поездки и соответствующие маршруту.

Дни нахождения сотрудника в отъезде отражаются в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 или № Т-13). Они маркируются буквенным «К» или цифровым «06» кодом. Это необходимо для корректного расчета заработной платы, так как за дни командировки сотруднику выплачивается средний заработок.

Правильная компенсация расходов — это гарантия того, что компания сможет учесть их при расчете налога на прибыль, а у сотрудника не возникнет налогооблагаемого дохода.

Суточные: разбираемся в лимитах

Здесь кроется одна из самых частых ошибок. Важно различать два вида лимитов суточных.

Лимит для налога на прибыль. Здесь лимита нет. Компания вправе установить любой размер суточных в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Все эти суммы в полном объеме можно будет учесть в расходах, уменьшающих налог на прибыль, при условии их экономической обоснованности.

Лимит для НДФЛ и страховых взносов. Это фиксированные суммы, с которых не нужно платить налоги. На 2025 год они составляют: 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок.

Пример расчета командировочных: Положение о командировках ООО «Эдельвейс» устанавливает суточные в размере 1000 рублей/день. Сотрудник был в командировке 3 дня. Компания выплатит ему: 1000 * 3 = 3000 руб. Всю эту сумму (3000 руб.) можно включить в расходы по налогу на прибыль. Не облагается НДФЛ и взносами: 700 * 3 = 2100 руб. С разницы (3000 - 2100 = 900 руб.) бухгалтерия обязана удержать НДФЛ (13%) и начислить страховые взносы.

Однодневные командировки: как компенсировать расходы без налогов

Если поездка укладывается в один день, суточные сотруднику не выплачиваются. Однако в поездке он все равно несет расходы, например, на обед. Чтобы компенсировать их и не платить налоги, нужно:

Четко прописать в Положении о служебных командировках, что при однодневных поездках работнику возмещаются иные расходы, связанные с исполнением служебного поручения.

Установить конкретный размер такой компенсации или порядок ее расчета.

Получить от сотрудника документы, подтверждающие эти расходы (если это возможно). Если же выплата фиксированная (например, 700 рублей), то она должна быть обоснована в нормативном акте компании как возмещение, а не как суточные.

Только при наличии у организации соответствующего акта или распоряжения ФНС не сможет переквалифицировать эту выплату в доход сотрудника.

Чтобы принять к учету затраты на дорогу и жилье, нужен полный комплект подтверждающих документов.

Электронные билеты и чеки онлайн-агрегаторов. Обязательно должна быть маршрутная квитанция и фискальный чек (или документ, его заменяющий). Для авиаперелетов критически важен посадочный талон (в бумажном или электронном виде), подтверждающий факт перелета.

Проживание в гостинице. Счет из отеля и кассовый чек.

Аренда квартиры у физического лица. Договор найма жилого помещения и расписка в получении денег или иной документ, подтверждающий оплату.

Это самый важный блок изменений, которые вступают в силу. Новое Положение впервые вносит ясность в эти вопросы.

Тарифы iКЭДО

Тариф для среднего и малого бизнеса

850 ₽

Астрал iКЭДО — сервис для автоматизации кадровых процессов в компании c полным процессом делопроизводства: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов (цена на тариф Астрал iКЭДО зависит от количества сотрудников).

* Стоимость за 1 сотрудника в год

Удаленные сотрудники: когда поездка в офис — это командировка?

Ключевой момент в определении того, что для сотрудника «на удаленке» считать командировкой, а что нет, зависит от того, что указано в трудовом договоре в качестве его места работы.

Если в трудовом договоре указано, что местом работы является город проживания сотрудника (например, г. Казань). В этом случае поездка в головной офис (например, в Москву) для выполнения служебного поручения официально считается командировкой. В этом случае работодатель обязан оформить приказ, выплатить суточные и компенсировать все расходы.
Если в трудовом договоре место работы не конкретизировано или указан адрес головного офиса, поездка сотрудника в офис командировкой не считается. Это его обязанность – появляться на рабочем месте. Компенсировать ему расходы на проезд и проживание будет проблематично с точки зрения налогового учета.

Чтобы не возникало спорных ситуаций и вопросов со стороны ФНС, нужно провести аудит трудовых договоров со всеми дистанционными сотрудниками и внести уточнения о месте работы.

Исполнители по ГПХ: отправляем в поездку без рисков

Новые правила разрешают компенсировать расходы на поездки лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера, но здесь есть критически важные нюансы.

Категорически нельзя:

Использовать термин «командировка» в договоре ГПХ и приказах.
Использовать термин «суточные».
Издавать «приказ о направлении в командировку» для исполнителя.

Как правильно:

Включите в договор ГПХ отдельный раздел о поездках.

Используйте формулировку: «Заказчик компенсирует (возмещает) Исполнителю документально подтвержденные расходы, связанные с поездками, необходимыми для оказания услуг по настоящему договору».

Перечислите виды возмещаемых расходов: проезд до места оказания услуг и обратно, наем жилого помещения, иные расходы, согласованные сторонами.

Основанием для поездки служит не приказ, а техническое задание или дополнительное соглашение к договору, где прописана необходимость поездки для выполнения конкретной задачи.

Такой подход позволит учесть расходы и минимизирует риск признания отношений с исполнителем трудовыми.

Чтобы переход на новые правила прошел гладко, важно хорошо к ним подготовиться. Для этого нужно:

Разработать и утвердить новое Положение о служебных командировках. Пропишите в нем все новые правила: порядок направления в поездку, размеры суточных и иных компенсаций, правила для однодневных поездок и поездок на личном транспорте.

Проверить и обновить трудовые договоры с удаленными сотрудниками. Убедитесь, что в них четко определено место работы. При необходимости заключите дополнительные соглашения.

Провести аудит всех действующих договоров ГПХ. Исключите из них любые упоминания командировок и суточных. Замените их на корректные формулировки о компенсации расходов на поездки.

Обновить шаблоны документов. Создайте новый шаблон приказа о направлении в командировку. Разработайте форму служебной записки для поездок на автомобиле.

Проинструктировать сотрудников. Проведите обучение для бухгалтерии, отдела кадров и всех сотрудников, которые часто ездят в командировки. Объясните им новые требования к подтверждающим документам, особенно к посадочным талонам.

Подготовиться к переменам поможет использование удобного электронного сервиса для кадрового документооборота. Для быстрого обмена электронными документами с персоналом (приказами, распоряжениями), выпуска электронной подписи для сотрудников удобно использовать сервис iКЭДО.

Сдать отчетность в ФНС и СФР без ошибок помогут сервисы 1С-Отчетность или Астрал Отчет 5.0. Благодаря актуальным формам отчетов, встроенной проверке сдать ЕФС-1, РСВ, налоговые декларации можно за несколько минут и отслеживать статус сданного отчета прямо в сервисах.

Что делать, если сотрудник потерял посадочный талон или другие подтверждающие документы?

При утере посадочного талона можно попытаться доказать факт перелета косвенными документами: взять справку у авиаперевозчика, приложить выписку с банковского счета об оплате билета, отчет о выполненной работе из места командировки.

Как оплачивать работу в выходной день во время командировки по новым правилам?

Работа в выходной или праздничный день во время командировки оплачивается не менее чем в двойном размере от дневной ставки. По желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается.

Можно ли компенсировать сотруднику расходы на такси, и как это оформить?

Да, можно, если это экономически обосновано (например, поездка в аэропорт ночью) и предусмотрено вашим Положением о командировках. Для подтверждения потребуется чек от службы такси с указанием маршрута.

Если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, как подтвердить срок поездки и расходы на ГСМ?

Выше мы уже говорили, что для этого понадобится служебная записка с маршрутом и сроками, путевой лист и чеки на бензин. На основании этих документов можно не только подтвердить срок, но и рассчитать компенсацию за использование личного транспорта и ГСМ.

Затрагивают ли новые правила загранкомандировки? Есть ли особенности?

Все основные принципы (оформление приказом, подтверждение срока билетами, компенсация расходов) распространяются и на заграничные поездки. Лимит суточных для заграничных поездок сотрудников составляет 2500 рублей в день, а к перечню компенсируемых расходов добавляются затраты на оформление виз, загранпаспортов и других обязательных сборов.

Как быть, если командировка начинается в августе 2025, а заканчивается в сентябре?

Поскольку поездка выпадает на так называемый переходный период, лучше оформить ее уже по новым правилам, издав приказ в соответствии с требованиями Положения № 501. Расходы, понесенные с 1 сентября, также должны соответствовать новому порядку.

Новые правила командировок с 1 сентября 2025 года смещают акценты в их оформлении на локальные нормативные акты компании, четкость формулировок в договорах и безупречность подтверждающих документов.

Главные «точки контроля» для любого бухгалтера и кадровика, чтобы соблюсти новые требования — это: