Перечень обязательных кадровых документов в организации
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.

Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки работников;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда;
  • расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • положение о персональных данных;
  • согласия сотрудников на обработку персональных данных;
  • табель учёта рабочего времени;
  • различные приказы.

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

  • место работы;
  • должность;
  • дата начала работы;
  • условия труда;
  • режим работы и отдыха;
  • оплата;
  • характер работы;
  • гарантии и компенсации.

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.

Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.

Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.

В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:

  • размеры каждой составной части;
  • периоды, за которые выплачивается каждая часть;
  • основания произведённых удержаний;
  • общая сумма денежной выплаты.

Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.

Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.

«Штатка» имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.

Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы. Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.

С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.

В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:

  • состав персональных данных;
  • правила обработки персональных данных;
  • порядок передачи персональных данных третьим лицам;
  • права и обязанности работников при обработке их данных и пр.

Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.

Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.

В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):

  • для ООО — от 60 до 100 тысяч рублей;
  • для ИП и должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей.

Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.

На основании данных о времени, взятых из табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.

Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приёме на работу, о премировании, о перевод, об увольнении и другие.

Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

autohello-finger