Счета-фактуры с 1 октября 2025: новый порядок обмена

Дарья Алексеева

293

Обмен электронными счетами-фактурами — неотъемлемая часть современного ЭДО. Счета-фактуры применяются для подтверждения факта передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Они служат основанием для учета сделок и являются обязательным документом для расчета и учета НДС.

1 октября 2025 года вступает в силу новый порядок обмена счетами-фактурами, сформированными в электронном виде. В статье расскажем, что изменится и как адаптировать ЭДО к новым правилам.

Отчетность, бухучет и налоги

Что такое счёт-фактура

Дарья Алексеева

18.03.2025

343 920

Старый порядок обмена, утвержденный приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14Н, предполагает определенные сложности для участников документооборота.

Множество типов подтверждающих сообщений — извещения о получении (ИоП) и уведомления об уточнении (УоУ) — усложняют документооборот и увеличивают количество ошибок при отправке и приеме документов.
Обязательное использование квалифицированной электронной подписи для каждого подтверждения и извещения затрудняет и замедляет процесс, так как требует наличия и обслуживания сертификатов.
Для участия в обмене счетами-фактурами приходится оформлять и подавать отдельное заявление оператору ЭДО, что создает дополнительную бюрократическую нагрузку.
Процессы подтверждения получения счета-фактуры занимают много времени из-за необходимости передачи, подписания и регистрации извещений на каждом этапе, что приводит к срыву сроков учета и возможным налоговым рискам.

Эти организационные и технические недостатки подтолкнули Минфин к изменению текущего порядка и переходу к более простому способу обмена — с применением универсальных сообщений (УС).

Доки

1С-Отчетность

Астрал Отчет 5.0

Универсальные сообщения — это простые по структуре XML-файлы, которые заменяют извещения о получении (ИоП) и уведомления об уточнении (УоУ). УС позволяют быстро и удобно обмениваться информацией о счетах-фактурах, в том числе подтверждать получение, уведомлять о необходимости исправлений или отказываться от подписания. Для отправки универсальных сообщений не понадобится электронная подпись, что существенно ускорит обмен.

Формат универсального сообщения и порядок его применения будут утверждены в ближайшее время соответствующим приказом ФНС. Уже известно, что в формате УС предусмотрен классификатор кодов для различных ситуаций, например: подтверждение приема — код 1999, замечания — 2999, отказ — 3999, дополнительные сведения — 4002. В будущем УС смогут заменить переписку контрагентов по вопросам электронных документов и станут универсальным инструментом взаимодействия в ЭДО.

Новый порядок обмена счетами-фактурами прописан в законопроекте Минфина, который вступит в силу 1 октября 2025 года. Ключевым новшеством станет отказ от извещений о получении и уведомлений об уточнении в пользу универсальных сообщений. УС обладают единым для всех форматом, а для их отправки не требуется электронная подпись, что должно значительно упростить обработку документов.

Ниже в таблице наглядно показана разница между старым и новым порядком обмена.

Характеристика	Старый порядок (приказ Минфина от 05.02.2021 №14н)	Новый порядок (с 01.10.2025)
Обмен подтверждениями	Извещения о получении и уведомления об уточнении	Универсальные сообщения, заменяющие ИоП и УоУ
Требование к наличию КЭП	Обязательна для всех подтверждений и уведомлений	Не требуется подпись для универсальных сообщений
Подача заявления для участия	Оформление и подача заявления оператору ЭДО для участия в ЭДО	Достаточно предоставить необходимые данные без отдельного заявления
Количество типов сообщений	Несколько различных типов подтверждений и уведомлений	Один универсальный формат сообщений с классификатором кодов

Отчетность, бухучет и налоги

Счета-фактуры и УПД в 2025-2026: полный гид по выставлению, вычетам и ошибкам

Феоктистова Екатерина

10.07.2025

3 521

Перевод на новый порядок обмена электронными счетами-фактурами с 1 октября 2025 года требует от компаний и операторов ЭДО активной подготовки и настройки процессов. Вот ключевые рекомендации для успешного перехода.

Обновить программное обеспечение и системы ЭДО. Современные решения должны поддерживать универсальные сообщения. Пользовательские системы учета должны автоматически формировать и обрабатывать УС.
Ознакомить сотрудников с обновленными алгоритмами работы. Организовать тестирование обмена УС в условиях реального документооборота. Это поможет выявить возможные ошибки, технические сбои или несовместимости на ранних этапах и позволит своевременно провести корректирующие действия.
Следить за обновлениями. Важно поддерживать связь с оператором ЭДО и отслеживать обновления законодательства и регламентов. При переходе на новый порядок возможны дополнительные уточнения и корректировки требований, которые важно не пропустить.

Новый порядок обусловлен желанием упростить и обезопасить обмен электронными счетами-фактурами, сделать процесс более технологичным и адаптированным к современным требованиям бизнеса и государства. Внедрение универсальных сообщений с 1 октября 2025 года позволит упростить взаимодействие контрагентов и сократить административную нагрузку — это важный шаг в развитии удобного и надежного ЭДО.

Дарья Алексеева

293

Читайте по теме

Отчетность, бухучет и налоги

СФР и электронная подпись: что изменится с 2026 года