СЭД и электронный документооборот

Автоматизация документооборота нужна, чтобы сотрудники тратили меньше время на работу с документами.

Замена бумажных носителей на электронные удешевляет документооборот.

Вот, чем полезна автоматизация:

1. Людям проще работать. Сотрудникам — потому что документы легче подписывать, руководству — потому что нужно меньше контроля за сотрудниками.
2. Данные в безопасности. В системе можно настроить права пользователей — документы увидит только тот, кто с ними работает.
3. Дешевле хранить документы. Больше не нужны шкафы и полки для стопок с договорами.

Вот, зачем её внедряют:

1. Уменьшить количество бумаг;
2. Создать архив файлов;
3. Ускорить рабочий процесс.

Всего есть четыре вида автоматизации.

Системы делопроизводства

Недорогое решение, которое подойдет компаниям с вертикальной структурой управления. Он не отличается по функциям от бумажного документооборота.

Электронные архивы

С помощью электронных архивов (ЭА) хранят временно ненужные документы. В нём удобно искать файлы — не приходится перебирать стопки одинаковых листов бумаги.

Для производительной работы с документами в ЭА есть функция разграничения прав на уровни допуска. Её используют не для делопроизводства, а для структурирования существующих баз данных.

Электронные архивы помогают оцифровывать бумажные данные и распределять их по категориям. Документы в архиве сложно потерять или испортить.

Workflow

Это автоматизация не отдельных функций, а процессов. Например, создания и утверждения ведомости.

Преимущество решения — понятный интерфейс, обучение сотрудников продлится недолго.

Из минусов — сложность интеграции с другими программами.

ECM

Enterprise Content Management. Широкая система, которая включает в себя Workflow. Главное преимущество — максимальная гибкость. Можно управлять данными, которые не прошли предварительной структуризации.

Как выбрать автоматизированную систему

1. Посоветуйтесь с IT-отделом.
2. Убедитесь, что система совместима с программами, которые используют ваши работники.
3. Установите пробную версию. Спросите сотрудников, удобно ли им работать с новой системой.
4. Узнайте цену.