Фармацевт принимает партию от дистрибьютора, сканирует коды Data Matrix, открывает электронный УПД, а там — не совпадают серии. Три упаковки из сорока «висят» в системе МДЛП на другом собственнике. Приемку провести нельзя, товар нельзя выставить на полку, а пациенты ждут рецептурный препарат прямо сейчас.
Ситуация типичная для 2025–2026 годов: с 1 июня 2025 в аптеках запущен разрешительный онлайн-режим на кассах, с 1 сентября 2025 — обязательные офлайн-проверки кодов, а с 1 марта 2026 система начнет блокировать продажу препаратов с истекшим сроком годности и без сведений о вводе в оборот. Каждое расхождение между УПД и фактическими данными маркировки грозит штрафом до 300 000 ₽ для юридического лица и рисками для фармацевтической лицензии.
Ниже подробный разбор того, как устроен электронный УПД для маркированных лекарств, какие реквизиты в нем критичны, как наладить работу через ЭДО и не нарваться на санкции Росздравнадзора.
В статье вы узнаете:
-
какие реквизиты маркировки нужно указывать в УПД для лекарств и медицинских изделий;
-
передается ли срок годности через электронный УПД и как это проверить;
-
как настроить интеграцию 1С:Аптека с системой ЭДО и МДЛП;
-
какие штрафы действуют за нарушения в документообороте маркированных препаратов;
-
что изменилось в формате УПД с переходом на версию 5.03 в 2026 году.
Обязательные реквизиты маркировки в УПД для лекарственных препаратов
Большинство ошибок при приемке маркированных лекарств начинается не со сканера, а с документа. Если поставщик некорректно заполнил электронный УПД, аптека физически не сможет подтвердить получение товара в системе МДЛП.
Что должен содержать код Data Matrix
Код Data Matrix, нанесенный на каждую упаковку лекарственного препарата, содержит четыре обязательных элемента:
-
GTIN (Global Trade Item Number) — 14-значный код, обозначающий товарную позицию в международном справочнике GS1. Без него номенклатура не «привяжется» к карточке товара в 1С.
-
Серийный номер — уникальный для каждой упаковки, генерируется оператором ЦРПТ.
-
Ключ проверки и код проверки (криптохвост), обеспечивающие защиту от подделки.
Согласно Постановлению Правительства РФ № 1556 от 14.12.2018, при передаче маркированных лекарств между участниками оборота в электронном УПД указывают коды маркировки каждой упаковки. Это главное отличие фармацевтического УПД от обычного торгового: помимо стандартных реквизитов первички (наименование, количество, цена, НДС) в документ включают перечень кодов Data Matrix.
А что с медицинскими изделиями
Для медицинских изделий (их регулирует ПП РФ № 894 от 31.05.2023 «Об утверждении Правил маркировки медицинских изделий средствами идентификации») принцип тот же: при отгрузке и приемке в УПД фиксируют коды маркировки. С 1 сентября 2025 для медизделий тоже действует поэкземплярный учет, то есть в электронной накладной перечисляют код каждой единицы товара.
| Реквизит в УПД | Лекарственные препараты | Медицинские изделия |
|---|---|---|
| GTIN | Да, обязательно | Да, обязательно |
| Серийный номер | Да, для каждой упаковки | Да, для каждой единицы |
| Код маркировки (Data Matrix) | Полный перечень в УПД | Полный перечень в УПД |
| Срок годности | Зашифрован в коде, не отдельное поле УПД | Зашифрован в коде |
| Номер серии (производственной) | Зашифрован в коде | Зависит от категории |
| НПА | ПП РФ № 1556 | ПП РФ № 887 |
Срок годности в электронном УПД: передается или нет
Вопрос «отображается ли срок годности в УПД» задают чаще всего, и ответ на него неочевидный.
Формально электронный УПД по формату ФНС (приказ № ЕД-7-26/970@, формат 5.03) не содержит обязательного отдельного поля «срок годности». Этот реквизит не входит в стандартную структуру документа.
При этом информация о сроке годности закодирована в самом коде Data Matrix: оператор ЦРПТ при эмиссии кода записывает туда дату истечения срока годности и номер серии.
Как это выглядит технически: дистрибьютор формирует УПД и включает в него список кодов маркировки. Аптека получает УПД через оператора ЭДО, сканирует упаковки и сверяет коды. Система МДЛП при расшифровке каждого кода «достает» оттуда срок годности и сопоставляет его с данными в базе.
То есть срок годности не «передается через УПД» в привычном смысле (как число в ячейке таблицы), но он доступен при каждом сканировании кода. С 1 марта 2026 разрешительный режим на кассах начнет автоматически блокировать продажу препаратов с истекшим сроком годности, считывая эту информацию из кода через систему МДЛП.
Можно ли добавить срок годности в УПД вручную
Формат 5.03 допускает дополнительные информационные поля. Некоторые дистрибьюторы по договоренности с аптечными сетями включают срок годности и номер серии в текстовые поля УПД. Однако это не требование закона, а коммерческая практика. Аптека в любом случае должна сверять данные через сканер и систему МДЛП, а не полагаться на текстовое поле в накладной.
Интеграция 1С:Аптека с ЭДО и системой маркировки
Настройка связки «1С:Аптека — оператор ЭДО — МДЛП» отнимает у фармацевтов больше всего нервов. Часть проблем техническая, часть — организационная.
Что нужно для запуска
Прямая и обратная схема приемки
В 1С поддерживаются две схемы акцептования УПД:
| Параметр | Прямая схема | Обратная схема |
|---|---|---|
| Кто создает уведомление | Поставщик | Аптека |
| Откуда приходят данные | Из МДЛП в 1С аптеки | Аптека сканирует и отправляет в МДЛП |
| Порядок действий | Получить уведомление → проверить → подтвердить | Отсканировать коды → сформировать уведомление → отправить поставщику |
| Когда используют | Большинство аптечных сетей | Когда поставщик не поддерживает прямую схему |
При прямой схеме дистрибьютор формирует УПД с кодами маркировки, отправляет через оператора ЭДО. В 1С аптеки уведомление появляется со статусом «Принято из МДЛП». Фармацевт сканирует упаковки, программа сверяет коды с полученным списком. Если все совпадает, аптека подтверждает приемку, и коды «переходят» на ее виртуальный склад в МДЛП.
При обнаружении расхождений (чужие коды, лишние или отсутствующие упаковки) 1С позволяет отметить конкретные позиции «к отказу» и отправить поставщику частичный отказ от приемки. Этот механизм защищает аптеку: если принять «чужие» коды, они повиснут на балансе, и при продаже касса заблокирует такой препарат.
Автоматическое заполнение серий
При получении уведомления из МДЛП программа 1С автоматически подтягивает серию препарата, если для него уже создана карточка серии. Когда серия в базе отсутствует, 1С генерирует ее автоматически по кнопке «Сгенерировать серии» и проставляет флаг «используется в МДЛП». Срок годности при этом заполняется из данных, полученных от МДЛП при расшифровке кода маркировки, а не из текстового поля УПД.
Формат УПД 5.03: что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 электронные товарные накладные ТОРГ-12 и акты выполненных работ в XML-формате прекратили существование. Приказы ФНС № 551 и 552, которые утверждали эти форматы, утратили силу (на основании приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@). Единственный формат электронного отгрузочного документа, который принимают операторы ЭДО, — УПД формата 5.03 по приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Для аптек это означает следующее: все поставщики маркированных лекарств обязаны отправлять именно электронный УПД через ЭДО с указанием кодов маркировки. Бумажные накладные при этом никуда не исчезли (постановление Госкомстата № 132 от 25.12.1998 продолжает действовать), но для целей маркировки бумага не подходит. Система МДЛП «видит» только электронные документы.
Формат 5.03 предусматривает передачу данных о маркированных товарах, включая перечисление кодов, и поддерживает функцию прослеживаемости. Для пользователей 1С-ЭДО переключение произошло автоматически: все настройки, где стояли старые форматы, были переведены на 5.03 с 1 января 2026.
Штрафы и ответственность аптеки за нарушения
Санкции за ошибки в работе с маркированными лекарствами разбросаны по нескольким статьям КоАП, и разобраться в них без таблицы сложно.| Нарушение | Статья КоАП | Штраф для должностного лица | Штраф для юрлица | Дополнительные последствия |
|---|---|---|---|---|
| Продажа лекарств без маркировки | ст. 15.12 | 5 000–10 000 ₽ | 50 000–300 000 ₽ | Конфискация товара |
| Недостоверные/неполные сведения в «Честном ЗНАКе» | ст. 15.12.1 | 1 000–10 000 ₽ | 50 000–100 000 ₽ | — |
| Повторные нарушения | ст. 15.12 (ч. 4) | до 10 000 ₽ | до 400 000 ₽ | Конфискация |
| Систематические нарушения разрешительного режима | ч. 6 ст. 19 ФЗ-61 | — | — | Приостановление фарм. лицензии, внеплановые проверки Росздравнадзора |
Срок давности по таким нарушениям — один год.
Контроль проводит Росздравнадзор. По факту систематических нарушений ведомство квалифицирует их как грубое нарушение лицензионных требований согласно Федеральному закону № 61-ФЗ, что может повлечь приостановление деятельности аптеки.
Расхождение сроков годности: кто отвечает
Если данные в системе МДЛП не совпадают с фактической информацией на упаковке, аптека не должна принимать такой товар. Согласно рекомендациям ЦРПТ, лекарства с расхождениями возвращаются поставщику. Если аптека все же приняла препарат с «чужим» кодом или с расхождением по серии, ответственность ложится на нее. С марта 2026 разрешительный режим физически не даст продать такой препарат через кассу: онлайн-проверка отклонит код, и касса заблокирует операцию.
Операторы ЭДО для аптек: на что обратить внимание
Не каждый оператор ЭДО одинаково удобен для фармацевтики. При выборе стоит учитывать несколько параметров.
Первое и главное: оператор должен поддерживать передачу кодов маркировки в составе УПД и прямую интеграцию с системой МДЛП. Крупные операторы работают с фарм-документооборотом давно и поддерживают формат 5.03. Однако стоит уточнить у конкретного оператора наличие шаблонов для лекарственных препаратов, возможность передачи протоколов согласования цен поставки (это отраслевой документ) и роуминг с оператором вашего основного поставщика.
Второй момент, который аптеки часто упускают: совместимость модуля ЭДО с версией 1С. Для «1С:Управление аптечной сетью» и «1С:Розница. Аптека» модуль 1С-ЭДО встраивается в конфигурацию и не требует внешних обработок, хотя для корректной работы нужна актуальная версия конфигурации с поддержкой МДЛП и формата 5.03.
Третье: работа в условиях ограниченного интернета. С сентября 2025 аптеки обязаны использовать Локальный модуль версии 1.5.0 для офлайн-проверок кодов маркировки. Оператор ЭДО к этой проверке прямого отношения не имеет, но товароучетная система должна поддерживать и ЭДО, и локальный модуль одновременно, без конфликтов.
Хранение электронных УПД с данными маркировки
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9, 29), первичные учетные документы хранятся не менее пяти лет после отчетного года. Электронный УПД, подписанный УКЭП обеих сторон, имеет юридическую силу согласно ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для аптек это означает, что электронные УПД с кодами маркировки нужно хранить в системе ЭДО или в архиве 1С не менее пяти лет. Оператор ЭДО хранит документы на своей стороне, но полагаться только на это рискованно: при смене оператора или ликвидации компании-оператора доступ к архиву может быть затруднен. Аптечные сети чаще всего дублируют архив электронных документов в собственном хранилище.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Передается ли срок годности лекарственного препарата через электронный УПД?
Нет, отдельного поля «срок годности» в стандартном формате УПД нет. Эта информация зашифрована внутри кода Data Matrix и доступна системе МДЛП при сканировании. Аптека проверяет срок годности при приемке через сканер и товароучетную систему, а не по тексту накладной.
Нужно ли указывать GTIN и серию в УПД для маркированных лекарств?
GTIN включен в код маркировки Data Matrix, который перечисляется в УПД. Отдельной строкой GTIN обычно не дублируют, хотя формат 5.03 это позволяет. Серия производственной партии также закодирована в Data Matrix. При этом в карточке номенклатуры 1С GTIN нужно заполнить заранее, иначе программа не свяжет код с товаром.
Что делать, если при приемке данные в МДЛП не совпадают с фактическими упаковками?
Не подтверждать приемку. В 1С:Аптека можно отметить конкретные позиции «к отказу» и отправить поставщику уведомление о расхождении. Принимать товар с чужими кодами или без кодов категорически нельзя: аптека берет на себя ответственность за все коды, которые числятся на ее виртуальном складе.
Какие штрафы грозят аптеке за ошибки в электронном документообороте маркированных лекарств?
По ст. 15.12.1 КоАП за недостоверные или неполные сведения в «Честном ЗНАКе» юридическому лицу грозит штраф от 50 000 до 100 000 ₽. За продажу немаркированных лекарств — от 50 000 до 300 000 ₽ с конфискацией по ст. 15.12 КоАП. При систематических нарушениях Росздравнадзор вправе инициировать приостановление фармацевтической лицензии.
Обязательно ли аптеке подключаться к ЭДО для работы с маркированными лекарствами?
Фактически, да. Система МДЛП построена на электронном обмене данными. Без подключения к оператору ЭДО аптека не сможет получать электронные УПД от поставщиков, подтверждать приемку и корректно вести поэкземплярный учет. Формального запрета работать «на бумаге» нет, но бумажный документ не передает коды маркировки в систему.
Выводы
Электронный УПД для маркированных лекарств — не просто замена бумажной накладной. Это связующее звено между аптекой, поставщиком и системой МДЛП, от корректности которого зависит возможность продавать препараты через кассу.
Ключевые моменты, которые стоит зафиксировать:
-
С 2026 года единственный допустимый электронный формат отгрузочного документа — УПД 5.03. Форматы ТОРГ-12 и актов в XML утратили силу.
-
Срок годности не отображается отдельным полем в УПД, но зашифрован в коде Data Matrix и доступен системе МДЛП при каждом сканировании.
-
Приемка маркированных лекарств через 1С:Аптека требует предварительной настройки: регистрация в «Честном ЗНАКе», подключение к оператору ЭДО, заполнение GTIN в номенклатуре, активация модуля МДЛП.
-
С марта 2026 кассы начнут блокировать продажу просроченных препаратов и лекарств без сведений о вводе в оборот. Подготовиться к этому нужно уже сейчас.
-
Штрафы за нарушения достигают 300 000 ₽ для юрлица, а систематические ошибки могут стоить аптеке лицензии.
Аптеки, которые до сих пор не обновили конфигурацию 1С, не настроили Локальный модуль 1.5.0 для офлайн-проверок и не протестировали работу ЭДО с основными поставщиками, рискуют столкнуться с блокировками продаж уже в марте 2026.
Новость
Новость
Новость
Новость
Новость
Виталий Михейкин
Новость
Новость
Александра Кадынцева
Астрал Отчет 5.0
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭПД
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC