Переход на систему электронных трудовых книжек
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

С 1 января 2020 года начался переход на систему электронных трудовых книжек. Это поможет создать единую базу данных по работающим россиянам, защитит данные от потери и значительно упростит доступ к сведениям.

Переход на ЭТК обязателен. С 1 января работодатели обязаны сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД, составленные по данным из электронных трудовых. Первый отчет нужно сдать до 17 февраля. Если игнорировать эту обязанность, то, вероятно, будет применяться часть 1 ст. 5.27 КоАп РФ: первое предупреждение, а затем штрафы до 70 000 рублей.

Работодатель должен сообщить работникам о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня. Если работник не доверяет технике и хочет оставить бумажную книжку, то ему нужно написать такое заявление. Книжка останется в отделе кадров, но кадровику придется выполнять двойную работу: вносить информацию в электронную базу и вписывать ее же вручную в бумажную версию.

Всем, кто выбрал электронные книжки, отдел кадров отдаст бумажные на руки. Лучше их не выкидывать, а оставить «на память». После того, как работник отказался от бумажной трудовой книжки, восстановить ее будет нельзя.

Уведомление о переходе на ЭТК

Заявление о сохранении бумажной трудовой

Заявление об отказе от бумажной трудовой

Те, у кого пока нет трудовой книжки, с этого года вовсе не получат бумажный вариант. Это относится и к тем, кто впервые придет на работу в 2021 году.

С трудовыми книжками случается разное: их теряют или заводят несколько, а потом возникают проблемы с назначением пенсии или подсчетом стажа. На работе может случиться пожар или потоп, после чего восстановить данные будет очень сложно. К тому же сейчас есть много лишней отчетности между кадровиком и бухгалтерией.

Электронный формат снимает все эти проблемы. Все данные будут храниться в одном месте и легко передаваться работнику, другому работодателю и контролирующим органам. Кроме того, станет проще взаимодействовать с удаленщиками, которые не работают в офисе. Кадровикам будет легче исправить ошибку в данных — переписать одну строку в программе проще, чем переписывать регламентированный текст от руки. Работник сможет быстрее получить выписку из своей трудовой через портал Госуслуг или МФЦ.

Один из самых весомых минусов — увеличение объема отчетности. Форму СЗВ-ТД теперь нужно сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. С 2021 года — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Порядок заполнения СЗВ-ТД

Для работников тоже есть свои минусы. В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды. Возможно, позже появится отдельная база для таких записей.

Электронная трудовая книжка мало чем отличается от бумажной. В ней будут указаны:

  • место и периоды работы;

  • должность (специальность/профессия);

  • квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);

  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

  • причины остановки трудового договора.

Устанавливать какое-то новое ПО не нужно. Для перехода на ЭТК подойдет привычная программа для кадрового учета. Важно, чтобы в ней были обновленные формы отчетности. Работодатели должны понимать, что ЭТК — это условное понятие. Все данные будут храниться в информационной системе ПФР.

«Новый Астрал Отчет» уже обновил все формы и добавил функцию быстрой регистрации в системе ЭТК.

Подключить ЭТК в «Новом Астрал Отчете» можно двумя способами:

1. через баннер в личном кабинете,

Подключение через баннер в личном кабинете

2. через заявку на изменение сведений об организации.

Подключение через заявку на изменение сведений об организации

Дальше вы оказываетесь в заявке на изменение данных. На вкладке «Госорганы» нажмите кнопку «Добавить направление и выбрать направление ЭТК». Оно появится в списке подключенных.

Добавление направлениz и выбор направления ЭТК

Перейдите во вкладку «Завершение» и нажмите кнопку «Отправить заявление». Ваш запрос отправится в ПФР. Регламентированный срок обработки заявления — 2 рабочих дня. Фактически обработка занимает до 20 минут.

Отправка заявления

После отправки заявления в карточке организации появится значок «ЭТК». Если все прошло успешно, то ПФР высылает Уведомление о результате рассмотрения, а значок становится зеленым. Если уведомление отрицательное, то значок станет красным. Такое может случиться, если работодатель ошибся в данных или что-то не так с электронной подписью.

Электронные трудовые книжки помогут работодателям быстрее и проще вести кадровый учет.

Работники могут получить необходимые выписки у работодателя, через МФЦ или сайт Госуслуг.

До 30 июня работникам нужно определиться, оставить бумажную книжку или полностью перейти на электронный вариант.

Работодатель должны сдавать новый отчет — СЗВ-ТД. Если не сдать, выпишут штраф.

В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды.

Устанавливать новое ПО не нужно, все работает в привычной программе для учета кадров.

Автор Команда Астрал

Команда Астрал

12 февраля 2020
5387
Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

autohello-finger