Все рубрики

Продукты по направлению

Отчетность в контролирующие органы из программ «1С-Предприятие»

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства

1С:Зарплата и управление персоналом 8

Автоматизация расчета заработной платы и кадровые процессов

Кадры / Персонал

Заполнение электронной трудовой книжки (подраздел 1.1 ЕФС-1) в 1С:ЗУП в 2025 году: подробное руководство

Феоктистова Екатерина

29.07.2025

Ведение кадрового учета требует максимальной точности, особенно когда речь идет о подаче обязательной отчетности в Социальный фонд России (СФР). Электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП стали неотъемлемой частью работы кадровиков и бухгалтеров, и ключевым отчетом для отражения всех кадровых передвижений является форма ЕФС-1, а именно ее подраздел 1.1.

Мы подготовили углубленное практическое руководство по работе с 1С 8 ЗУП: электронные трудовые книжки в 2025 году. Мы не будем повторять общие положения законодательства, а сосредоточимся на конкретных шагах и нюансах работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1.

Кадры / Персонал

Заполнение электронной трудовой книжки

Андрей Снаговский

11.04.2023

11 008

В 2025 году действуют новые коды для заполнения ЕФС-1, утвержденные соответствующим приказом СФР (ранее известный как проект ID 01/02/06-25/00157522). Убедитесь, что ваша 1С:ЗУП обновлена до актуальной версии, где эти изменения уже учтены.

Прежде чем формировать отчеты, необходимо убедиться, что программа правильно настроена.

Настройка кадрового учета

Первый шаг — активация самого механизма ведения ЭТК.

Перейдите в раздел Настройка → Кадровый учет.

В блоке «Настройки кадрового учета» разверните пункт «Настройки кадрового учета и штатного расписания».

Установите флажок «Ведется электронная трудовая книжка».

Многие специалисты по привычке ищут журнал учета трудовых книжек в 1С:ЗУП, который использовался для бумажных носителей. Для ЭТК центральным местом работы становится раздел Кадры → Электронные трудовые книжки.

Работа с классификаторами

Корректное заполнение кодов в ЕФС-1 напрямую зависит от настроенных справочников.

Классификатор трудовых функций

Для каждой должности необходимо указать ее код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

Перейдите в Настройка → Классификаторы → Трудовые функции.

Нажмите «Создать».

В поле «Наименование» впишите обобщенное название должности (например, «Руководители учреждений, организаций и предприятий»).

В поле «Код по ОКЗ» нажмите «Выбрать» и найдите в классификаторе соответствующий код.

Нажмите «Записать и закрыть».

Справочник «Должности»

Теперь свяжем созданную трудовую функцию с конкретной должностью в штатном расписании.

Перейдите в Кадры → Штатное расписание (или Кадры → Должности).

Откройте нужную должность (например, «Директор»).

В поле «Трудовая функция» выберите созданную на предыдущем шаге запись.

Программа автоматически заполнит коды ОКПДТР и ОКЗ. Сохраните изменения.

После этих настроек коды будут автоматически подтягиваться во все кадровые документы.

Рассмотрим, как отражать основные кадровые события для последующего формирования отчета.

Прием на работу

Основное место работы

Создайте документ «Прием на работу» (Кадры → Приемы, переводы, увольнения).

На вкладке «Главное» обязательно установите флажок 1С ЗУП отразить в трудовой книжке.

Убедитесь, что в поле «Трудовая функция» подтянулась верная запись из классификатора.

Срочный трудовой договор

На вкладке «Трудовой договор» установите флажок «Срочный трудовой договор до», укажите дату окончания и выберите из справочника основание срочности (например, «абз. 8 ч. 2 ст. 59»).

Совместительство

При приеме совместителя на вкладке «Главное» в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство». Остальные шаги аналогичны.

Кадровый перевод

Постоянный перевод

Создайте документ «Кадровый перевод».

Установите флажок «Перевести в другое подразделение или на другую должность».

Заполните новые данные (подразделение, должность).

Обязательно установите флажок «Отразить в трудовой книжке».

Перевод на дистанционную работу

В том же документе «Кадровый перевод» поставьте флажок «Изменить дистанционную работу» и выберите опцию «Работает дистанционно».

Увольнение

Создайте документ «Увольнение».

На вкладке «Условия увольнения» выберите «Основание увольнения» из справочника.

Установите флажок «Отразить в трудовой книжке».

Работа с иностранными гражданами

Для корректного формирования сведений о трудовой деятельности в 1С:ЗУП по иностранцам необходимо заполнить несколько разделов в их личной карточке (Кадры → Сотрудники):

Личные данные: Укажите страну гражданства.
Страхование: Установите правильный статус застрахованного лица (например, «Постоянно проживающие на территории РФ» или «Граждане страны-участника Договора о ЕАЭС»).
Налог на доходы: Выберите соответствующий статус налогоплательщика.

После этого в форме ЕФС-1 будут автоматически проставлены верные коды гражданства и статуса застрахованного лица (ЗЛ).

Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Создайте документ «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата.

Заполните данные сотрудника, даты начала и окончания работ.

Чтобы информация попала в ЕФС-1, установите флажок «Отразить трудовую деятельность».

Сформируйте отчет «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1» (Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать). Программа автоматически заполнит мероприятие «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ». Аналогично будет заполнено и окончание договора.

Отказ от бумажной трудовой книжки

Когда сотрудник выбирает новый способ ведения трудовой книжки, 1С:ЗУП позволяет легко это зафиксировать.

В разделе Кадры → Электронные трудовые книжки создайте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Добавьте сотрудника и в графе «Вид заявления» выберите «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».

Проведите документ.

Создайте отчет ЕФС-1, который будет заполнен мероприятием с датой подачи заявления.

Приостановление и возобновление трудового договора

В разделе Кадры → Все кадровые документы создайте документ «Приостановление трудовых договоров». Укажите основание и дату, установите флажок «Отразить в трудовой книжке». Аналогично создается документ «Возобновление трудовых договоров». На основании этих документов формируется ЕФС-1 с соответствующими мероприятиями.

Исправительная ЕФС-1

Если вы подали неверные сведения, их нужно исправить.

Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки и создайте документ «Регистрация трудовой деятельности».

Для изменения данных нажмите кнопку «Изменить», выберите неверное мероприятие. В нижней части формы появятся две строки: одна (серая) с исходными данными, вторая (белая) — для ввода правильных.

Для отмены данных нажмите «Отменить» и выберите неверное мероприятие.

После проведения «Регистрации» создайте новый отчет ЕФС-1. В него попадут строки с исправлениями: отменяющая запись будет с крестиком (X) в графе 11, а новая — с верными данными.

По запросу сотрудника вы обязаны предоставить ему сведения о его трудовой деятельности. Фактически, это и есть выписка из трудовой книжки в 1С:ЗУП.

Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки.

Нажмите Создать и выберите «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».

Укажите сотрудника и дату. Программа автоматически заполнит все кадровые мероприятия, по которым подавались сведения в СФР.

Документ можно распечатать и выдать работнику.

Каковы сроки сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1?

Сроки зависят от мероприятия. При приеме на работу (включая ГПХ) и увольнении отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения/расторжения договора. Для всех остальных событий (перевод, приостановление, переименование и т.д.) — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.

Нужно ли подавать «нулевой» ЕФС-1, если кадровых событий не было?

Нет, подраздел 1.1 ЕФС-1 подается только при наличии кадровых мероприятий.

Как проверить ЕФС-1 перед отправкой?

В самой форме отчета в 1С:ЗУП есть кнопка «Проверка», которая позволяет выполнить форматно-логический контроль перед выгрузкой.

Корректная работа с электронной трудовой книжкой в 1С 8.3 ЗУП — залог спокойствия при проверках и отсутствия штрафов. Программа предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации этого процесса, от первоначальных настроек до формирования корректирующих отчетов. Главное — внимательно вносить первичные кадровые документы и своевременно обновлять программу. Всегда сверяйтесь с последними разъяснениями СФР, чтобы избежать ошибок в нестандартных ситуациях.

Феоктистова Екатерина

29 июля 2025

Читайте по теме

Кадры / Персонал

Новые правила командировок с 1 сентября 2025: обзор изменений